ECM - Enterprise Content Management - er en samlebetegnelse for forskellige teknologier, produkter og systemer, som hjælper virksomheder og organisationer til at skabe overblik og systematik i deres håndtering af information i hele livscyklusen – fra modtagelse til arkivering. ECM-produkter opfanger, behandler, opbevarer, arkiverer og leverer oplysninger på en struktureret, kontrolleret og integreret måde.
Effektiv information management er i dag en af de største konkurrencemæssige fordele for virksomheder og organisationer, og ECM-løsninger er dét, der gør det muligt. Flere og flere organisationer og virksomheder ser fordelene ved effektiv administration og forvaltning af information inden for organisationen, og holdningen blandt brugere af ECM-løsninger er ikke længere baseret på spørgsmålet om "hvorfor", men mere "hvordan" vi skal tilgå og anvende disse produkter.
Mængden af information, der genereres i nutidens informationssamfund, er enorm og stadig stigende, hvilket øger behovet for løsninger til at opnå overblik, sporbarhed, gennemsigtighed og storage af data og information som en integreret del af organisationens forretningsprocesser.
Der er mange fordele ved ECM-løsninger; de ansatte kan arbejde mere effektivt, når de altid har adgang til den nødvendige information og hurtigt og let kan dele oplysninger og information med andre. Søgbarhed og øjeblikkelig adgang til den rette information danner grundlag for at træffe hurtige og rigtige forretningsbeslutninger uanset tid og sted. Med en god ECM-løsning kan arbejdsgange hurtigt tilpasses skiftende forhold, og tidskrævende og eventuelle unødvendige opgaver inden for organisationen kan undgås. Med ECM-løsninger er det også muligt for virksomheder og organisationer at sikre overholdelse af love, regler og myndighedskrav til fx kodeks for Corporate Governance, EuroSox, FDA (US Food and Drug Administration) og NFA.
Effektiv information management er en stor konkurrencemæssig fordel – en udfordring som interaktionen mellem ECM, mennesker, processer og information kan løse sammen, og kan fx omfatte håndtering af dokumenter, e-mail, web information, arkivering og forskellige typer af sagsbehandling.
Ved hjælp af ECM-løsninger og systemer vil der i hele organisationen skabes større bevidsthed, omkring hvilken information der er relevant, hvor man kan finde den, hvem der har adgang til den og hvordan man får adgang. Den øgede kontrol booster konkurrenceevnen, reducerer omkostningerne og gør informationen mere tilgængelig.