Holbæk Kommune har med implementeringen af Acadre Search effektiviseret sagsbehandlingen samt øget samarbejdet og vidensdelingen på tværs af organisationen.

Acadre Search bidrager til Holbæk Kommunes digitaliseringsstrategi ved, på en brugervenlig og intuitiv måde, at tilbyde søgninger på tværs af systemer og fagområder. Herved opnås hurtigere og mere effektive arbejdsgange i kommunen.

"Vi har oplevet en markant øget hastighed på vores søgninger, og et forbedret overblik på tværs af vores platforme med Acadre Search, som vi har lanceret under navnet Sherlock", siger Erik Grove Stephensen, ESDH-koordinator i Holbæk Kommune om Acadre Search fra Formpipe.

Acadre Search benyttes ikke kun til at finde informationer på tværs af systemer, men bidrager også til vidensdeling på tværs af organisationen. Holbæk Kommune har en vision om, at data skal kunne tilgås på tværs af systemer og fagområder. Søgninger i Acadre Search begrænser sig ikke kun til Acadre, men dækker også andre relevante systemer i organisationen. Acadre Search bidrager i Holbæk Kommune med en central søgefunktion, der bl.a. dækker søgninger på tværs af Acadre, fildrev, intranet og kommunens hjemmeside. Acadre Search benyttes desuden som vidensdeler på tværs af organisationer.

"Flere dele af Holbæk Kommune bruger ikke Acadre, men med Acadre Search får vi mulighed for vidensdeling på tværs af hele organisationen", forklarer Erik Grove Stephensen.

Et værktøj til øget effektivitet

Holbæk Kommune tilstræber at arbejde med digitalisering, hvor det giver størst effekt i forhold til indsatsen. Acadre Search blev valgt på baggrund af en meget konservativ business case, hvor investeringen forventes hjemtaget allerede i løbet af et halvt år. Brugen af Acadre Search har desuden øget effekten i en uventet sammenhæng i Holbæk Kommune.

Erik Grove Stephensen fortæller: "I Holbæk Kommune arbejder vi med et projektunivers, hvor alle kommunens projektinformationer samles. Når vi indekserer data, og kører via Acadre Search, så er søgningerne langt hurtigere, end når vi kører søgningerne på selve projektuniverset."

Med Acadre Search er det nemt at finde frem til det relevante dokument

En af grundene til, at Acadre Search har vist resultater fra begyndelsen er, at systemet er intuitivt og brugervenligt. Søgningen svarer til de søgesystemer, som medarbejderne er vant til fra bl.a. internettet. Erik Grove Stephensen uddyber: "Acadre Search minder om de søgefunktioner, som medarbejderne kender fra eksempelvis google. Det betyder, at medarbejderne ikke skal bruge ressourcer på en indviklet søgefunktion, men at de i stedet kan koncentrere sig om det, de søger efter.

Holbæk Kommune har tidligere oplevet problemer me mange versioner af det samme dokument, men nu afhjælper Acadre Search dette problem. "Ligesom mange andre organisationer, har vi ofte et dokument liggende i flere forskellige versioner på vores drev. Med Acadre Search kan vi nu hurtigt lave en filtrering på datoer, og derved finde ud af, hvilket dokument, der er den nyeste version", lyder det fra Erik Grove Stephensen.

En anden fordel ved Acadre Search er, at der forhåndsvises et ikon, hvilket giver mulighed for at se dokumentformatet, før det åbnes. Erik Grove Stephensen uddyber yderligere: "Med Acadre Search er der mulighed for at filtrere på filtype, hvilket gør søgeresultatet nemmere at arbejde med". En central funktion ved Acadre Search er, at man kan sætte som kriterie, om dokumentet man søger eksempelvis er et word-, excel- eller powerpoint dokument."

Kvalitetssikring

For at sikre kvalitet og sikkerhed i søgeresultaterne, har Holbæk Kommune kørt en testperiode, i forbindelse med implementeringen af Acadre Search.

Erik Grove Stephensen forklarer: "Vi valgte at have en længere testperiode med Acadre Search, simpelthen for at sikre, at der kun blev vist de søgeresultater, som medarbejderen har rettigheder til at se. Nu, hvor vi har testet sikkerheden igennem, kan vi åbne op for brugen af Acadre Search på tværs af hele organisationen, og derved få effektiviseret endnu flere arbejdsgange samt høste udbyttet ved øget samarbejde og vidensdeling i Holbæk Kommune."

Hvis du vil høre mere om Acadre Search, kan du kontakte os på +45 33 25 65 55 eller info.dk@formpipe.com.