Esbjerg Kommune oplever efter kun en måned med Formpipe Kvalitetskontrol en mærkbar forbedring af organisationens datakvalitet. Systemet hjælper medarbejderne til proaktivt at forbedre deres datakvalitet og sikre at ingen følsomme personoplysninger slipper ud.

Esbjerg Kommune købte Formpipe Kvalitetskontrol som følge af et skærpet fokus på at forbedre datakvaliteten i kommunen.”Det stod helt klart, at vores datakvalitet skulle højnes, så vi blev bedre rustet til at dele data med offentligheden. Vi ønsker sikre og valide data, som underbygger og øger tilliden til vores sagsbehandling”, fortæller Henriette Spang Sørensen, ESDH-konsulent i Esbjerg Kommune, og fortsætter:

”Formpipe Kvalitetskontrol var det oplagte værktøj til at øge datakvaliteten på tværs af hele organisationen. Den største gevinst ved systemet er for os, at det ikke kun virker på vores ESDH-system Acadre, men på sigt kan kobles på vores fællesdrev og i realiteten alle andre fagsystemer også. En ekstra gevinst ved systemet og vores fokuserede arbejde med datakvalitet er, at vi bliver langt bedre rustet til den nye EU persondataforordning.”

Fleksibilitet og medbestemmelse

Implementeringsprocessen har været mere omfattende, end Henriette Spang Sørensen forventede: ”Selvom Formpipe Kvalitetskontrol i sin grundform er et standardsystem, er det samtidig utrolig fleksibelt og tilbyder stor medbestemmelse. Det giver unikke muligheder, at vi som kunde kan tilpasse alle regler, funktioner og generel opsætning i systemet fuldstændig til vores behov. Men det kræver også meget forberedelse, overblik og mod fra vores side.”

”Vi har valgt at gå all-in og justere systemet fuldstændig til os. Det har krævet stor indsigt i egne processer, arbejdsgange og behov, for aktivt at kunne tage stilling til, hvilke konkrete regler vi har brug for i netop vores organisation. Men den store forberedelse kan bestemt svare sig for os. Vi får et langt større udbytte af systemet, og har samtidig fået en helt unik indsigt i vores egne processer og arbejdsgange, som vi bestemt kan bruge fremover.”

Esbjerg Kommune valgte fra start at udrulle systemet til deres ESDH-system Acadre i hele organisationen. Det gjorde naturligvis også forberedelsen mere omfattende: ”Det er en stor kulturændring, vi skal have gennemført på tværs af en stor organisation. Men nu, hvor vi er i gang, er vi rigtig glade for, at vi tog beslutningen om at gå bredt ud fra starten,” fortæller Henriette.

Alle, der vælger Formpipe Kvalitetskontrol, får adgang til et online videndelingsforum. Her deles erfaringer samt konkrete regler og vejledninger på tværs af organisationer – det minimerer den enkelte organisations arbejdsbyrde og øger udbyttet af systemet betragteligt.

Mærkbar forbedring i datakvaliteten

Efter blot en måned med Formpipe Kvalitetskontrol i drift er meldingen fra Esbjerg Kommune klar: ”Det går over al forventning. Vores datakvalitet er blevet mærkbart forbedret, og det er virkelig positivt. Selvom det i første omgang giver vores brugere en ekstra arbejdsopgave, ved vi alle sammen, at det hurtigt bliver bedre. På sigt vil systemet have en præventiv effekt, der rydder op i medarbejdernes arbejdsgange og skaber nye, sunde vaner for at håndtere følsomme personoplysninger.”

Hvis du vil høre mere om Formpipe Kvalitetskontrol, kan du kontakte Formpipe Software på+45 3325 6555 eller info.dk@formpipe.com.

Download kundecasen her.