Syddjurs Kommune går foran med den digitale løsning
”Åben Indsigt”

Siden maj 2013 har borgerne i Syddjurs Kommune haft adgang til sager og dokumenter i kommunens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem via selvbetjenings-løsningen Åben Indsigt. Det har lettet administrationen for kommunens medarbejdere, mens borgere og virksomheder har fået nemmere og hurtigere adgang til sager og dokumenter.

Et år efter lanceringen er Åben Indsigt, med ca. 1.200 sidevisninger pr måned, en af de mest besøgte sider på Syddjurs’ Kommunes hjemmeside. Med løsningen kan kommunens borgere søge blandt 40.000 bygge- og emnesager samt 250.000 forskellige dokumenter. Dette lader sig gøre gennem en nem og intuitiv søgefunktion, således at kommunens borgere nemt og hurtigt kan få indsigt i relevante sager. 

Ved lanceringen af Åben Indsigt udtalte daværende Borgmester og nu Vice-borgmester Kristine Bille sig positivt om den nye løsning: ”Jeg er rigtig glad for, at vi nu kan lancere Åben Indsigt på hjemmesiden. Det har længe været et ønske både fra byrådet og fra mig personligt, at vi kan give borgerne mulighed for at følge deres byggesager samt offentlige emnesager. Det gør dagligdagen lettere for administrationen, som i mange tilfælde kan opfylde ansøgninger om aktindsigt ved at henvise til Åben Indsigt. Men jeg anser det også for en vigtig demokratisk ret, at have nem adgang til kommunens offentlige sager”.

Det agile samarbejde som grundlag for en succesfuld proces

Udviklingen af Åben Indsigt er foregået i et tæt samarbejde mellem Formpipe, Syddjurs Kommune og kommunens web-samarbejdspartner Bellcom. Syddjurs’ ønsker til løsningen og den egentlige produktudvikling er sket i et agilt forløb. I hele processen har der været et tæt samarbejde med løbende kommunikation, test af løsningen samt adskillige workshops, hvor ændringsønskerne er blevet korrigeret.

”Ofte er det jo leverandøren, der kommer med et tilbud, og så takker man ja til det, men vi ville gerne indgå i et mere tæt udviklingsforløb. Jeg er sikker på, at mange virksomheder er gode til at køre interne agile forløb, men det var en god oplevelse at samarbejde med en leverandør, der vendte det agile ud til kunden. Formpipe har været en konstruktiv partner i projektet, og har selv budt ind. Alle parter var gode til at klippe en hæl, og hugge en tå, når det var nødvendigt. Her var der en god forståelse for hinandens ønsker og behov, og for at tage ansvar for den samlede løsning, og ikke kun de komponenter, man selv leverede”, fortæller Jon Badstue Pedersen, Afdelingsleder for Digitalisering hos Syddjurs Kommune.

Det er en teknisk udfordring at udvikle en løsning, der kan integrerer store datagrundlag, hjemmesider og fagsystemer. På samme tid skal løsningen leve op til det behov, som borgerne og virksomhederne har. Syddjurs Kommune har derfor indtaget en central position i udviklingsforløbet, og været centrale i at sikre en tæt dialog, med en klar og forståelig kommunikation.

”Der kan være stor forskel på den faglige kravspecifikation som f.eks. en sagsbehandler hæfter sig ved, og så den måde IT-udviklere ser verden i koder og databaser. Vi har derfor arbejdet med forskellige kommunikationsrum, og selv taget ansvaret for at ”oversætte” mellem de forskellige parter i sagen”, udtaler Jon Badstue Pedersen.

Søgning af sager i Åben Indsigt har krævet meget af organisationen

Den agile udviklingsmetode har resulteret i en effektiv og brugervenlig løsning, der består af løst koblede komponenter. Hverken Acadre eller Åben Indsigt bliver derfor påvirket af øvrige løsningers performance. Åben Indsigt tillader at man kan søge på f.eks. ord, adresser og sagsnumre, samt afgrænse det tidsinterval, man vil søge inden for. I Syddjurs Kommune har man, ved brug af Åben Indsigt, mulighed for at søge i bygge- og emnesager fra Teknik & miljø, Team Ejendomme, Team Byggeri, Natur & Miljø, Veje og Trafik, Plan, Udvikling & Kultur samt sager fra Direktionssekretariat. Systemet rummer sager helt tilbage fra kommunesammenlægningen i 2007.

”Vi har vendt vrangen ud på ESDH-systemet, og det har krævet en moden organisation. Vi har længe haft fokus på digitale arbejdsgange, og det er en vigtig forudsætning i arbejdet med Åben Indsigt. Når borgere og virksomheder har så let adgang til alle åbne sager og dokumenter, kræver det at medarbejderne altid håndterer sagsbehandlingen korrekt, og får journaliseret dokumenterne, som de skal. Set i det lys, så har det organisatoriske udviklingsforløb hos os været langt mere krævende end de tekniske udfordringer.  Man kan ikke gå ind i et projekt som dette med kun 20 %. Enten gør man det, eller også gør man det ikke”, udtaler Jon Badstue Pedersen.

Åben Indsigt er blandt andet gjort muligt ved hjælp af Formpipes Output Manager. Output Manageren publicerer data til hjemmesiden ud fra en regelbaseret funktion. Herved trækker den relevante sager ud fra brugerens søgekriterier, men sikrer samtidigt at låste dokumenter, der f.eks. indeholder personfølsomme oplysninger, ikke publiceres.

Gevinstrealisering ved brug af Åben Indsigt 

Syddjurs Kommunes løsning er udviklet med henblik på borgernes og virksomhedernes selvbetjening, og de har nu selv mulighed for at følge åbne sager, eksempelvis byggesager og høringer, via kommunens hjemmeside. Dette har sparet kommunen for en del opkald og personlige henvendelser, og dermed frigjort ressourcer til, at sagsbehandlerne har kunnet fokusere på andre opgaver. Hvis en borger alligevel henvender sig, kan administrationen hurtigt og nemt behandle henvendelsen, ved at sende borgeren et direkte link til den konkrete sag. 

”Vi har reelt vendt arbejdsgangene på hovedet i forbindelse med aktindsigt. Enten finder borgeren selv frem til sagen og sagens dokumenter via Åben Indsigt, eller også sender sagsbehandleren bare et link i en mail”, konkluderer Jon Badstue Pedersen.

Tidligere skulle kommunens sagsbehandlere igennem en længere kommunikation med borgeren, hvor der bl.a. skulle søges i ESDH-systemet og printes, inden sagen med de tilhørende dokumenter kunne fremsendes til borgeren. Syddjurs Kommune har med deres løsning elimineret tunge interne sagsgange, og derfor oplevet en gevinstrealisering med løsningen.

Hvis du vil høre mere om Åben Indsigt, kan du kontakte os på +45 33 25 65 55 eller info.dk@formpipe.com.