1.1 Introduktion

I Formpipe er vi transparente omkring, hvordan vi håndterer og beskytter dine data. Vi værner om de personoplysninger, som vi håndterer, og vi sikrer os, at vi lever op til data-beskyttelseslovgivningen. Herunder finder du information om vores praksis for indsamling, håndtering og brug af personoplysninger, når du er kunde hos os eller har en dialog med os, når du tilmelder dig vores arrangementer, besøger vores hjemmeside og/eller interagerer med os generelt.

I denne privatlivspolitik beskriver vi vores indsamling og behandling af personoplysninger. Vi giver de personer, som vi behandler oplysninger om (”de registrerede”), informationer om vores databehandlinger og om de rettigheder, man har som registreret.

1.2  Persondata

Persondata betyder alle oplysninger med relation til en identificeret eller identificerbar, individuel person som yderligere defineret i gældende databeskyttelseslovgivninger.

1.3  Ændringer i vores databeskyttelsespolitik

Vi vil ikke reducere dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit samtykke, men vi forbeholder os retten til at lave andre ændringer i vores privatpolitik når som helst, og det anbefales derfor, at du holder dig løbende opdateret. Denne politik kan ændres uden varsel. På www.formpipe.dk vil du til enhver tid kunne finde den gældende version.

1.4  Besøgende på vores kontor

Vi indsamler og behandler personoplysninger om besøgende, herunder kunder og andre gæster. Hvilke oplysninger indsamles:
• Vi indsamler og behandler oplysninger om navn, titel, firma på besøgende samt navnet på vært i Formpipe.
• Vi foretager videooptagelse af bygningen vi bor i.

1.4.1  Til hvilke formål indsamles oplysninger og grundlaget herfor

• Vi registrerer oplysninger om gæster i Outlook-kalenderen. Vores registrering af besøgende gennemgås kun, hvis der er grundlag herfor, f.eks. en hændelse, og alene for udvalgte personer.
• De steder vi videoovervåger, oplyser vi herom i overensstemmelse med tv-overvågningslovens §3, stk. 1. Alle optagelser lagres sikkert og afspilles kun, hvis der er grundlag herfor, f.eks. en hændelse, og alene for udvalgte personer. Optagelserne overskrives typisk automatisk efter en kort periode, medmindre et problem er identificeret, der kræver undersøgelse, såsom tyveri.

1.5  Vores behandling af personoplysninger

Når du interagerer med Formpipe indsamler og behandler vi personoplysninger om dig. Dette gælder eksempelvis, hvis du er kunde hos os, er samarbejdspartner, er/har været i dialog med os om et potentielt samarbejde, tilmelder dig vores arrangementer, besøger vores hjemmeside, sender en ansøgning til os og/eller på anden måde interagerer med os. Vi opbevarer dine oplysninger for at kunne levere vores services til dig, kommunikere med dig, give dig den bedste oplevelse på vores hjemmeside (vha. cookies – se længere nede) og/eller sende dig markedsføringsmateriale, hvis du har ønsket det.

De data, vi opbevarer om dig, vil som udgangspunkt ikke være af følsom karakter.

1.5.1  Kategorier af personoplysninger

De oplysninger, vi behandler om dig, kan omfatte: 
• Almindelige personoplysninger, herunder:
• Identifikationsoplysninger, herunder navn, adresse, telefonnummer og e-mail (vi bestræber os på kun at opbevare e-mail og telefonnummer, som er knyttet direkte til den registreredes arbejdsplads, og anbefaler alle at benytte deres firmakontakt-oplysninger)
• Købshistorik
• Betalingshistorik og betalingsoplysninger
• Oplysninger, der indgår i vores korrespondance med dig

1.5.2  Formål til opbevaring og håndtering af persondata

Herunder finder du en nærmere beskrivelse af hvordan og med hvilket formål vi opbevarer og håndterer dine data:

For at kunne levere vores produkter og services til den registrerede

Hvis du henvender dig til os, og beder om information om et produkt, ønsker at blive kontaktet eller køber et produkt hos os, behandler vi dine oplysninger for at kunne tilbyde den forespurgte service til dig. I forlængelse af en handel eller en service leveret af os, kan du også blive kontaktet som en del af vores kundetilfredshedsundersøgelser, markedsundersøgelser eller evalueringer.

For at kunne personalisere og optimere den registreredes oplevelse på vores hjemmeside

Vi kan bruge de personoplysninger vi indhenter om dig fra vores hjemmeside til at personalisere din oplevelse på vores hjemmeside, ved at fremhæve indhold, du kan være interesseret i og gøre navigation hertil lettere for dig. Informationer hertil indhenter vi gennem cookies (læs mere under punkt 1.7).

Marketing

De personoplysninger, du stiller til rådighed for os såvel som de oplysninger, vi har indhentet om dig indirekte, kan blive brugt af os til direkte markedsføring (nyhedsbreve, invitationer, tilbud). Før vi gør dette, vil vi dog indhente dit personlige samtykke hertil. Du kan til enhver tid vælge ikke længere at modtage marketingmateriale fra os ved 1) at følge frameldingslinket, som findes i bunden af hver e-mail, du modtager, 2) at bede os om dette, når vi kontakter dig eller 3) ved at kontakte os direkte på marketing.dk@formpipe.com

Profil

Vi opbevarer data om dine interaktion med vores virksomhed, din købshistorik og dine tilmeldinger til arrangementer hos os for at kunne levere en tilfredsstillende service til dig og danne os et overblik over dine præferencer og interesse i vores forretning og produkter. Disse oplysninger deles ikke med andre.

HR

Vi opbevarer som udgangspunkt ikke oplysninger på ikke-ansatte af følsom karakter, med undtagelse af hvis du søger job hos os. Vi opfordrer dig til ikke at skrive følsomme oplysninger i din ansøgning og dit CV, men vælger du at gøre det, kan vi have følsomme oplysninger i vores rekrutteringsportal. Hvis du har søgt en stilling hos os, kan du altid bede om at få slettet dine oplysninger. Vi sletter alle oplysninger om ansøgere et år efter at et rekrutteringsforløb er afsluttet.

1.5.3  Retsgrundlag for databehandling

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger er:

Ved behandling af personoplysninger i forbindelse med gennemførelse af dine bestillinger og køb, herunder bl.a. levering, kreditgivning og betaling, er retsgrundlaget for vores registrering af oplysningerne databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om behandlinger, som er nødvendige for at indgå en kontrakt og for udførelsen af kontrakten.

Når vi registrerer oplysninger, som er krævet efter bogføringsloven eller som led i indberetningspligten til skattemyndighederne, er retsgrundlaget databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om behandling, som er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige.

Retsgrundlaget for vores indsamling og registrering af de øvrige personoplysninger er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om behandlinger, som er nødvendige for en legitim interesse, der ikke overstiges af hensynet til de registrerede. Den legitime interesse, der begrunder behandlingen, er hensynet til at fremme Formpipe Softwares forretning og tilbyde kunder den bedste service og gode tilbud.

Videregivelse af oplysninger om dig vil kunne ske under iagttagelse af behandlingsreglerne i databeskyttelseslovgivningen og anden dansk lovgivning. Vi vil i hvert enkelt tilfælde vurdere, om videregivelsen kræver dit udtrykkelige samtykke, eller om videregivelsen kan ske på andet retsgrundlag.

Hvis vi videregiver generelle kundeoplysninger til andre virksomheder i Formpipe-koncernen med henblik på markedsføring, vil vi iagttage lovgivningens krav om de særlige procedurer, der skal følges, herunder at du får mulighed for at gøre indsigelse. Vores videregivelse vil ske i henhold til betingelserne i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om behandlinger, som er nødvendige for en legitim interesse, der ikke overstiges af hensynet til de registrerede. Den legitime interesse, der begrunder behandlingen, er hensynet til at fremme Formpipe Softwares forretning og tilbyde vores kunder den bedste service og gode tilbud.

Retsgrundlaget for databehandlinger udelukkende i statistisk og videnskabeligt øjemed er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf.  databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, om behandlinger, som er nødvendige af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse. Kun oplysninger, som er nødvendige for undersøgelsen anvendes, og oplysningerne anvendes ikke til andre formål end ren statistik.

1.5.4  Sletning

Vi sletter oplysningerne om dig, når de ikke længere er nødvendige.

Generelt opbevarer vi de personoplysninger, du stiller til rådighed for os i op til 5 år eller så længe som personoplysningerne er nødvendige for et eksisterende samarbejde. Dette gælder dog ikke, når vi er underlagt andre lovkrav til opbevaring af data. Vi har vurderet, at det er nødvendigt at gemme oplysninger i op til fem år plus indeværende år, for at kunne yde vores kunder, samarbejdspartnere og forretningsforbindelser en optimal service.

Deltager du i vores arrangementer (konferencer, webinarer, workshops etc.), opbevarer vi derfor de personoplysninger, du frivilligt har givet til os, i op til 5 år. Oplysningerne opbevares i vores tilmeldingstjenester og desuden i vores CRM-system. CRM-systemet opdateres løbende, som vores kundeforhold ændrer sig. 

For at kunne sikre korrekt håndtering af tilbagevendende kundeforhold, potentielle reklamationssager og garantiforpligtelser og for at kunne leve op til vores forpligtelser, har vi vurderet, at det er nødvenligt at gemme oplysninger i op til fem år plus indeværende år, når et forretningsforhold ophører.

1.5.5  Videregivelse af personlige oplysninger

Vi benytter en række tredjeparter til opbevaring af data, som udelukkende bruges i fagligt henseende og for at vi kan sikre høj kvalitet i det arbejde, vi udfører. Vores tredjeparter er eksempelvis de leverandører, som udfører vores kundetilfredshedsundersøgelser, vores rekutteringssystem, vores persontest system samt systemer, der gør det muligt for dig at tilmelde dig et af vores arrangementer, webinarer mv. Disse tredjeparter behandler udelukkende oplysninger på Formpipes vegne, og må ikke anvende dem til egne formål.

1.5.6  Dine rettigheder

Du har efter lovgivningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.  

Du kan gøre brug af dine persondatarettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du nederst i denne politik. 

Når du har anmodet om at få adgang til oplysninger om dig, at få dem rettet eller slettet, eller hvis du har gjort indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi, om det er muligt at imødekomme dit ønske. Vi giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret) 

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. 

Ret til berigtigelse (rettelse)

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. Vi skal i alle tilfælde tage stilling til, om vi mener din anmodning er berettiget. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Ret til sletning 

Vi sletter generelt persondata, når de ikke længere er nødvendige. I særlige tilfælde har du ret til at få specifikke oplysninger om dig slettet, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Det gælder f.eks., hvis du trækker dit samtykke tilbage, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle oplysningerne. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser. 

Ret til begrænsning af behandling

Hvis du bestrider oplysninger, som vi har registreret eller på anden vis behandler, kan du anmode os om at begrænse behandlingen af oplysningerne, indtil vi har haft mulighed for at fastslå, om oplysningerne er korrekte. Du kan også anmode om begrænsning i stedet for sletning, hvis du mener vores behandling af oplysningerne er ulovlig, eller hvis du mener vi ikke længere har brug for oplysningerne, eller hvis du mener dine legitime interesser går forud for den dataansvarliges legitime interesser. Hvis du får medhold i, at vores behandling skal begrænses, må vi fremover kun behandle oplysningerne med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet) 

Du har ret til at modtage persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler data om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder. Du kan også bede os om at få oplysningerne sendt direkte fra den dataansvarlige til en anden myndighed eller virksomhed. Hvis du ønsker at bruge din ret til dataportabilitet, vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

Ret til indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af oplysninger om dig. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af oplysningerne.

Ret til at få information om nye formål

Hvis vi ønsker at bruge oplysninger om dig til et andet formål, end de formål, som vi tidligere har oplyst over for dig, f.eks. i denne privatlivspolitik, har du ret til at få information herom, inden vi viderebehandler oplysningerne til det andet formål. 

Ret til at trække dit samtykke tilbage

Hvis vores behandling af dine oplysninger sker på grundlag af dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Hvis du tilbagekalder samtykket, må vi fremover ikke længere behandle oplysningerne. Tilbagekaldelse af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagekaldelsen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling end samtykke med et selvstændigt formål – eksempelvis opbevaring af oplysninger af hensyn til overholdelse af reglerne om bogføring – vil denne behandling fortsat kunne finde sted.

1.6  Brug af valgmuligheden “Kontakt os”

Ved at bruge valgmuligheden “Kontakt os” på Webstedet accepteres, at man vil give Formpipe Personlige data (såsom dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og alle andre personlige oplysninger, som er givet via Webstedet). Formpipe vil kun bruge disse personlige oplysninger til kontakt og tilvejebringe de oplysninger, der er anmodet om. De vil kun blive opbevaret så længe, det er nødvendigt ifm. disse formål.

1.7  Cookies

Formpipes websted bruger forskellige cookies til at fungere korrekt og til at forbedre besøgerens brugeroplevelse. Ved at bruge dette websted giver man sit samtykke til brug af cookies på sin enhed som beskrevet i denne politik. Cookies er små tekstfiler, der automatisk lagres på din computer af webbrowseren, når du besøger Webstedet. En cookie bruges blandt andet til at spore de websider, der besøges, og de valgmuligheder, der bruges. Vores cookies har udelukkende funktionelle og statistiske formål.

Oplysningerne indsamlet af cookies kan ikke identificere besøgeren af Webstedet personligt. Cookies registrerer generelle oplysninger om besøgerens computerindstillinger, såsom operativsystem og -platform, IP-adresse, besøgerens browsingmønstre og geografiske lokalitet.

Formpipe bruger disse data til at få indsigt i, hvordan vores kunder bruger vores websted for at kunne forbedre webstedet. Vi benytter udelukkende følgende cookieudbydere
 nr-data.net (funktionelle formål) samt Google analytics (statistiske formål)

Disse cookies anvendes for at sikre websitets funktionalitet og for at kunne indsamle oplysninger og overvåge kvaliteten af din oplevelse, som besøgende på vores hjemmeside. Man kan administrere og deaktivere cookies ved at ændre indstillingerne for sin webbrowser, men dette kan begrænse funktionaliteten og brugervenligheden af dette websted.  Se denne vejledning for hjælp: minecookies.org/cookiehandtering.

1.8  Opbevaring af kundedata

Kundedata overføres hurtigst muligt overføres til en kontrolleret server på et særligt tildelt dataareal med begrænset adgang og bliver herefter effektivt slettet fra transportmediet.

Data skal opbevares i henhold til aftalen med kunden og skal, såfremt der ikke foreligger særskilt aftale (instruks) med kunden, destrueres umiddelbart efter endt brug. 

Såfremt virksomhedens arbejde udføres ud fra regler fastsat i en databehandleraftale eller i øvrigt fremgår af en aftale med kunden, skal arbejdet ske i overensstemmelse hermed. Det er forretningsenhederne, der har kundeansvaret/kundeaftalen, der har ansvaret for at administrere problemstillingerne i relation til behandlingen af kundedata, herunder overholdelse af lovgivning og indgåede aftaler.

1.8.1  Følsomme data

Personfølsomme data samt virksomhedskritiske data skal have særlig opmærksomhed. Udover at kundedata kun må opbevares på kontrollerede servere kan der være særlige krav til sådanne kritiske data og i denne forbindelse er der specielle krav til personfølsomme data anvendt i applikationer inden for offentlig administration. Alle medarbejderne er således opmærksomme på særlige krav fra kunden.

Opbevaring og anvendelse af kritiske data omfatter al omgang med sådanne data, herunder effektiv destruktion og sletning af alle former for data på f.eks. eksterne lagermedier, papirudskrifter og pdf-udskrifter.

1.9  Ændringer i denne databeskyttelsespolitik

Formpipe overholder naturligvis de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne politik kan ændres uden varsel. På www.formpipe.dk vil du til enhver tid kunne finde den gældende version. 
Nærværende databeskyttelsespolitik er opdateret den 8. juni 2018.

1.10  Dataansvarlig

Dataansvarlig er Formpipe Software A/S, Lautrupvang 1, 2750 Ballerup, CVR-nr. 29177015 samt Formpipe Lasernet A/S, Lautrupvang 1, 2750 Ballerup, CVR-nr. 26366216.

Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder som beskrevet ovenfor, eller hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller denne databeskyttelses-politik, er du velkommen til at kontakte HR: hr.dk@formpipe.com.

1.11  Klage

Hvis du ønsker at indgive en klage over vores behandling af dine persondata, kan du kontakte os på hr.dk@formpipe.dk. Husk at en almindelig e-mail ikke er sikker kommunikation. Skriv ikke noget i din e-mail som er privat eller følsomt, eller som du i øvrigt synes skal beskyttes.Du kan også indgive en klage til Datatilsynet, som har følgende kontaktoplysninger:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300 København K
Telefonnummer: +45 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
www.datatilsynet.dk

1.12  Regler

De regler, der gælder for Formpipes behandling af dine personoplysninger, findes i:

Databeskyttelsesforordningen (efter 25. maj 2018)
Databeskyttelsesloven (efter 25. maj 2018)