ECM – Enterprise Content Management – är det samlade namnet på olika tekniker, produkter och system som hjälper företag och organisationer att skapa ordning och reda i sin hantering av information genom hela dess livscykel, från inkommande till arkivering.

ECM-produkter fångar, processar, lagrar, arkiverar och levererar information på ett strukturerat, kontrollerat och integrerat sätt. Effektiv informationshantering är idag en av de starkaste konkurrensfördelarna bland företag och organisationer, ECM-produkter är det som möjliggör detta. Allt fler myndigheter, organisationer och företag ser nyttan i att effektivisera hanteringen av information inom organisationen. Attityderna bland köparna av ECM-produkter bygger inte längre på frågan ”varför” utan ”hur” man ska upphandla och använda dessa produkter.

Mängden information som genereras i dagens informationssamhälle är enorm och ständigt ökande. Därmed ökar även behoven av att få hjälp med översikt, spårbarhet, system för bevarande och återanvändning av information i alla organisationers verksamhetsprocesser.

Stora vinster med ECM-produkter

Vinsterna med ECM-produkter är många och stora. Personal kan arbeta effektivare när de alltid har tillgång till rätt information i rätt tid samt snabbt kan dela informationen med andra. Sökbarhet och snabb tillgång till rätt information gör att snabba och korrekta affärsbeslut ger direkta konkurrensfördelar.

Med en bra ECM-produkt går det snabbt att ändra arbetsflöden vid ändrade förutsättningar samt ta bort tidsödande och i vissa fall onödiga arbetsuppgifter inom organisationer. ECM-produkter kan också garantera företag och organisationer att de kan följa lagar, förordningar och myndighetskrav som svensk kod för bolagsstyrning, EuroSox, FDA (U.S. Food and Drug Administration) och Livsmedelsverket.

Effektiv informationshantering

Effektiv informationshantering är en av vår tids starkaste konkurrensfördelar, något som ECM löser åt sina användare. ECM får människor, processer och information att samverka. Det kan exempelvis handla om hantering av dokument, e-post, webbinformation, arkivering och olika typer av ärendehantering. Med hjälp av ECM-produkter och system ökar medvetandet i hela organisationen om vilken information som är aktuell, var den finns, hur den nås och vilka som äger åtkomst till den. Den ökade kontrollen stärker konkurrenskraften, sänker kostnaderna och gör informationen mer tillgänglig.