Long-Term Archive by Formpipe är ett system för bevarande av digital information över längre tid. Systemet är framtaget i nära dialog med Riksarkivet och är baserat på OAIS-modellen (ISO 14721:2003).

Varför krävs ett system för bevarande?

Världen blir allt mer digital och mängden information växer explosionsartat. Informationen kommer från många olika verksamhetssystem som ärendehanterings-system, system för webbpublicering eller ekonomisystem. Dessutom ligger informationen lagrad i en mängd olika format. Den tekniska utvecklingen gör att både hård- och mjukvara snabbt blir föråldrade och att format inte längre är kompatibla med nya versioner av mjukvara. Det finns därmed en stor risk att viktig digital information går förlorad.

Olika verksamhetssystem – ett system för bevarande

Vi behöver idag enhetliga metoder och systemoberoende lösningar för att säkerställa bevarandet av elektroniska handlingar och för att enkelt kunna hitta lagrad information. Eftersom informationsmängden hela tiden växer behöver vi använda oss av helt eller delvis automatiserade lösningar för detta.

Oavsett verksamhetssystem, eller hur kraven och strukturen på det som ska bevaras ser ut, kan Long-Term Archive ta emot exporterad information. Vilka filformat som ska vara godkända för bevarande väljs i systemet. Typiskt kan vara att handlingar bevaras i leverantörsoberoende och godkända format som har stor spridning idag, exempelvis XML, PDF/A, PNG eller TIFF. Long-Term Archive kontrollerar att handlingarna är i rätt format och sparar ner dem för långtidsbevarande. Metadata som skapats i verksamheten lagras som XML och kan enkelt sparas ner enligt ursprungsstrukturen. Därmed upprätthålls det ursprungliga sambandet mellan handlingar och det sammanhang i vilket de skapats.

Följa regler, lagar och verksamhetskrav

Förutom att viktig information kan gå förlorad finns också risken att inte leva upp till de lagkrav och regler som gäller för arkivverksamhet i offentlig och privat sektor. För myndigheter i Sverige innebär en registrering i ett system att en handling betraktas som arkiverad. Därmed ska den slutligen, i det fall det inte finns beslut om gallring, föras över i bevarandeformat till ett system för bevarande.

I takt med att viktig information flyttas från papper till digital form blir de externa direktiven och lagarna allt mer detaljerade. Lagar och regler som styr hur information ska lagras kan vara:

  • Offentlighetsprincipen (tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen, förvaltningslagen osv.)
  • Riksarkivets föreskrifter
  • Bokföringslagen
  • EuroSox
  • PSI-direktivet

 

Long-Term Archive är ett system som hjälper till att leva upp till dessa lagar och regler. För detta måste vi klara av att:

  • Bevara information under längre perioder
  • Garantera att den information som lagrats inte förvanskas över tid
  • Bevara och förvalta information om hur handlingarna ska läsas och tolkas
  • Återsöka och tillhandahålla lagrad information
  • Spåra hur handlingarna har hanterats och hur informationen förändrats.

 

Partners

Våra certifierade partners erbjuder flertalet moduler och lösningar som bygger på Formpipes produkter. Klicka här för att läsa mer om våra partners för Long-Term Archive.