Samtliga företag i Sverige har avtal och tecknar oftast nya avtal på kontinuerlig basis. Hanteringen av avtal hjälper till att övervaka och styra de två mest centrala delarna i organisationen – intäkter och utgifter.

Trots detta är det få organisationer som har god kontroll och övervakning på sina avtal. En ostrukturerad avtalshantering kan innebära väldiga ekonomiska konsekvenser om man t.ex. missar att säga upp ett avtal i rätt tid. En effektiv avtalshantering är å andra sidan både kvalitetssäkrande och kostnadsbesparande och gör därtill stor nytta när det gäller att möta lagar, regelverk och standarder.

Avtalshantering från Formpipe

Formpipes lösning för avtalshantering hanterar all information kring ett avtal för en myndighet, kommun eller företag. I produkten lagras det digitala dokumentet tillsammans med registrerad metadata som hör till avtalet såsom motpart, avtalstyp, avtalslängd, avtalskonstruktion och avtalsdatum. Det möjliggör en transparens och minimerar risken att ett avtal förlängs utan omförhandling eller att det förlängs mot organisationens vilja på grund av ovetskap om löptider, etc. Organisationer kan via lösningen minska kostnaderna avsevärt via bättre avtalskontroll och struktur.

Funktioner i Formpipes lösning för avtalshantering

  • Lagring via skanning, e-post
  • Uppladdning av dokument
  • Koppling till eventuellt diarium
  • Sökfunktion för åtkomst till all information
  • Bevakning
  • Påminnelsehantering (vid förlängning, avslut och avtal som löper ut)
  • Rapporter/statistik
  • Behörighetsstyrd åtkomst
  • Upphandlingsstöd
  • Möjlighet till koppling till modulen för ärendeprocesser