Efter bara en månad med Quality Control by Formpipe registrerade Esbjergs kommun en märkbar förbättring av organisationens datakvalitet. Quality Control hjälper respektive medarbetare att kontinuerligt förbättra kvaliteten på sin data samt säkerställer att hanteringen av personuppgifter sköts i linje med kraven från GDPR.

Esbjergs kommun köpte Quality Control efter ett tydligt och ökat fokus på att förbättra datakvaliteten i kommunen.

– Det stod helt klart att vår datakvalitet behövde höjas, för att vi skulle kunna dela informationen publikt. Vi vill ha säker och tillförlitlig data som stödjer och ökar tilliten till vår ärendehantering, berättar Henriette Spang Sørensen, som arbetar med att utveckla dokument- och ärendehanteringen hos Esbjergs kommun.

Quality Control är ett standardverktyg som systematiskt genomsöker valda datakällor, med utgångspunkt i egna uppsatta regler för vilken data man vill analysera. Produkten ger helt enkelt medarbetarna effektiv och konkret guidning för att kontinuerligt kunna korrigera kritiska fel i sin data.

– Quality Control var det självklara verktyget för att öka datakvaliteten tvärs över hela organisationen. Den största vinsten med produkten för oss är inte bara att den fungerar ihop med vårt dokument- och ärendehanteringssystem, utan att den på sikt också kan kopplas mot våra gemensamma filytor och andra verksamhetssystem, fortsätter Henriette. En bonusvinst med vårt fokuserade arbete gällande datakvalitet och själva införande av produkten, är att vi nu också är mycket bättre förberedda inför EU:s nya dataskyddsförordning som börjar gälla i maj 2018.

Standardprodukt med flexibilitet

Implementeringsprocessen har varit mer omfattande än vad Henriette Spang Sørensen förväntade sig:

– Även om Quality Control i sin grundform är en standardprodukt, så är den samtidigt otroligt flexibel. Den ger unika möjligheter – att vi som kund kan anpassa alla regler, funktioner och generell uppsättning i systemet, fullständigt efter våra behov. Men det kräver också förberedelser, överblick och mod från vår sida.

– Vi har valt att gå all in och använda möjligheterna för att göra anpassningar så att det helt passar vår verksamhet. Det har krävt stora insikter i våra egna processer, vår arbetsgång och våra behov, för att vi aktivt ska kunna ta ställning till vilka regler vi faktiskt behöver använda oss av i vår organisation. Men detta arbete har burit frukt – vi får ett långt större utbyte av Quality Control och har samtidigt fått en helt unik insikt i våra egna arbetsprocesser, något som vi har stor nytta av framöver.

Esbjergs kommun valde från start att rulla ut Quality Control till hela organisationen, kopplat till sitt dokument- och ärendehanteringssystem Acadre by Formpipe. Att man valde att göra det för hela organisationen gjorde också förberedelserna mer omfattande:

– Det är en stor kulturförändring att göra tvärs över en stor organisation, men nu när vi är igång är vi verkligen glada för att vi valde att gå ut brett från början, fortsätter Henriette.

Alla som väljer Quality Control får tillgång till ett forum för kunskapsutbyte via webben. Här delas erfarenheter, konkreta regeluppsättningar för data och vägledningar, tvärs över olika organisationer – genom att skapa en kunskaps- och regelbank ökar användningsområdet betänkligt för hela forumet.

Märkbar förbättring av datakvaliteten

Efter bara en månad med Quality Control i drift är budskapet från Esbjergs kommun tydligt:

– Det går över all förväntan. Vår datakvalitet har märkbart förbättrats och det är verkligen positivt. Även om det inledningsvis skapar extra arbete för användarna så vet vi alla att fördelarna väger över. På sikt kommer Quality Control ge en förebyggande effekt, som rensar upp och effektiviserar medarbetarnas arbetsflöden och skapar en hälsosam struktur för att hantera känslig personlig information, avslutar Henriette.