När Huddinge kommun investerade i ett nytt system för ärendehantering hade de mycket högt ställda krav på ordning och reda. Analyserna slog fast att W3D3 by Formpipe passade deras behov bäst.

Resultatet blev över förväntan när Huddinge kommun i november 2008 ersatte sitt befintliga dokument- och ärendehanteringssystem med W3D3.

Med cirka 100 000 invånare är Huddinge kommun Sveriges 16:e största kommun. Här ligger man i framkant när det gäller IT-investeringar och IT-säkerhet och även satsningar på ärendehantering har varit ett prioriterat område. Redan i början av 2000-talet hade kommunen ett dokument- och ärendehanteringssystem.
 
När Huddinge kommun stod inför uppgiften att upphandla ett nytt system våren 2008 föll valet på W3D3.

– Enligt kravspecifikationen skulle det nya systemet vara minst lika bra som det gamla. Det skulle även användas av ett flertal kommuner som är i samma storlek som vår och stödja våra interna och mycket högt ställda krav på ordning och reda. Enligt våra analyser passade W3D3 behoven bäst, berättar Kerstin Z Johansson, chef för kommunstyrelsens kansli på Huddinge kommun.
 
I november 2008 var det bråda dagar för Kerstin Z Johansson och Eva Dahlgren. Som chef för kommunstyrelsens kansli hade Kerstin Z Johansson det övergripande ansvaret för W3D3. Och som intern projektledare för W3D3 var det Eva Dahlgrens ansvar att bland annat lägga upp riktlinjer och säkerställa att de infördes.
 
Den 19 november 2008 släcktes det gamla systemet ned. En vecka senare, onsdagen den 26 november, tryckte Eva Dahlgren och Kerstin Z Johansson på knappen och därmed var W3D3 i skarp drift.
 
– Då satt vi faktiskt och väntade på att medarbetarna skulle börja höra av sig med frågor. Men inget hände, vilket var helt fantastiskt, säger Eva Dahlgren.
 
– Vi fick bara positiva omdömen från de anställda. Jag har inte hört någon säga något negativt om W3D3, säger Kerstin Z Johansson.

Bred förankring viktigt

Arbetet med att införa W3D3 började sommaren 2008. Huddinge kommun valde att anlita en projektledare från FormPipe som arbetade parallellt med Eva Dahlgren. Det finns flera förklaringar till att projektet föll väl ut. Förutom att W3D3 är ett stabilt system som lätt kan anpassas efter olika kunders behov, anser båda att det är viktigt med ett bra förarbete och en väl genomförd förankringsprocess inom hela kommunen.
 
– Vi förankrade nyttan med systemet både uppåt och nedåt i organisationen. Vi fick stöd från såväl den högsta ledningen som hos dem som dagligen arbetar i systemet, säger Kerstin Z Johansson.
 
Den referensgrupp som bildades bestod av registratorer och nämndsekreterare. Dessa personer var med innan projektet lanserades, under och efter. Bland annat var de delaktiga i kravspecifikationen och utvärderingen. Dessutom var projektledarnas insatser viktiga i sammanhanget, säger Kerstin Z Johansson.
 
– Eva Dahlgren har gjort ett fantastiskt arbete. Det har också varit otroligt värdefullt med en bra projektledare från FormPipe som tydligt klargjort vad vi behöver och inte behövt, fortsätter Kerstin Z Johansson.
 
W3D3 kommer successivt att byggas ut. Fram till 2010 ska cirka 1 500 personer inom Huddinge kommun arbeta i systemet. På sikt ska W3D3 integreras med klagomålshantering och kopplas samman med andra ärendehanteringssystem. Målet är att hela ärendeflödet ska bilda en helhet.