I Hvidovre kommun ger Quality Control by Formpipe kontroll på data, som till exempel personuppgifter, på filservrar och i ärendehanteringssystem samt ger verktyg för att vidta åtgärder på avvikelser från regelverk och riktlinjer. Quality Control ger respektive medarbete hjälp till självhjälp för det löpande arbetet med  datakvalitet, samtidigt som organisationen effektivt ställer om till GDPR.

När Hvidovre kommun valde Quality Control var det i första hand för att man ville förbättra kvaliteten i kommunens data, men också för att förbereda organisationen för EU:s nya dataskyddsförordning.

– Från första början startade det som ett projekt som skulle skapa högre datakvalitet och höja säkerheten kring vår dokumenthantering, arkivering och publicering av publik information. Men vi såg snart en koppling till kommunens övergripande säkerhetsprojekt i anslutning till förberedelserna för GDPR, berättar Søren Ladefoged, IT- och digitaliserinschef för Hvidovre kommun.

Systemet blir extra relevant med tanke på GDPR, i maj 2018 träder vi in i en ny era som driver oss till ett helt nytt, och mycket mera aktivt förhållningssätt till datakvalitet än tidigare, fortsätter Søren.

Nu har datakvalitet fått ett reellt värde

Med Quality Control har Hvidovre kommun fått möjlighet att se på datakvalitet med nya ögon berättar Søren Ladefoged.

– Quality Control är ett effektivt verktyg som svarar upp mot många av de önskemål och behov vi har gällande vårt dagliga arbete. När vi kontinuerligt kan verifiera datakvaliteten skapas hög tillit till vår data vilket gör att vi kan använda den som en konkret tillgång.

Sanne Nielsen, koordinator för dokument- och ärendehantering på Hvidovre kommun, är av samma uppfattning:

– Quality Control har gett oss en helt ny medvetenhet om hur vi ska hantera data och ett konkret stöd för vår generella hantering när det gäller registrering. Det är ett snillrikt system helt enkelt.

GDPR kräver ny insikt gällande data

Quality Control söker kontinuerligt igenom data i Hvidovres ärendehanteringssystem och på organisationens filservrar. Systemet ger medarbetarna en aktuell status gällande sin information och konkret guidning för att med några fåklick kunna korrigera fel i sin data, baserat på egna uppsatta regler. Genom detta distribuerade arbetsflöde medvetandegörs medarbetarna om t.ex. GDPR samt utbildas i hur de på ett korrekt sätt ska hantera data. Dessutom kan chefer och ledning löpande få rapporter om organisationens aktuella datakvalitet.

I princip kan Quality Control kopplas mot valfritt system eller datakälla, som exempelvis Exchange, OneDrive, Navision etc.

Søren Ladefoged ser många andra förbättringsområden framför sig:

– Jag ser en stor potential i Quality Control och möjligheten att vi på sikt kan integrera mot ännu fler datakällor.

De inledande kraven för Hvidovre var att få överblick över datakvaliteten på filservrarna.

– Säkerhetsaspekten var orsaken till att vi valde att implementera Quality Control också på våra filservrar. Vi var helt enkelt i behov av att få en konkret och dokumenterbar överblick om vad som låg på våra filservrar, något som krävs i och med EU:s nya dataskyddsförordning, berättar Sanne Nielsen.

Varje medarbetare ges möjlighet att ta ansvar

I Hvidovre kommun är användarna positiva till Quality Control, fortsätter Sanne Nielsen:

– Systemet är enkelt och överskådligt för våra användare och mottagandet har varit positivt tvärs över alla avdelningar i organisationen. Att vi dessutom på egen hand kan justera både våra regler för kontroll av data samt tillhörande vägledningar, gör arbetet mycket tydligt för handläggarna – man vet exakt vad som ska göras när ett förslag till åtgärd flaggas upp från systemet.

– Medarbetarna får möjlighet till egenkontroll, hjälp till självhjälp som uppmuntrar var och en att ta ansvar för sitt arbete med datakvalitet, fyller Søren Ladefoged i.

Redo för EU:s dataskyddsförordning

Även om resan mot att bli redo för GDPR är lång och kräver större organisatoriska förändringar så upplever man i Hvidovre kommun att Quality Control är ett stort steg i rätt riktning:

– Jag är säker på att vi med det här systemet är långt bättre rustade för EU:s nya dataskyddförordning och för att leva upp till ökande krav om säker hantering av publik data, berättar Sanne Nielsen.

Stor inlärningspotential och ljus framtid

Søren Ladefoged ser en stor inlärningspotential med systemet:

– Ser man framåt så borde systemet göra sig självt överflödigt för varje del där man tillämpar regler för data. Förslagen på åtgärder, aviseringarna från systemet, lär medarbetarna hur man bör arbeta med datakvalitet, vilket i slutänden borde leda till att generell datapraxis förändras över tid och aviseringarna blir färre och färre – för att till sist höra till ovanligheterna.

Det är en slutsats som Sanna Nielsen också skriver under på:

– Det här kommer att förändra och förbättra alla aspekter på vårt arbete med datakvalitet i framtiden, avslutar Sanna.