Kulturrådet har ett övergripande uppdrag att förverkliga de kulturpolitiska mål riksdag och regering beslutar om. En del av detta är att fördela statligt kulturstöd till bland annat dans, litteratur, musik och teater. Sammanlagt rör det sig om närmare 1,7 miljarder kronor i utbetalade bidrag varje år.

För att administrera verksamheten kring statligt kulturstöd hade Kulturrådet ett egenutvecklat system för diarieföring och ärendehantering. 2004 togs steget att upphandla ett system för att bättre stödja verksamheten.

Lösning

Kulturrådet valde att investera i ärendehanteringssystemet W3D3. Syftet var att få ett gemensamt gränssnitt mot alla avdelningarna, men också för att kunna effektivisera handläggningarna.
– Hanteringen av bidragsansökningar och andra ärenden är omfattande. Varje bidragsansökan kan innehålla 10–20 sidor dokumentation samt löpande korrespondens, berättar Cia.

Alltid rätt information

Handläggningen är idag decentraliserad och effektiv. Totalt 7 500 ärenden hanteras varje år varav 6 500 är bidragsärenden. De nära 5 000 ansökningar som inkommer via webben registreras automatiskt, förses med metadata och görs omedelbart tillgängliga för handläggaren. Tidigare skulle det passera en registrator och administratör. Dokument som inkommer brevledes scannas och läggs in i systemet på samma sätt. Handläggaren har alltid tillgång till samtliga handlingar elektroniskt.

Betydande tidsbesparingar via e-tjänst

– Den som lämnar in ansökan via webben får ett ärendenummer via mail och kan följa ärendets handläggning via webben. Det minskar frågorna via telefon. Handläggaren kan dessutom alltid diarieföra en mailkonversation direkt inifrån e-postprogrammet med en knapptryckning, säger Cia. Tidsbesparingarna är betydande genom automatiserade processer. Kvaliteten på ansökningarna har blivit betydligt högre, inte minst via e-tjänsten på webben, tack vare att man kan styra inmatningen med obligatoriska fält.

Överblick och spårbarhet

Det är idag betydligt lättare för personalen att söka bland ärenden och jämföra ärenden mot varandra.
– Handläggare kan enkelt överblicka sina aktuella ärenden och vi kan när som helst snabbt ta fram fullständiga rapporter till styrelse och departement, forstätter Cia. Dessutom sparas all information för framtiden.
– W3D3 är integrerbart med andra system, ett troligt nästa steg blir att koppla mot SharePoint för att göra handläggarnas arbetsyta än mer komplett.

Förvaltning och anpassning

I maj 2007 valde Kulturrådet att flytta över förvaltning och kundanpassning av W3D3 till Know IT. En viktig faktor vid denna upphandling var att Know IT är en certiferad partner till Formpipe och därmed ges möjlighet att vidareutveckla systemet. I uppdraget ingår utöver förvaltning, integration och kundanpassning även systemdokumentation, support och hantering av testmiljöer för utvecklingsarbetet.
– Förvaltningen fungerar väldigt bra, det är folk man känner sig trygg med, säger Cia. Utvecklingsmöjligheter tas tillvara. På sikt ska W3D3 bli ett nav, integrerat med andra system som används inom Kulturrådet, till exempel ekonomisystemet Agresso. Nyligen har man integrerat mot ett nytt system för att ta emot onlineansökningar och redovisningar. För tillfället pågår arbete med återrapportering och ytterligare integrering, i första ledet mot publiceringslösningen EPiServer.
– Behoven kring systemet förändras kontinuerligt och det händer mycket hela tiden. Vårt samarbete i förvaltningsuppdraget gör att behoven identifieras mycket tidigt och på så sätt kan nya funktioner planeras och levereras i tid, berättar Chatarina Svensson, konsult på Know IT.