Laboratoriemedicin inom Landstinget Gävleborg bedriver verksamhet vid sex egna laboratorieenheter och arbetar därutöver med kunskaps- och kvalitetsöverföring till diagnostiska enheter i egen regi inom och utom landstinget.

Laboratoriemedicin samarbetar på regional och riksnivå med övriga landstingsägda och statliga diagnostiska organisationer.

Problem

Dokumenthantering i en växande organisation blir ohanterlig i ett pappersbaserat system. Allt högre krav ställs på spårbarhet och tillgänglighet även vad gäller dokument. Kraven finns i Socialstyrelsens författningar och även i de Standards som man arbetar efter i ackreditering- och certifieringsarbetet. Avvikelsehantering i papperssystem är också tungarbetat och svårt att få någon användbar sammanställning av. Sammanställning av avvikelser är ett nödvändigt verktyg i förbättringsarbetet. En grupp bestående av representanter från slutenvården, öppenvården och tandvården fick i uppdrag att se över marknaden gällande informationshanteringssystem för bl.a. avvikelser. Efter många demonstrationer och studiebesök valdes Platina som bedömdes vara ett modernt och komplett system.

Lösning

Landstinget Gävleborg inför ett digitalt kvalitetsdokumentsystem baserad på Platina. Agio System och Kompetens AB har genomfört uppdraget att kartlägga arbetsprocesserna samt konfigurera och anpassa standardmodulerna för dokumenthantering och arbetsflöden som ingår i Platina. Detta för att kunna skapa, revidera och hantera de styrande, beskrivande och redovisande dokument som krävs för att bedriva diagnostik av patientprover med hög kvalitet. Den statliga myndigheten SWEDAC, som är ett nationellt ackrediteringsorgan, har funnit att lösningen uppfyller ställda krav och har godkänt att systemet används i den ackrediterade verksamheten. Idag används Dokumenthanteringen i skarp drift i hela Laboratoriemedicin 24 timmar per dygn och i princip alla pappersdokument är borta ur verksamheten.

Nästa steg för Platina som helhet är att bilda en projektorganisation och/eller förvaltarorganisation som som får uppdraget att breddinföra Platina. Landstinget står inför en Divisionaliseringsprocess som gör att Platina kommer att vara ett måste när alla delar i organisationen blir geografiskt spridda.

En klar fördel med Platina är att vi, när alla moduler är införda, känner igen oss och kan integrera de olika modulerna med varandra, t.ex. kan dokument kopplas till en avvikelse på ett smidigt sätt. Min vision är Platina som heltäckande system för dokumenthantering och avvikelsehantering inom landstinget, som vid behov kan kommunicera med externa system.” säger Ingrid Wigh, Kvalitetsledare inom Laboratoriemedicin och projektledare för införandet av dokumenthanteringen.

Vårt långvariga samarbete med Formpipe är mycket framgångsrikt och Platina är ett kraftfullt system för att skapa effektiva IT-stöd för olika typer av dokument- och ärendehanteringsprocesser inom offentlig sektor.” säger Jan Sundström, försäljningschef hos Agio System och Kompetens AB.

Agio System och Kompetens AB Agio är ett IT-företag som specialiserat sig på att utveckla och effektivisera informationsintensiva processer inom såväl offentlig sektor som näringsliv. Seniora medarbetare med lång erfarenhet från verksamhetsutveckling och systemstöd inom kommun, landsting och statliga myndigheter med fokus på e-service och e-förvaltning. www.agio.se