Martin Olsson

Information som ska slutarkiveras inom Stockholms läns landsting levereras till Landstingsarkivet. Mängden digital information som ska bevaras ökar och Landstingsarkivet avropade under 2016 en produkt för e-arkiv. Det vinnande anbudet kom från Formpipe, med Long-Term Archive.

Martin Olsson är förvaltningsledare på Landstingsarkivet. Vi fick möjligheten att höra hans syn på e-arkiv och vad som driver utvecklingen mot digitalt långtidsbevarande.

– Den mest grundläggande drivkraften för e-arkivering är förstås att mängden digital information snabbt ökar och då behöver vi metoder, verktyg och en hållbar miljö som garanterar ett säkrat bevarande av digital information över tid säger Martin.

Som arkivmyndighet ligger det i vårt uppdrag att förvara och vårda också digital information så att den är läsbar, egentligen för all framtid. Vi styrs av arkivlagen, men också av vår uppgift att tillgängliggöra arkiven, vi behöver skapa möjligheter för medborgare och forskningen att strukturerat söka i större informationsmängder, men även för nya innovativa lösningar kring informationshantering och e-tjänster.

En annan drivande faktor är att det finns åldrande system ute i verksamheter och organisationer, system som är dyra att förvalta och som blir till ett hinder för att effektivisera och modernisera IT-infrastrukturen. Frågan är helt enkelt vad man ska göra när ett system nått End-of-Life och man måste bevara informationen i detta system, det vill säga när informationen ska bevaras längre än systemets livslängd, fortsätter Martin.

Framtiden för digitalt bevarande

Informationscykel hos Landstingsarkivet

– När vi tittar framåt kommer det att bli naturligt att tänka tanken ”digitalt bevarande” i samma stund som en handling eller motsvarande informationsobjekt skapas. Det ska också vara en självklarhet när ett system som ska hantera bevarandeinformation designas. Digitalt bevarande kommer att finnas med som en naturlig del av informationens livscykel, menar Martin. En konkret frågeställning för framtiden är formatfrågan och vilken kapacitet framtidens digitala format kräver av e-arkivprodukter, exempelvis 3D och multimedia.

Landstingarkivet tidiga med e-arkiv

Landstingsarkivet har arbetat med e-arkiv under lång tid, man var tidigt ute med e-arkiv för exempelvis journalhandlingar – men förutsättningarna har förändrats under åren.

– När vi började med e-arkiv byggde vi en egen lösning på standardkomponenter eftersom vi inte kunde hitta några färdiga kommersiella produkter. Idag finns exempelvis Long-Term Archive för avrop eller upphandling. Vi har fattat det strategiska beslutet att i första hand satsa på en produkt, vilket innebär att inte vidareutveckla vår befintliga lösning och att inte heller utveckla en ny på egen hand. Beslutet fattades utifrån en behovsbild där det bland annat var viktigt att kunna utöka antalet leveranstyper (ex ärendeinformation, ekonomiinformation) jämfört med befintlig lösning, säger Martin.

Det var i samband med detta som Landstingarkivet gjorde ett avrop från SKI:s (SKL Kommentus inköpscentral) ramavtal, ”E-arkiv 2013”.

– Long-Term Archive blev det vinnande anbudet efter en process som inkluderade RFI (Request for Information) med demonstrationer och därpå avrop. Det var en helhetsbedömning där viktiga komponenter var förvaltningsbarhet, skalbarhet, sökmöjligheter, anpassningsbarhet vad gäller informationsstrukturer och självbeskrivande lagring, berättar Martin.

Planer framåt

– Framöver planerar vi för att utöka antalet definierade leveranstyper och därmed vidga scopet för vilken information Long-Term Archive ska ta emot för att bland annat möjliggöra avveckling av äldre system och avlastning av andra. Vi planerar också att effektivisera vårt tillgängliggörande – funktionerna för att söka och hämta ut information blir viktiga element, liksom att integrera med andra IT-komponenter, avslutar Martin.