Sverige är indelat i 21 län och alla län har en länsstyrelse där arbetet leds av en landshövding. Länsstyrelsen är en statlig, samordnande myndighet med ansvar för tillstånd och tillsyn inom många olika områden. Varje dag kommer det in tusentals ärenden till länsstyrelsen.

Dagligen fattas en rad beslut som kan röra allt från kameraövervakning, 3G-master till bygglov och naturreservat. Idag har alla verksamheter inom länsstyrelsen infört FormPipe Platina som handläggningsplattform och som grund för helt eller delvis automatiserade e-tjänster. 5 500 användare hos länsstyrelserna handlägger hundratusentals ärenden i Platina årligen.

De 21 länsstyrelseavdelningarna fick uppdraget från regeringen att öka servicegraden mot medborgarna och företag och att effektivisera handläggningen. Detta skulle man göra genom att skapa gemensamma intjänster från internet, kopplingar mot andra myndigheters system och genom att införa en gemensam plattform för det inre handläggningsstödet.Man började med att titta på ansökan och handläggning kring:

  • Stiftelser
  • Bevakningsföretag

För att fullfölja regeringens uppdrag och för att dra nytta av en ökad digitalisering behövde vi utveckla gemensamma, publika e-tjänster med basen i ett gemensamt inre handläggningsstöd.

– Målet var att alla handläggare skulle utföra hela arbetsprocessen inom ärendet, i nya elektroniska processer. Från diarieföring till beslut – från ax till limpa, säger Ewa Larsson, Länsstyrelsen. För det gemensamma inre handläggningsstödet bestämde man sig för att använda latina.

Ett projekt startades för att samla in krav från verksamheten och från medborgare och företag. Man arbetade med referenter från bevakningsföretag. För stiftelsehanteringen hade man kontakt med banker som i
många fall förvaltar stiftelser.

– Redan från start låg vår fokus på att standardisera, strukturera och återvinna funktionalitet som vi byggde upp. Ett sätt att säkra detta var att utveckla gemensamma funktioner i Platina, ett arbete som vi verkligen har igen när fortsätter att utveckla tjänster, säger Anna-Karin Daremo, Teamledare e-förvaltning hos Länsstyrelsernas IT-enhet.

En viktig intern effekt av att införa e-tjänster och gemensamt handläggningsstöd är kortare genomloppstider för berörda ärenden. Tidsbesparingen uppnås genom att kompletteringsbehovet av ärenden via e-tjänster minskar och genom att införa automatiska rutiner, som kontroll av ansökningsavgift och informationsutbyte med andra myndigheter. Ett bra exempel på detta är hur på- och avanmälan av väktare sker helt automatiskt.

– 80 % av alla ärenden från bevakningsföretag kommer idag in via e-tjänsten. Av dessa är det cirka 12 000 anmälningsärenden per år och de är nu helt automatiserade, säger Ewa Larsson.

Ytterligare en effekt är att antal frågor och telefonsamtal till handläggarna minskar från medborgare och företag. Sammantaget så ger detta utrymme till handläggning av mer komplicerade ärenden, service, tillsyn eller besparingar.

En annan viktig effekt är att Länsstyrelserna uppträder enhetligt med en aktuell länsstyrelsegemensam information. Genom harmoniserade ärendeprocesser uppnås en större grad av likabehandling och därmed rättssäkerhet i hanteringen. Genom webbdiariet publiceras dessutom ärenden på internet, vilket ger en
ökad tillgänglighet för allmänhet och journalister.

– Införandet av Platina hos Länsstyrelserna ligger väl i linje med ambitionen om en effektiviserad administrativ hantering och öppnar dörrar för en påskyndad utveckling av nya e-tjänster, säger Mats Lilienberg.