Alla som vill anordna spel i Sverige måste ansöka om tillstånd hos Lotteriinspektionen. Traditionellt sett har alla ansökningar skickats in på papper vilket har inneburit en tidskrävande pappershantering.

Om vi som exempel tar en ansökan om att få placera en Vegas-maskin på en restaurang så krävs det sju olika dokument bara för själva ansökan. Denna skickas sedan ut på remiss till kommunen som i sin tur skickar in sitt remissvar på papper.

Då det finns 2 200 ställen över hela Sverige som har Vegasmaskiner och som kontinuerligt måste uppdatera sina tillstånd, kan man förstå vilka mängder med papper som ska skickas fram och tillbaka. Resultatet blir att personalen får ägna mycket tid åt tråkigt och tidskrävande rutinarbetet med att mata in uppgifterna från pappersformulären in i datasystemen. Det här var förstås inte en optimal lösning, så för ett par år sedan fick myndigheten i uppdrag av generaldirektören att ersätta det egenutvecklade systemet med ett modernt, flexibelt, modulbaserat ärende- och dokumenthanteringssystem.

Lösning

Efter en utvärdering av olika system så föll valet på Platina by Formpipe. En av anledningarna var att produkten är moduluppbyggd så att Lotteriinspektionen bara behövde betala för de delar de använde. Men det fanns en annan fördel som vägde ännu tyngre i Lotteriinspektionen val av system.

– Det vi gillade allra mest var att det var så flexibelt mot andra system. Det gjorde att vi enkelt kunde integrera Platina med vårt ekonomisystem samt med ett egenutvecklat system som vi använder för att hantera våra tillstånd, säger Catharina. Lotteriinspektionen köpte in modulerna för ärendehantering, diarieföring och dokumenthantering.

Om vi återgår till exemplet med en Vegasansökan så kan ansökan nu skickas som ett digitalt dokument. Personalen på Lotteriinspektionen behöver bara kontrollera att utgifterna fyllts i ordentligt och trycka på OK. Ansökan lagras då automatiskt och en remiss skickas automatiskt ut till rätt person på rätt kommun. På samma sätt kan tillståndet automatiskt skickas iväg till rätt person när ansökan har godkänts.

Resultat

Det här har gjort att Lotteriinspektionen har kunnat effektivisera sitt arbete betydligt.

– Vi slipper nu att hantera 14 000 papper och istället för att spendera fem till tio minuter på att lägga in en ansökan i systemet gör vi det nu på en minut, säger Catharina Wallenius. En annan fördel med Platina är att alla dokument nu automatiskt hamnar på rätt plats. Det finns inte längre någon risk för att någon råkar placera ett dokument på fel ställe med resultatet att det kan bli svårt att hitta det efteråt. Nu ser Platina till att det blir ordning och reda utan att personalen behöver bekymra sig om det. Det kan förstås vara litet svårt att börja jobba med en ny produkt, men vi har inte upplevt några större problem påLotteriinspektionen enligt Catharina.

– Det tar förstås lite tid att för personalen att anamma ett nytt arbetssätt, men produkten är så användarvänligt att det har fungerat bra att komma in i det, säger Catharina. Med Platina kan personalen nu ägna sig åt intressantare uppgifter än att bara skriva in text som redan står på ett papper. Platina har varit i drift i 1,5 år hos Lotteriinspektionen och Catharina är övertygad om att det går att få ut ännu mer av Platina i framtiden.

– Vi tycker om när system och produkter kan göra rutinbearbetningarna åt oss så
personalen kan ägna sig åt mer kvalificerade arbetsuppgifter och det har Platina varit väldigt bra på att klara hittills. Vi kommer säkert att hitta många fler effektiviseringslösningar där vi kan utnyttja produkten i framtiden, säger hon. Ska vi sammanfatta Lotteriinspektionens erfarenheter av Platina så blir betyget med beröm godkänt.

– Vi är jättenöjda med Platina och det har absolut varit en mycket lyckad lösning för oss, avslutar Catharina.