Ingenjörskonsultföretaget NIRAS diskuterar hur de använder Lasernet för att reducera kostnader och öka kundservicen med hjälp av XML-baserade elektroniska fakturor.

Emil Larsen, CFO för NIRAS, förklarar:
“I början av 2005 utfärdades ett krav från alla våra offentliga kunder att fakturor inte längre skulle levereras i pappersformat utan som e-fakturor i XML-format. Eftersom en stor del av vår kundbas kommer från den offentliga sektorn väckte det signifikant vår uppmärksamhet, i synnerhet efterssom det inte var så mycket en begäran utan ett rättsligt direktiv från den danska regeringen. Detta innebar dock inte att vårt företag inte kunde dra nytta av initiativet.”

Jane Johansen, IT Manager, fortsätter:
“Redan från början visste vi instinktivt att det skulle vara mer kostnadseffektivt att omvandla vår ERP-produktion till XML än att använda ett tredjepartsföretag till att scanna våra pappersfakturor, omvandla dem till XML och sedan överlämna dem till våra kunder. Det skulle vara alldeles för dyrt, ta för lång tid och kunde ha lett till försenade betalningar. Frågan var däremot, hur skulle vår ERP-data konverteras till XML utan att helt omprogrammera vårt ERP-system? Detta var en kritisk punkt eftersom vi hade planer på att att flytta från Concorde till Agresso inom två år och inte ville spendera tid och pengar på att uppdatera ett snart föråldrat system.”
 
“Med dessa funderingar i åtanke deltog vi på ett Lasernet Output Management-seminarium och insåg snabbt att Lasernet skulle ge en perfekt lösning på vårt dilemma. Lasernet skulle inte bara göra att vi kunde omvandla våra fakturaproduktion till oioXML, Lasernet kunde även överföras från Concorde till Agresso utan några större problem. Implementationen av Lasernet gick mycket bra och vi var förberedda för den elektroniska fakturering som krävdes redan i mars 2005. Vi uppnådde målet flera månader tidigare än många av våra offentliga kunder.” lägger Jane Johansen till med en hint av ironi.

Fördelarna

Medan obligatorisk e-fakturering har minskat danska regeringens fakturahanteringskostnader med ca 68 000 euro, har även leverantörerna gynnats. NIRAS säger att de har minskat sina kostnader med cirka 30 000 euro genom besparingar på tryck, papper, porto och manuell kuvertering. Ännu viktigare är att det har skett en positiv effekt på företagets kassaflöde eftersom fakturorna tas emot av kunden nästan direkt de är genererade, i ett elektroniskt format som bokstavligen automatiskt kan bearbetas, vilket leder till att NIRAS får betalt snabbare.
 
“Vår verksamhet drar också nytta av ett effektivare arbetsflöde för försäljningens fakturahantering. Lasernet och dess associerade AutoFORM-arkivlösning undanröjer många av de tråkiga utskrifts-, fakturadistributions-, kuvert- och stoppningsuppgifterna. När fakturan skapas i XML framställs ytterligare ett exemplar i PDF-format som liknar den ursprungliga pappersfakturan. PDF-versionen skickas automatiskt till det elektroniska arkivet (tillsammans med XML-versionen) så att vi kan se den på skärmen ifall kunden har en förfrågan. Dessutom skickas en kopia automatiskt till den person hos NIRAS som är kontoansvarig samt till den berörda kundens ansvariga chef. Detta system minskar drastiskt antalet kundfrågor och när de väl ringer kan vi snabbt lösa deras fakturafrågor genom att titta på fakturorna på skärmen. Detta innebär också att det förenklar och förkortar fakturaförfarandet för godkännande av våra kunder.”