När Stockholms Hamnar ställdes inför krav på förändringar i sin fakturalayout insåg man snart att det system man använde inte längre höll måttet. För att ändra i layouten krävdes utveckling av den befintliga produkten, vilket inte gick att lösa på ett tillfredsställande sätt.

Bristen på möjlighet att enkelt förändra layout på fakturorna och utvecklas mot att använda nya format och distributionskanaler gjorde att man valde att söka en ny lösning.

Eftersom Stockholms Hamnar lyder under samma direktiv som Stockholms Stad, därigenom lagen om offentlig upphandling (LOU), gick man ut med en upphandling. Formpipes samarbetspartner OptoSweden valde att svara på denna upphandling med produkten Lasernet.

Lösning

Man jämförde ett antal lösningar och kom till slut fram till att Lasernet inte bara mötte de krav man hade på enkelt handhavande och användarvänlighet utan skapade även möjligheten att utveckla användandet av produkten. Att kunna skapa och distribuera PDF:er via mail valde man att göra på en gång. Man såg också att man med Lasernet enkelt kunde möta framtida krav och önskemål på olika e-fakturaformat. En annan faktor som man tittade på var möjligheten till bra stöd och support kring produkten, något man kände att OptoSweden levde upp till.

Resultat

Med Lasernet installerat har man idag tagit kontroll över fakturalayouten och därigenom även kvaliteten på dokumentet. Eftersom man numera kan hantera layoutförändringar internt har man lyckats spara in på många kostsamma konsulttimmar som annars varit nödvändiga för att kunna genomföra även de enklaste förändringar av dokumentets utseende.

Framtiden

Stockholms Hamnar blickar nu framåt och kommer under inledningen av 2010 att börja använda Lasernet för att skapa och skicka e-fakturor. Genom att gå över till e-fakturering kommer ytterligare besparingar att göras. I framtiden ser man även kompletterande tillämpningar av produkten, för hantering av andra dokumentflöden och därigenom ännu effektivare rutiner.

“Det är bara fantasin som sätter gränserna.” säger Malin Wiman på Stockholms Hamnar.