Swedac, styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll, hade som mål att effektivisera sin verksamhet genom att digitalisera informationshanteringen fullt ut - från ärendehantering till långtidsbevarande.

Swedac valde Long-Term Archive för en komplett e-arkivlösning.

Utmaningen

Swedacs verksamhet är mycket informationsintensiv, både internt och ut mot kunder. För arkivering behövde handläggaren hos Swedac tidigare skriva ut ett avslutat ärende på papper för att sedan lagra det i ett fysiskt arkiv. Det upplevdes av handläggaren som ett onödigt moment, att skapa en pappersakt i en övrigt helt digital kedja, där ärendehanteringen görs i W3D3.

Utmaningar som Swedac möter dagligen berör informationssäkerheten. Informationen som hanteras av organisationen ska vara tillgänglig, säker och korrekt och fokus från verksamheten är att säkerställa att informationen hanteras på ett säkert sätt i enlighet med de lagar och regler som gäller.

– Att vi på Swedac hanterar informationen på ett säkert sätt är i grunden en förtroendefråga. Det är vårt ansvar att information som hanteras av oss inte läcker ut eller hamnar i fel händer, att den är korrekt så att vi kan fatta rätt beslut samt att den är tillgänglig, så att vi inte behöver leta efter informationen, säger Richard Ericsson, Enhetschef IT och service på Swedac.

Det är Riksarkivets föreskrifter som styr hur Swedac ska redovisa sin information. För att möta Riksarkivets krav och verksamhetens mål på en fullt ut digitaliserad informationshantering valde Swedac Long-Term Archive.

Lösningen

Swedac valde Long-Term Archive som e-arkivlösning. På några veckor fick Swedac en färdig lösning för att digitalisera och automatisera arkivprocesser från överföring till lagring med ett 1000-årigt perspektiv. Med lösningen täcks behoven inom modern e-arkivering och därmed kan Swedac i högre grad fokusera på verksamhetsfrågorna. Modern e-arkivering ger bland annat ökad tillgänglighet och service, högre informationssäkerhet, högre effektivitet och betydande kostnadsbesparingar vilket även rimmar bra med vad Swedac efterfrågade.