Tele2 hanterar dagligen hundratusentals dokument. Att ha kontroll på informationsflödet är viktigt, inte minst för att hålla kostnaderna nere och leva upp till kraven på spårbarhet. Därför använder Tele2 Formpipes programvara, Platina.

I hård konkurrens med andra system beslutade sig Tele2 för Platina. I januari 2006 började systemet implementeras. Idag använder 2 000 anställda inom Tele2 och företagets leverantörer Platina över stora delar av världen.

Som en av Europas ledande leverantörer av lösningar för telekom har Tele2 en omfattande byggverksamhet. Master ska sättas upp, antenner komma på plats och kablar grävas ned – och inte bara i Sverige, utan i alla länder där bolaget är verksamt. I den processen hanteras tusentals dokument och beställningar.

Tack vare Platina har antalet fel minskat avsevärt

 Vi är nöjda med resultatet. Bara inom byggsektorn har vi sparat åtskilligt genom att fel har minimerats och genom att vi fått effektivare processer. Nu när våra entreprenörer arbetar i Platina har deras arbete effektiviserats avsevärt. Det har bland annat inneburit att vi kunnat sänka deras ersättning, säger Lars Beck, senior business analyst på Tele2.
 
– Att hålla kostnaderna nere var ett viktigt mål med Platina, men inte det enda. Att rätt person får korrekt information är också viktigt. De ska inte få för mycket, men inte heller för lite. Med Platina har vi exakt kontroll på vilka personer som har tillgång till vilken information. Dessutom kan vi enkelt se vem som har läst informationen och vilka som gjort ändringar, fortsätter Lars Beck.
 
Kraven på företagens dokumentation och spårbarhet har ökat kraftigt under senare år, bland annat som en följd av Enron-skandalen. Brister inom bland annat just spårbarhet ledde till en ny bolagsstyrningskod, Sarbanes-Oxley Act (SOX). I Europa benämns motsvarande lagkod ofta EuroSOX.
 
Inför upphandlingen av ett nytt system stod valet mellan ett antal leverantörer. Tele2 krävde bland annat att det nya systemet skulle stödja SOX- och ITH-processer, ett krav som Platina uppfyller.
 
– Det har gått smidigt att anpassa Platina efter våra specifika förutsättningar. Platina slår konkurrenternas erbjudanden på fingrarna, speciellt om man jämför pris i förhållande till kvalitet, säger Lars Beck.
 
Tele2 använder Platina till bland annat arbetsorderhantering, teknisk dokumentation, projektdokumentation, användarmanualer, finansärenden, fakturaarkiv och avtal. I juni 2008 var Platina i full drift och idag finns 600 000 dokument i systemet.
 
Platina ersatte ett antal olika system för dokument och fakturahantering. Trots att det varit ett omfattande arbete har implementeringen löpt väl, i princip har en konsult tillsammans med några samarbetspartners drivit projektet, från start till mål.