Trafikkontoret i Göteborgs stad har 120 anställda och arbetar med bland annat trafikplanering, parkeringsfrågor, reglering, tillstånd och dispenser och handlägger många tusentals ärenden varje år.

Man arbetar ständigt för att öka effektiviteten i handläggningen och tillgängligheten för allmänheten och har som ett led i detta utvecklat e-tjänster för boendeparkering med Platina som plattform. Idag hanteras ungefär 15 000 ärenden för boendeparkering och en ansökan via e-tjänsten är i de flesta fall helt automatiserad och tillgänglig dygnet runt.

Utmaning

När trafikkontoret började diskutera e-tjänster fann man behov av att samla all information kring ansökningarna till en punkt för att förenkla hanteringen och man saknade också möjlighet att enkelt ta ut adresser och statistik i den dåvarande lösningen.

– Det handlade om att vi behövde öka tillgänglighetenoch få en bättre arbetsmiljö genom ett ansökningsförfarande som var lätt att hantera för våra anställda. Och så såg vi förstås möjligheten att effektivisera handläggningen, säger Lena Jungbeck, enhetschef på Trafikkontoret

Lösningen

Idag kan man göra ansökningen via internet och en standardansökan är indelad i sex steg. När kunden gått igenom de sex olika stegen kan den skriva ut en temporär parkeringsdekal och placera i bilens framruta. Efter att ansökan slutligen blir godkänd skickas filer automatiskt till ett tryckeri, med namn och adressuppgifter på de godkända sökande. Parkeringstillståndet trycks och skickas ut oftast inom 3-4 dagar.

– När en ansökan görs rasslar det bara till i systemet så är allt klart. Det här gör att man kan ansöka om parkeringstillstånd en söndagskväll, direkt få det godkänt och placera dekalen i rutan, berättar Lena Jungbeck.

Effekter

Trafikkontoret i Göteborg har idag omvandlat rutinärendena kring boendeparkering, till e-tjänster med flera automatiserade administrativa processer och därmed kan tjänstemännens tid användas till andra, mer kvalificerade arbetsuppgifter.

– Handläggningstiden för en standardansökan har minskat från tre veckor till tre dagar, säger Lena Jungbeck. Av de sammanlagt 1 300 ansökningar som varje månad kommer in till Trafikkontoret är det bara en handfull som idag kommer in via pappersblanketter. Antal personliga besök på Trafikkontoret i samband med ansökningarna har minskat från 600 till 150 per månad.

Att kunderna själva kan administrera sina parkeringstillstånd och en direkt uppdatering sker i Platina frigör ytterligare resurser hos Trafikkontoret.

– Sammantaget gör detta att endast en person behövs för att administrera ansökningshanteringen mot de fyra personer som tidigare krävdes, den övriga tiden kan användas till mer kvalificerade uppgifter för våra tjänstemän. Återbetalningskostnaden för att införa dessa e-tjänster räknar vi till bara ett och ett halvt år, avslutar Lena Jungbeck.