Lasernet blev den självklara lösningen för Unicef Danmark. Här har man nu säkerställt att rutinerna hanteras på ett enklare sätt, vilket hjälpt organisationen att spara både tid och pengar.

Formpipes partner Datacon är IT-konsult åt Unicef i Danmark. Datacon har samarbetat med Unicef i flera år och har därmed byggt upp god kunskap om organisationen. I samband med att Unicef bytte affärssystem rekommenderade Datacon att de skulle införa Lasernet. Vid implementeringen har Datacon fungerat som rådgivare och support.

“Fördelarna med Lasernet är många. Vi har fått ett bra och effektivt dokumenthanteringssystem. Tidigare var vi beroende av en speciell skrivare när vi hanterade våra olika dokument, till exempel vid utskrifter av de fakturor som vi skickar till företag och privatpersoner. Nu är Lasernet anpassat direkt till vårt ekonomisystem, vilket effektiviserat hanteringen av alla våra affärstransaktioner.” säger Thomas Andersen, administrativ chef på Unicef Danmark.

“Vi sparade också en hel del tid och resurser genom att vi redan hade en bra samarbetspartner i det här projektet. Vi behövde därför inte värdera en mängd olika anbud utan kunde snabbt komma igång med processen tillsammans med Datacon.” fortsätter Thomas Andersen.

Lasernet

En annan fördel med Lasernet är att man kan göra både mindre och större ändringar i fakturor och ordersedlar i designen, text och ramar. Till exempel kan fakturor anpassas på ett bra sätt direkt i ekonomisystemet.

“Vi sparar dessutom papper, eftersom flera av dokumenten nu kan skrivas ut på en sida istället för två. Vi har även investerat i ett nytt ekonomisystem, Dynamics AX. Tack vare att vi valde Lasernet har vi säkerställt att ingen information förlorats i det nya ERP-systemet.” säger Thomas Andersen.

Framtidsperspektiv

Hos Unicef Danmark finns också förslag på hur Lasernet i framtiden kan användas för att höja servicenivån för de företag, organisationer och privatpersoner som köper varor från Unicef.

“En av de saker som vi ska arbeta vidare med efter implementeringen av Dynamics AX, är att ge kunderna möjlighet att ta emot sms eller e-post som bekräftar att deras varor har skickats, oavsett om de har handlat via vår webbshop eller vår postorderavdelning. Vi kommer helt enkelt att kunna ge kunderna en bättre service om vi inför detta arbetssätt.” säger Thomas Andersen.

Dessutom ska Unicef samtidigt upplysa om ett Track & trace nummer från Post Danmark, vilket innebär att kunden själv kan följa sin vara under hela transaktionskedjan. Det ger kunden en möjlighet att få veta när varan kommer fram eller om den eventuellt är försenad eller tillfälligt slut. Rent tekniskt kan Unicef informera om detta genom en internetväxel för de kunder som beställt via nätet. Det är dock bara genom Lasernet som det i framtiden blir en lösning som alla kunder kan få glädje av, oavsett beställningssätt.

Målet både nu och framöver är att skapa ett system, där affärsrutinerna inte påverkas av de systemskiften som sker på Unicef Danmark.

“Lasernet uppfyller de krav vi ställer. När vi ser tillbaka på hela processen så har Lasernet fungerat som det perfekta supportsystemet för Unicef. Inte några av de kunder som har köpt varor hos oss under den period då vi bytte från ett äldre system till Lasernet har märkt att det skett en förändring rent systemmässigt. Allt fortskred som det skulle. Jag är därför övertygad om att denna lösning är intressant även för andra av Unicefs kommittéer runt om i världen.” säger Thomas Andersen.