VINNOVA, Sveriges innovationsmyndighet, hade under en längre tid sökt efter ett system för långtidsbevarande av elektronisk information.

När VINNOVA fick reda på att det fanns ett nyutvecklat system för bevarande tog man täten och blev först ut att investera i Long-Term Archive by Formpipe.

Alternativen för resurskrävande

Tidigare har det enda alternativet för myndigheter varit att kravställa och utveckla elektroniska arkiv på egen hand, eller med hjälp av konsulter. Detta har medfört höga kostnader. Dessutom är inte ett långsiktigt digitalt bevarande en kompetens som finns på myndigheter i allmänhet och för att nå fram till en lyckad arkivlösning krävs ett varaktigt samarbete mellan arkivarier och systemutvecklare. Att driva ett sådant resurskrävande projekt såg inte VINNOVA som realistiskt.
– Vi har inte heller sett andra arkivsystem på marknaden som några egentliga alternativ. Antingen har de inte varit tillräckligt standardiserade för att passa vår verksamhet eller också har de inte varit uppbyggda enligt Riksarkivets krav.

Elektroniskt bevarande blir ett stort skifte

– Inom de närmsta åren kommer detta att explodera i den offentliga sektorn, menar Lars Näslund. Mängden elektronisk information som registreras i olika verksamhetssystem växer idag mycket kraftigt. För drygt hundra år sedan genomfördes en stor förändring i hur man arkiverade myndighetsarkiv i och med införandet av allmänna arkivschemat – en beskrivning av hur myndigheter ska arkivera. Nu har Riksarkivet ändrat detta till ett mer processorienterat sätt att se på arkivering. Det är dock inte det processorienterade synsättet som kommer vara den stora skillnaden, så som framtida forskare kommer se det. Den stora revolutionen är att myndigheterna övergår till ett elektroniskt bevarande vilket skapar helt andra möjligheter både till att vårda arkiven men framför allt till tillgängliggörande av dem, avslutar Lars Näslund.