I Västerås stad stod man för några år sedan i begrepp att upphandla IT-stöd för Ärende- och dokumenthantering i staden. Karin Hjärpe, kanslichef på stadsledningskontoret, såg redan då
potentialen i att ta ett större grepp kring hur man skulle kunna effektivisera beslutsprocesser och interna arbetsrutiner. Västerås stad valde FormPipe W3D3 som IT-stöd och tack vare sina tydligt satta mål är man i dag en förebildskommun när man pratar om digital ärendehantering.

Bakgrunden till förändringsarbetet var flera rapporter som visat på kvalitetsbrister i stadens ärendeprocesser. Det handlade inte minst om stora variationer i arbetssätt. Alla arbetade olika och huvudsakligen manuellt på de olika förvaltningarna inom stadens organisation. Samtidigt stod staden också inför valet att förnya avtalet med sin befintliga leverantör alternativt att söka ett nytt IT-stöd.

Kanslichef Karin Hjärpe på stadsledningskontoret såg potentialen i att ta ett större helhetsgrepp över hela beslutsprocessen – från ax till limpa – och skapa processer med högre kvalitet, effektivitet och tillgänglighet. Hon gav därför uppdraget att börja skapa ett ”bör-läge”, alltså att definiera och klargöra det arbetssätt staden skulle jobba efter för att nå upp till dessa mål.
– Systemet vi ville ha skulle stödja dessa processer, säger Karin Hjärpe.

Omfattande krav
Västerås stad efterfrågade en helhetslösning som gav möjligheter till en totalt digitaliserad process från start till slut med en enkelhet att involvera flera olika yrkesgrupper. Kravspecifikationen som togs fram var mycket omfattande och utgick ifrån denna digitala vision, konkretiserad ner till funktioner som behövdes för att stödja det önskvärda arbetssättet.

– Vi valde mellan att förlänga vårt befintliga avtal, bygga eget eller att gå ut i upphandling baserad på den kravspecifikation som kom ut av de genomförda processkartläggningarna. Det slutade med att vi avropade FormPipe W3D3 mot ett befintligt ramavtal hos Verva (idag Kammarkollegiet) och ställde fördjupade frågor, säger Jenny Broberg Kudryk, utvecklare på Västerås stad.

Hög tillgänglighet och automatiserade processer
Idag används FormPipe W3D3 av såväl registratorer, nämndsekreterare, handläggare och chefer. Staden har förflyttat en hel del av tidigare manuella hantering in i systemet vilket förenklar och snabbar upp samtliga steg av beslutsprocessen. Västerås stad hanterar idag alla handlingar digitalt. Pappershandlingar skannas vid ankomst till arkivbeständigt format och hanteras därefter digitalt genom hela ärendeprocessen, förutom vid utskick till kommunens politiker, något som dock ligger i stadens utvecklingsplaner. Samtliga ärenden och handlingar konverteras sedan till arkivbeständigt format och bevaras digitalt. Stadens huvudregistrator har därför ett papperslöst skrivbord (med undantag för den handfull identifierade handlingar som kräver egenhändigt undertecknande.)

– Tillgängligheten är nog den största förändringen mot hur vi arbetade tidigare. Idag är inte längre handläggarna beroende av huruvida registrator är på plats eller inte utan kan söka själv efter det de söker, säger Jenny Broberg Kudryk.

Brett införande och förankring
Västerås fick snabbt igång registraturen men övriga grupper blev något försenade på grund av nödvändiga anpassningar och testning. Vid införandet utbildades samtliga användare dels i juridiken som styr processen och därefter i IT-stöd. Ingen användare har släppts in i systemet utan utbildning. Västerås stad har också arbetat med så kallade förändringsteam, där varje förvaltning skapat en arbetsgrupp bestående av registrator, nämndsekreterare, handläggare och i vissa fall även chef.

– Den breda förankringen som genomgående förts på olika nivåer i organisationen, de omfattande processkartläggningarna, arbetet med förändringsteamen i kombination med en mycket målinriktad projektorganisation ledd av en fantastisk huvudprojektledare som varit konstant genom de fem år arbetet med införandet av IT-stödet pågått tror vi är våra framgångsfaktorer, avslutar Jenny Broberg Kudryk.