En av våra kunder önskade ersätta den lösning som bygger på POP3 som finns idag och man ville att lösningen skulle fungera ungefär som den befintliga e-post integrationen i FormPipe W3D3.

Idag skickar vi in den e-post som ska in i FormPipe W3D3 från en registratorsbrevlåda som använder Outlook. Det används ingen form av auto-reply på inkommen e-post. Vi ser att vi även i fortsättningen kommer skicka in e-posten in i FormPipe W3D3 på samma sätt som vi gör idag för att undvika att få in e-post som inte behöver registreras".

Processen

En e-postmottagare får ett mejl som behövs diarieföras. Genom att flytta mejlet till en gemensam mapp i Outlook kommer det att dyka upp som en inkommen handling i FormPipe W3D3. Den gemensamma mappen är kopplad till en FormPipe W3D3-serie. Olika mappar kan vara kopplade till olika serier.
 
Den automatiska processen läser mejl från vissa mappar i Exchange och skapar handlingen. Handlingen skapas med mejlets "Subject" som "Åtgärd/Handl". Mejlet blir en textfil och eventuella bilagor blir egna filer. Alla mejl som integrationen använt för att skapa ärenden kommer att flyttas bort från den mapp som de låg i såvida man inte konfigurerat att de ska tas bort helt.

Fördelar med denna lösning

  • FormPipe W3D3 är inte längre beroende av att ha egna e-post konton. Kopplingen mellan FormPipe W3D3 och Exchange kan ske via publika mappar i Exchange.
  • Minskar risk för spam in i FormPipe W3D3.
  • Man kan använda sig av de regelverk som redan idag finns i Exchange. T ex flytta mejl till specifik mapp i Outlook beroende på avsändare, ämne osv.
  • Alla användare av e-post systemet kan på ett enkelt sätt sända mejl till registrator för vidare bedömning.