Lemontrees lösning för framställning och publicering av konsoliderade författningssamlingar uppfyller de nya rekommendationerna från Domstolsverket som anger hur författningssamlingar skall publiceras i konsoliderad form.
Kostnaderna i tid och pengar för att fortsätta med gamla och manuella arbetssätt för att konsolidera författningssamlingarna, återsöka giltiga föreskrifter för utvalda tidsperioder samt upprätthålla ordning och reda på förändringar i innehåll och layout är inte längre försvarbara. På grund av detta behöver många myndigheter omgående se över sina systemstöd för dessa processer.
Därför har Lemontree tagit fram en effektiv helhetslösning kallad Totem, som digitaliserar och automatiserar arbetet med att skapa, konsolidera och publicera författningssamlingar enligt Domstolsverkets nya riktlinjer. Totem används som stöd under framtagningsprocessen av författningssamlingar och för att säkerställa att författningssamlingarna kungörs på rätt sätt och även i övrigt publiceras korrekt enligt givna regler och formateringskrav. Varje enskild paragraf och bilaga spåras individuellt på ett sätt som gör det möjligt att automatiskt konsolidera hela författningssamlingar och återsöka historiska förändringar utan krångliga korsreferenser.
Totem kommer med ett eget användarvänligt redigeringsgränssnitt och lagrar dokumenten i ett öppet, framtidssäkert XML-format. När en författningssamling är klar för trycklov publicerar Totem, i sitt grundutförande, författningssamlingarna i PDF/A. Detta gör det möjligt att sluta använda olika ordbehandlare som inte är avsedda för den typen av informationshantering.
Författningssamlingen hanteras och sparas som arbetsdokument och handlingar, vilket gör det möjligt att effektivisera versionshanteringen. Totem separerar även informationshantering från layout och typografi, vilket gör det möjligt för användaren att fokusera på innehållet istället för på att format och utseende är korrekt. Utseendet definieras i ett separat layoutgränssnitt vilket säkerställer att alla publicerade författningar uppfyller de formateringskrav som den enskilda myndigheten ställer.
Totem är färdigintegrerat med dokument- och ärendehanteringssystemen FormPipe W3D3 och FormPipe Platina för att lagra och diarieföra de fastställda författningssamlingarna i PDF/A-format. I dessa system kan även befintlig funktionalitet för arbetsdokument och arbetsflöden utnyttjas för att ytterligare strukturera framtagningsprocessen.