Har du brug for at komme i kontakt med os?

Formpipe Software A/S
Lautrupvang 1
2750 Ballerup
DK - Denmark

+45 33 25 65 55
info.dk@formpipe.com

CVR-nummer: 29177015

 

Salg

salg.dk@formpipe.com


HR

hr.dk@formpipe.com


Support

support.dk@formpipe.com

Presse & Kommunikation

Louise Winther Høybye
+45 72 20 80 60
Louise.winther@hotmail.com

Vil du sikre GDPR compliance i hele din organisation?

Forestil dig, at du kunne finde alle personoplysninger i dine mails,
i notater, på drev, i it-systemer etc...

HVAD ER PROBLEMET?

Kunne det her også være dig?

Sidder du nogle gange med fornemmelse af, at der kunne ligge personhenføredata data i din organisation, som måske ikke er beskyttet helt så godt, som de burde? Eller måske oplysninger om borgeres CPR-nummer, der ligger gemt i gamle mails, dokumenter på fællesdrev, hvor der ikke er sikkerhed for, at det kun er de rette personer som har adgang til dem? Ja, så er din fornemmelse med stor sandsynlighed mere end blot en følelse. Og du er med sikkerhed ikke den eneste. Lad os få gjort noget ved det!

Vi har allerede gjort det flere steder!

Vi har givet mange organisationer ro i maven omkring deres daglige arbejde med data. Vi finder de personoplysninger, der er havnet forkerte steder og sikrer effektiv GDPR compliance.

Hør her, hvordan vi har gjort i Hvidovre Kommune.

Hvordan arbejdede I med data før i tiden?

Tænk blot på hvordan praksis omkring mailkommunikation med borgere, kunder og kolleger var for ganske få år siden. Her var det ikke ualmindeligt, at såvel CPR som oplysninger om personers situation, behov eller særlige oplysninger var en del af korrespondancen. Det var faktisk – hånden på hjertet – nok hverdagen for rigtig mange. Arbejder du i en offentlig organisation, er nogle af disse mails måske allerede journaliseret på de relevante sager. En hel del er nok ikke. Og mere relevant. Er det slettet fra mail-kontoen hos den sagsbehandler, der varetog korrespondancen? Erfaringerne viser, at det kun sker sjældent.

Måske kender du også nogen, der af og til begynder sagsbehandlingen med at åbne Word og skrive en sagsfremstilling. Det er nemt og hurtigt. Dokumentet gemmes måske på skrivebordet eller på afdelingens fællesdrev, som en mellemstation, fordi det netop skal gå hurtigt. På et tidspunkt bliver dokumentet lagt ind på den relevante sag i ESDH-systemet, men originalen vedbliver med at ligge på drevet. To ens dokumenter ligger nu to forskellige steder. Det ene er beskyttet, det andet ikke. Den ene skal naturligvis slettes med det samme. Bliver den mon altid det? Erfaringerne viser, at det sker af og til. Men bestemt ikke altid.

Eksemplerne her var god latin for ikke så længe siden, men er nu blevet gjort mindre stuerene med bl.a. den nye GDPR-forordning. Praksis har dog ikke alle steder ændret sig væsentligt og fortidens ’synder’ er så omfattende, at almindelig datahygiejne og sporadisk oprydning forslår som en skrædder i helvede. Du har på fornemmelsen at der er noget som ikke er som det burde. Men du ved ikke hvor og slet ikke hvor meget. Så hvordan bliver du nogensinde sikker på, at du er i bund eller har været tilstrækkelig grundig?

DATA
HVORDAN?

Har du heller ikke fået ryddet helt op i dine data?

Forestil dig hvis nogen eller noget sørger for, at der blev ryddet op i dine mails, dine filer, dine arkiver, dine it-systemer. Og rydder så grundigt op, at du ikke længere behøver bekymre dig over, om GDPR overholdes. Det kan sikre din organisation mod datalæk, bøder og forsidehistorier – og, måske vigtigst af alt, give dig den ro i maven, du måske mangler, når snakken falder på GDPR compliance i din organisation.

Tænk hvis du også selv kan slippe for, at gennemgå alt det arbejde, du har lavet de sidste 10-20 år og ikke skal åbne og lukke tusindvis af mails, sager, dokumenter osv. Hvis du kun skal forholde dig til, hvad der skal være rettesnoren for god datahåndtering i din organisation. Hvis du kun skal beslutte, hvad der skal handles på, bevares, accepteres, flyttes mv. vil det pludselig være langt lettere at overholde GDPR såvel som organisationens regler for sikker datahåndtering.

Hvis du, dine medarbejdere, dine kollegaer selv skal rydde op opstår risikoen for at lave fejl og overse vigtige forhold. Vi er kun mennesker. Og risikoen er stor, når vi selv skal kontrollere vores eget arbejde, og måske endda selv fortolke de retningslinjer, der bliver stukket ud for os. Opgaven overstås derfor nok ikke i en omgang, men er en vedvarende tilbagevendende begivenhed. Og bliver du mon nogensinde helt færdig? Virkeligheden er jo for de fleste, at det her arbejde skal gøres sideløbende med alt det andet, som også skal laves. Så tiden er knap. Men hvad nu hvis nogen eller noget gør arbejdet for dig?

Hvad siger kunderne?

”Vores datakvalitet er blevet markant forbedret - det er virkelig positivt. På sigt vil systemet have en præventiv effekt. Det kan rydde op og skabe nye, sunde vaner for at håndtere følsomme personoplysninger." 

Læs resten af fortællingen om hvordan vores løsning sikrer effektiv GDPR compliance i Esbjerg Kommune.

Lad en anden klare dine opgaver

Formpipe har udviklet en løsning, der kan sørge for at ovenstående genkendelige svipsere, kommer til at høre fortiden til. Løsningen scanner, identificerer og præsenterer dig for samtlige forhold i din organisation, som ikke overholder GDPR, generel god datasikkerhed eller din organisations særlige krav til datahåndtering. Løsningen spørger dig, hvordan den skal forholde sig til de eventuelle overtrædelser af GDPR eller jeres egne datasikkerhedsregler, som du og dine kolleger er kommet til at forvolde. På et tidspunkt, hvor ingen vidste bedre. Herefter udfører løsningen selv de tidskrævende operationer og du slipper for en masse besvær med oprydning og dobbeltarbejde, som du ikke har tid til. Det lyder da meget rart, ikke?

Løsningen kan sikre effektiv oprydning i data i alt fra mail-systemet og fildrev til ESDH og andre sags- og dokumentbærende systemer, I måtte ønske at få kigget igennem. Løsningen indeholder en række regler, som er designet til at holde øje med, om GDPR og jeres individuelle politikker omkring datasikkerhed eller etik overholdes. Ud over at sikre, at oprydningen bag ud i tid bliver gjort korrekt og til ende, sikrer løsningen også, at alt der produceres fremover overholder samme standard. Bliver der produceret dokumenter, sager, mails, notater, kalenderinvitationer etc. som er i konflikt med noget af dét, som reglerne holder øje med, får du besked. Herfra kan du handle på overtrædelserne, nemt og hurtigt.

Og I kan let tilføje flere regler selv, hvis I vil udvikle og optimere jeres datasikkerhed endnu mere. Vi ved fra vores eksisterende kunder, at der kan gå helt sport i at finde på nye regler og praksisser, der bidrager til højere datasikkerhed. Det er jo en grundlæggende tilfredsstillelse, når man kan se, at opgaverne forsvinder automatisk fra ens skrivebord. Og så er det sjovt og motiverende, at man samtidig kan følge, hvordan datasikkerheden løbende bliver bedre i organisationen, i teamet, hos én selv.

 

Klik her og læs mere

KVALITET