Har du brug for at komme i kontakt med os?

Formpipe Software A/S
Lautrupvang 1
2750 Ballerup
DK - Denmark

+45 33 25 65 55
info.dk@formpipe.com

CVR-nummer: 29177015

 

Presse & Kommunikation

Louise Winther Høybye
+45 72 20 80 60
Louise.winther@hotmail.com

Aflevering til Rigsarkivet

Bringer de obligatoriske afleveringer til offentligt arkiv ind i fremtiden.

Hvad får du?

At aflevere til offentlige arkiver kan være en både dyr og langsommelig proces - sådan er det jo oftest med de ting, der bare skal gøres. Kender du det? Ikke desto mindre, er det et lovkrav, der naturligvis skal overholdes.

Så hvorfor komplicere det mere end højst nødvendigt. I Formpipe har vi markedets mest solide, effektive og velafprøvede ”maskine” til at foretage afleveringer til offentligt arkiv.

Er du klar til at bringe fortiden ind i fremtiden?

Eller I hvert fald til at høre mere om, hvordan det gøres på den mest effektive, sikre og hurtige måde? Så lad os tage en snak... Kontakt os her.

HVORFOR?

Arkivering er ikke kun for arkæologernes skyld

I Danmark stilles der skrappe krav til at offentlige organisationer håndterer og arkiverer deres kraftigt stigende datamængder. Offentlige myndigheder er forpligtet til at aflevere bevaringsværdige data fra deres ESDH-systemer til et offentligt arkiv. Bevaringsværdige data dækker typisk over dokumenter som afgørelser, beregninger samt diverse lyd- og billedfiler, der er indgår i en sag.

Mens de statslige myndigheder er forpligtet til at aflevere deres data til Rigsarkivet, kan de kommunale myndigheder selv vælge, om de vil aflevere til Rigsarkivet eller til et lokalarkiv – også kaldet et §7-arkiv.

Og hvorfor skal vi så det, tænker du måske? Det skal vi, for at sikre data til fremtiden. Ikke kun, så fremtidens arkæologer vil få mulighed for at grave informationer om forhistoriske samfund frem. Men også, så vi på den kortere bane kan dykke ned i data og genoplive dem ved behov. Et stigende fokus på datasikkerhed og nye GDPR-regler øger også behovet for at aflevere data til arkiv.

Det stiller store krav til indsigt i sags- og dokumentsystemer, arkivlovgivning og konverteringsværktøjerne, der anvendes til at levere data i det rette format, til den rette tid og naturligvis også til den rette pris.

Igennem de sidste 10 år har vi udviklet og forfinet vores metode til at foretage afleveringer til Rigsarkivet og andre offentlige arkiver. Hvert eneste år sikrer vi, at adskillige kunder bliver hjulpet sikkert i mål med deres afleveringsprojekter. Vores metoder bygger på en effektiv 3-trinsrakat og en solid konverteringsmotor, der har fjernet så godt som alt det manuelle arbejde i vores kunders afleveringsprojekter.

HVORDAN?

3-trinsraketten klarer det for dig

Det er ikke raketvidenskab at foretage en Aflevering til Rigsarkivet. Men det er en lang proces, der kan koste både blod, sved og tårer – eller rettere sagt, dobbeltarbejde, lange arbejdsdage og fokus fra de ting, der formentlig betyder mere. Effektive afleveringsprojekter kræver indsigt, erfaring og kompetence. Det har vi. Faktisk har vi så meget af det, at vi kalder os eksperter på området. Når vi hjælper vores kunder sikkert i mål med en aflevering til offentligt arkiv, sker det gennem vores veludviklede og gennemprøvede 3-trinsrakat. Det hedder den naturligvis, fordi processen frem til den egentlige aflevering består af tre trin. Lad os løbe dem hurtigt igennem for dig.

For at blive klar til ”take off” skal du først igennem trin 1 – vi kalder det ”Foranalysen”, fordi vi netop her udtrækker og analyserer data og lægger rammerne for den konkrete aflevering fast.

Du er nu allerede klar til trin 2 i forløbet. Vi kalder det ”Standardaflevering”. Her konverteres bevaringsværdige data til TIFF, samt lyd- og billedfiler til MPEG4. Her anvender vi vores konverteringsmotor, der effektivt foretager konverteringen. Sideløbende foretager vi ADA-test af de konverterede data. ADA er Rigsarkivets testprogram til godkendelse af arkivversioner. Vi konverterer og tester samtidig for at forkorte projektperioden betydeligt, så du hurtigere bliver klar til din månelanding.

Det stiller store krav til konverteringsværktøjerne at levere data i rette format og inden for en overskuelig periode. Formpipe har over de sidste 10 år udviklet og optimeret en konverteringsmotor, der kan behandle store mængder af data og sikre høj kvalitet i konverteringen.

Når alt data er konverteret og afleveringsbestemmelsen er aftalt mellem kunden og arkivet, dannes en arkivversion.

Og så nåede vi allerede til 3. og sidste trin i raketten. Kan du se affyringsrampen?

I trin 3 – ”Godkendelse hos arkiv” – udlæses arkivversion på en disk, som afleveres til Rigsarkivet eller det lokale §7-arkiv. Arkivet gennemfører en test og godkender, hvis alt er som det skal være. Det plejer det at være.

1 – 2 – 3 – READY FOR TAKE OFF!

Sværere behøver det faktisk ikke at være. Og det bedste af det hele er, at vi klarer alt det her for dig. Du skal give os adgang til de data, der skal arkiveres – resten klarer vi.

Skal vores hold hjælpe dig til månen?

Et afleveringsprojekt er en proces, der dels kræver forretningsviden om ESDH-systemet, dels viden om arkivernes krav til afleveringerne. Dertil kommer den tekniske opgave med at konvertere, teste og danne arkivversionen.

Formpipe har etableret et fast team af projektledere, forretningskonsulenter og udviklere, der gennemfører projekterne og løbende udvikler vores konverteringsmotor.

I skrivende stunde kan der konverteres over 600 filtyper og konverteringsmotoren udvikles løbende, så antallet er stigende. Konverteringer af store datamængder kan ikke ske uden at løbe ind i konverteringsproblemer. Det kan skyldes mails med indlejrede filer, zip-filer, store regneark eller krypterede filer. Ved seneste aflevering var fejlprocenten på blot 0,0287% ud af en dokumentmængde på 4,3 millioner. Det er en ganske flot fejlprocent og det modtagende arkiv (Rigsarkivet) godkendte uden videre afleveringen.

Kort sagt; vil du bringe dine afleveringsprojekter ind i fremtiden og blive klar til en månelanding? Så har vi løsningen.

Er du klar til at bringe fortiden ind i fremtiden? Eller I hvert fald til at høre mere om, hvordan det gøres på den mest effektive, sikre og hurtige måde? Så lad os tage en snak.. Kontakt os på..

SOFTWARE

Køb ind nemt, sjovt og effektivt

Formpipe er udvalgt som leverandør til flere rammeaftaler under Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI). En rammeaftale gør offentlige indkøb nemt, da SKI på forhånd har gjort benarbejdet i udbudsprocessen og sørget for de bedst mulige besparelser og aftalevilkår.

Du kan læse mere om SKI-aftaler her

Skal vi tales ved?

Thomas Hausgaard
Service Delivery Manager

"Jeg ser frem til at høre fra dig!"