Har du brug for at komme i kontakt med os?

Formpipe Software A/S
Lautrupvang 1
2750 Ballerup
DK - Denmark

+45 33 25 65 55
info.dk@formpipe.com

CVR-nummer: 29177015

 

Salg

salg.dk@formpipe.com


HR

hr.dk@formpipe.com


Support

support.dk@formpipe.com

Presse & Kommunikation

Louise Winther Høybye
+45 72 20 80 60
Louise.winther@hotmail.com

Kvalitetskontrol

Din digitale assistent til at sikre høj
datakvalitet og effektiv GDPR compliance

Hvad får du?

Forestil dig en digital assistent, som hjælper dig med at holde orden på den stadigt stigende mængde data du genererer, modtager og videresender i din organisation.

Forestil dig hvordan dit arbejde kan gøres lettere – og din organisation bliver mere effektiv – hvis I kan stole på at jeres data er korrekte og opmærkede i henhold til jeres og eksterne regler.

Forestil dig at den digitale assistent giver dig konkrete anbefalinger til at bruge og udnytte dine it-værktøjer bedre.

Forestil dig at den digitale assistent giver dig mulighed for at måle dig selv og din afdeling ’op i mod’ andre afdelinger og organisationer, og at du har adgang til et bibliotek som løbende udbygges med ’regler’ og tips & tricks fra andre brugere.

EFFEKTIV DIGITALISERING

Vil du have den korte introduktion?

Bliv klogere på Kvalitetskontrol - vi tør godt love, at det kan ændre dit liv. I hvert fald den del, hvor du er træt af GDPR og dårlig indsigt i data. Resten må du stadig selv klare.

Læs videre her eller se en kort introduktionsvideo - eller begge dele.

HVORFOR?

Skab orden i kaos og få styr på din datasikkerhed

En nærmest eksplosiv udvikling i data og opbevaringsmuligheder gør det vanskeligt at overholde krav om sikkerhed og korrekt håndtering af personhenførbare oplysninger. Men bare rolig - løbet er ikke kørt. Også selvom mange års fejlbehæftet journaliseringspraksis har medført, at der er omfattende mangler i opmærkningen af sager og dokumenter i mange IT-systemer. De mange fejl i data forhindrer os i at høste gevinsterne af digitaliseringen – men der er ingen grund til at kaste håndklædet i ringen.
Du kan nemlig gøre noget ved alt det her. Du kan opnå vished om, at data i samtlige af dine it-systemer overholder alle sikkerhedskrav, fra GDPR og din egen organisation. Og du kan sikre, at kvaliteten af dine data bliver så høj, at de let kan distribueres automatisk på tværs af systemer, i nye sammenhænge og til at skabe værdi for din organisation.

Formpipe har udviklet en løsning, der kan skabe orden i kaos og sikre høj datakvalitet på tværs af it-systemer i hele organisationen. Løsningen sørger blandt andet for, at personhenførbare oplysninger, som ligger ubeskyttet på fildrev eller i Outlook, identificeres og håndteres. Arbejder du eksempelvis i en kommune sørger løsningen også for, at sager, som er fejloprettet med forkerte journalkoder, findes og rettes, så de kan benyttes i eksempelvis SAPA. Det samme gør sig gældende, hvis du sidder i en hvilken som helst anden organisation, hvor du har data og dokumenter, som du gerne vil sikre kvaliteten af, inden du sender dem rundt i huset, ud af huset og til nye systemer. Løsningen sørger også for, at dubletter af dokumenter findes og ryddes op – uanset om de ligger på fildrev, Onedrive, mails mv. Kort sagt; grundlaget for at skabe orden i et virvar af data er endelig skabt.

Kvalitetskontrol er en ny revolutionerende løsning, der som det eneste værktøj på det europæiske marked (Kilde: Gartner) kan hjælpe med at få en bedre udnyttelse af jeres it-systemer, data og informationshåndtering samt beskytte mod brud på persondataloven.

HVORDAN?

Vi kigger på tværs og i dybden

Da løsningen kan kobles på mange datakilder, eksempelvis ESDH, fildrev og mailserver, fungerer den som én indgang til alle jeres data og skaber et samlet overblik over den aktuelle datakvalitet. Det giver dig mulighed for at rydde op i data bagud i tid, men sikrer også, at al ny data, der kommer i dine systemer, er i høj kvalitet og overholder samtlige krav til datasikkerhed. Løsningen ser på tværs og i dybden og orienterer brugerne om, at noget kan være galt. Det er altså ikke længere it-afdelingens opgave at gætte sig til, hvad der skal slettes eller håndteres, men blot den ansvarlige for løsningen, der skal tage stilling til, hvilke opgaver løsningen skal udføre for jer. Det er nemt og hamrende effektivt.

Løsningen fungerer som en platform, som indeholder et stort antal prædefinerede regler som konstant holder øje med, om din organisations GDPR-politikker og journaliseringspraksis overholdes.

Løsningen kobles med datakilder og scanner efter afvigelser i forhold til de definerede regler. Dette kan for eksempel være:

  • CPR-nummer i ubeskyttet indhold i mails, kalender, notater, fildrev, ESDH...
  • Forkert journalisering af sager (forkert KL-nummer)
  • Dubletter – dvs. samme dokument på fildrev og i ESDH-system
  • Filformater der ikke ønskes – fx ift. en aflevering til Statens arkiver
  • Udtjekkede dokumenter hos medarbejdere, som ikke længere er ansat
  • Mis-match mellem dokumenter og sagstype (fx ejendomsoplysninger i en personalesag)

Når der findes én af ovenstående afvigelser, får brugerne af systemet automatisk besked og bliver guidet til at rette fejlen. Løsningen kan tilmed gå direkte ind i kildesystemet og rette op på fejlen for den pågældende medarbejder eller afdeling.

Få overblik og fuld kontrol over dine data

Reglerne som skal finde fejl og mangler i jeres datakvalitet, vælger I selv. Det hele er lettilgængeligt i administrationsdelen. De valg, I træffer omkring jeres datasikkerhed og politikker kan I udmønte direkte i løsningen. Vil I eksempelvis forhindre, at jeres mailkommunikation indeholder CPR-numre, så aktiverer I blot den regel, som forhindrer dette. Er det ikke relevant for alle at håndhæve reglen, bestemmer I jer for hvor i organisationen det skal gælde, fra hvornår og hvor længe. Kort sagt det er jer, der har foden på både bremse og speeder.

Synes I, der mangler regler i biblioteket, konstruerer I blot nogle nye. Er I flinke, deler I dem med andre kunder som har løsningen. Det er nemlig muligt, at lægge sine regler tilgængeligt for andre i et fælles Forum. På samme måde kan I også selv lade jer inspirere af andre organisationer kontinuerlige arbejde med deres datakvalitet - ligesom I kan ’benchmarke’ jeres performance i forhold til andre dele af jeres organisation eller i forhold til andre organisationer med lignende systemer.

Måske vil I gerne have det fulde overblik over jeres datakvalitet og organisatorisk placering af jeres GDPR-udfordringer. I et tilhørende BI-værktøj serveres dette overblik. Alle de oplysninger om dokumenter og sager, som reglerne finder, synliggøres i BI-værktøjet, og I kan se hvor jeres største og mindste udfordringer er. I får det fulde indblik – hvis I vil, når I vil.

SOFTWARE

Skal vi tales ved?

Kim Sørensen
Salgsdirektør

"Jeg ser frem til at høre fra dig!"