Forslag til beslutning: Spar tid og penge
Administration af konferencer og møder tager tid ud af din arbejdsdag. Men sådan behøver det ikke at være. Med en digital mødestyringsløsning kan du spare penge ved at undgå papirarbejde, forenkle politikernes liv og mindske bestyrelsessekretærernes arbejdsbyrde. Desuden betyder det større gennemsigtighed for borgerne. Det er digital mødestyring ifølge os hos Formpipe.
Mødestyring i en digital tidsalder
Danmark indtager en førerposition inden for innovation, og der er en høj digital modenhed i befolkningen. Det har betydet, at der i befolkningen er en forventning om større nærhed til de folkevalgte politikere i kommuner og regioner. Borgerne i landet kræver mere gennemsigtighed i de lokale politikker.
Dette lægger et pres på administratorer, der skal give adgang til mødeindkaldelser og mødedokumenter på en enkel og bekvem måde. De fleste løsninger dækker kun behovene hos én af de tilsigtede brugere – men faktisk er der tre forskellige typer brugere, nemlig bestyrelsessekretæren, politikerne og borgeren.
Tre interessenter – én løsning
Hvert år skal de danske politikere håndtere store mængder papir i deres forberedende arbejde til styrelser og nævn. Det er tidskrævende og dyrt at kopiere alle dokumenter og distribuere dem til medlemmerne. Det er penge, der i stedet kunne bruges på initiativer, der gavner landets borgere.
En digital løsning til mødestyring hjælper med at effektivisere og øge sikkerheden omkring håndtering af indkaldelser, mødedokumenter og referater. For at opfylde de tre interessenters behov bør en sådan løsning tilbyde:
- Mulighed for at arbejde direkte med mødestyring i de eksisterende systemer.
- Kortere tid fra de endelige redegørelser fra embedsmændene til mødebordet.
- Mulighed for noter i dokumenter – som kan deles med partifæller.
- Funktionalitet til søgning på søgeord og metadata – ikke mere bladren rundt i papirer.
Beslutninger som foreslået af forvaltningen
Mange kunder har allerede taget beslutningen om at købe Formpipes digitale mødestyringsløsning. Den skaber værdi for både mødesekretæren, politikeren og borgeren. Løsningen er baseret på et produkt, der kan køre på alle platforme, til digital og automatiseret håndtering af mødeindkaldelser, mødedokumenter og referater. Med dette produkt kan du skære din administration ned fra en uge til 15 minutter.
Meetings Plus reducerer administrationen for bestyrelsessekretæren, forenkler livet for politikerne og giver større gennemsigtighed for borgerne.
Hvad er Meetings Plus?
Meetings Plus er en webapplikation til udgivelse af mødedokumenter – uanset platform. Mindre papirforbrug og øget sikkerhed for fortrolige materialer. Fuldt integreret med vores ESDH-løsninger Acadre, Platina og W3D3, hvilket giver minimalt ekstra arbejde for bestyrelsessekretæren, når de skal udgives.
Læs mere her
Acadre
Få korrekt journalisering og styr på data med landets førende ESDH-system. Acadre er fleksibelt, intuitivt og fremtidssikret og har et stort udvalg af moduler, integrationer og funktioner.
Platina
Brugervenlig og fleksibel platform til den offentlige forvaltning. Systemet hjælper med at strukturere og optimere ressourcer og arbejdsgange.
W3D3
Fuld funktionalitet til journalisering, sags- og mødestyring i en priseffektiv cloud-tjeneste.