Ring, maila eller besök oss. Vi ser fram emot att höra från dig!

Support

Behöver du hjälp med en av våra produkter? 
Ja tack, ta mig till supporten!

 

Sverige

Huvudkontor, Stockholm

Formpipe Software AB
Sveavägen 168, Stockholm
Box 231 31, 104 35 Stockholm
SE – Sverige

Tel: +46 8 555 290 60
Email

Linköping

Gasverksgränd 2, 582 22 Linköping
Tel: +46 8 500 072 25
Email

 

Danmark

Lautrupvang 1
2750 Ballerup
Tel: +45 3325 6555
Email

Mer information om det danska kontoret?

 

England, Cambridge

2 Burlington Park
Station Road, Foxton
Cambridge – CB22 6SA
Tel: +44 1223 872747
Email

 

 

England, Nottingham

Unit 1, Isaac Newton Centre 
Nottingham Science Park
Nottingham – NG7 2RH
Tel: +44 115 924 8475
Email

 

Holland

Stationsplein 105
5211 BM ‘s-Hertogenbosch
Tel: +31 73 704 0318
Email

 

Tyskland

c/o Andersen Partner Business Centre
Alsterarkaden 13, 2. OG
20354 Hamburg
Tel: +49 40 31 99 34 32
Email

 

USA

Formpipe, inc.
1200 US Highway 22 E Suite 2000
Bridgewater, NJ 08807
Tel : +1 908 399 7828
Email

 

Följ oss på LinkedIn
Linkedin
AABENRAA KOMMUN

Adoxa länkar samman data och människor i Aabenraa kommun

Med hjälp av Adoxa från Formpipe har Aabenraa kommun i södra Danmark lyft sin datakvalitet till nya höjder. Det skapar trygghet och förvissning om att organisationen lever upp till både GDPR-lagstiftning och interna processer för datasäkerhet, både nu och i framtiden.

En lyckad implementering av Adoxa i Aabenraa kommun har gett helt avgörande insikter och transparens gällande kommunens data i ärendehanteringssystemet, på Exchange-servern och på filenheter. Samtidigt har Adoxa gjort det enkelt för den enskilda medarbetaren att agera på dessa insikter och säkerställa en effektiv storstädning av kommunens data.

AABENRAA KOMMUN

Datakvalitet och informationssäkerhet står högt på agendan

Datakvalitet, informationssäkerhet och GDPR är områden som står högt på förvaltningsagendan för Aabenraas kommun. Därför sökte kommunen IT-lösningar som kunde stödja målet att rensa upp bland data som exempelvis kunde innehålla personnummer. Samtidigt ville kommunen förbättra och upprätthålla de anställdas arbetsprocesser för hantering av data.

– Det som gjorde att vi valde Formpipes lösning var att den kunde användas på flera datakällor,  inte bara på vårt ärendehanteringssystem. De lösningar vi sett innan har utvecklats för att hantera datakvaliteten i det enskilda systemet och inte mellan system och förvaltningar, säger Charlotte Bay Greisen, Digitaliseringschef på Aabenraa kommun.

Ett annat viktigt argument för att välja Adoxa var att lösningen gör det möjligt för den enskilda medarbetaren att rätta fel i källsystemet direkt från verktyget. Samtidigt som hen guidas att hantera data korrekt.

– Det var ett strategiskt val av lösning från kommunens sida eftersom det passar in i vår ledningsmodell för central styrning och decentraliserad ledning. Ansvar och ägandeskap placeras där data bearbetas och skapas. Det är en enorm vinst, förklarar Charlotte Bay Greisen.

Tidigare hade kommunen bland annat testat ett skanningsprogram för att söka upp personnummer på filenheterna, men utan önskad effekt.

– Det var extremt resurskrävande och effekten var mycket begränsad. Det visade sig att felfrekvensen i utdragen var stor och många filer passerade förbi, filer som folk trodde att de hade fattat ett beslut om. Det blev snabbt ohållbart att arbeta på det sättet, säger Thomas Veltz Majholt, Informationssäkerhetskoordinator på Aabenraa kommun.

Adoxa kopplades först till kommunens filarea samt ärendehanteringssystemet Acadre, som också tillhandahålls av Formpipe, och senare på hela kommunens Exchange-server. Aabenraas kommun fick genast en ögonöppnande insikt gällande sitt data. På grundval av denna förstod man att en grundlig upprensning var nödvändig.

– Översikten gjorde stort intryck på oss, vilket också bidragit till vårt fokus på en riktad upprensning, förklarar Thomas Veltz Majholt.

Charlotte Bay Greisen fyller i:

– Det har varit omöjligt att få en överblick av omfattningen tidigare, och vi har saknat lösningar som gjort det möjligt och tydligt för de anställda att komma till botten med problemet.

AABENRAA KOMMUN

Snabb förbättring och nöjda medarbetare

När organisationen hade fått insikt i sina data gick det undan i arbetet. Implementeringen gick över all förväntan och användarna tog ägandeskap från dag ett och skapade betydande resultat, bland annat gällande förekomsten av personnummer som skulle rensas bort.

Att förbättringen av datakvaliteten kunde gå så snabbt berodde både på medarbetarnas vilja och att de fick en riktigt enkel och intuitiv lösning i sina händer.

– I princip alla användare ville ta tag i detta. Det blev plötsligt enkelt för dem att städa upp eftersom allt de behövde göra var att klicka på ”radera”, direkt från deras e-postlista. Det hela serverades faktiskt på ett silverfat, säger Anette Lone Jepsen, IT-medarbetare på Aabenraa kommun.

Adoxa är en av de lösningar som har mottagits allra bäst bland medarbetarna i kommunen:

– Det är ett av de projekt i organisationen som har mottagits mest positivt och som fått mest uppmärksamhet på alla nivåer. Inte minst på ledningsnivå, där man nu för första gången kan mäta och övervaka utvecklingen av datakvaliteten. För cheferna i de enskilda förvaltningarna blir det plötsligt mycket synligt hur långt de har kommit. Vi kan enkelt mäta och dokumentera varje medarbetares arbete med datakvalitet. Det ger en helt annan utgångspunkt för att förbättra och bibehålla kvaliteten, säger Eva Minke Andersen, Digitaliseringschef på Aabenraa.

Robotdammsugaren tar över

Adoxa by Formpipe är en lösning som gör det kontinuerliga arbetet med datakvalitet enkelt. Adoxa presenterar en lista för medarbetarna där de blir informerade om avvikelser i sitt data som inte uppfyller de specifika regler som Aabenraa kommun har satt upp. De kan även justera avvikelser fortlöpande. Väsentligt för att lösningen fungerar så bra som den gör är att denna lista ger varje medarbetare direkt tillgång till det aktuella dokumentet, oavsett i vilket källsystem avvikelsen finns. Denna konkreta och smidiga process är avgörande för medarbetarnas löpande arbete med datakvalitet. Processen är också avgörande för en framgångsrik implementering av verktyget i organisationen.

Kommunen är nu nästan i mål med storstädningen av data i vad de betecknar som kritiska områden. I framtiden kommer robotdammsugaren att ta över och se till att datakvaliteten förblir hög. Medarbetarna fortsätter att få information från systemet när en uppsatt regel bryts och Aabenraa kommun ser fram emot att kunna upprätthålla de förbättrade arbetsflödena med en hög datakvalitet.

– I kölvattnet av projektet har det skapats en ny datakultur och en förståelse för vikten av att kontinuerligt rensa upp och säkerställa att data lagras korrekt, avslutar Charlotte Bay Greisen.

 

Läs mer om: 

Adoxa logotyp

ADOXA