Vi har nu gått in i en helt ny era när det gäller dataarbetet
I Hvidovre kommun ger Adoxa by Formpipe kontroll på data, som till exempel personuppgifter, på filservrar och i ärendehanteringssystem samt ger verktyg för att vidta åtgärder på avvikelser från regelverk och riktlinjer. Adoxa ger respektive medarbete hjälp till självhjälp för det löpande arbetet med datakvalitet. Samtidigt håller det organisationen uppdaterat enligt GDPR.
När Hvidovre kommun valde Adoxa var det i första hand för att man ville förbättra kvaliteten i kommunens data, men också för att förbereda organisationen för EU:s nya dataskyddsförordning.
– Från första början startade det som ett projekt som skulle skapa högre datakvalitet och höja säkerheten kring vår dokumenthantering, arkivering och publicering av publik information. Men vi såg snart en koppling till kommunens övergripande säkerhetsprojekt i anslutning till förberedelserna för GDPR, berättar Søren Ladefoged, IT- och digitaliserinschef för Hvidovre kommun.
Systemet blir extra relevant med tanke på GDPR, i maj 2018 trädde vi in i en ny era som driver oss till ett helt nytt, och mycket mera aktivt förhållningssätt till datakvalitet än tidigare, fortsätter Søren.
Nu har datakvalitet fått ett reellt värde
Adoxa söker kontinuerligt igenom data i kommunens ärendehanteringssystem och på filservrar. Systemet ger medarbetarna en aktuell status gällande sin information och konkret guidning för att med några få klick kunna korrigera fel i sin data, baserat på egna uppsatta regler. Genom detta distribuerade arbetsflöde blir medarbetarna medvetna om exempelvis GDPR och utbildas automatiskt i hur de på ett korrekt sätt ska hantera data.
Dessutom kan chefer och ledning löpande få rapporter om organisationens aktuella datakvalitet.
Med Adoxa har Hvidovres kommun kunnat börja se på datakvalitet med nya ögon, säger Søren Ladefoged:
– Adoxa är ett effektivt verktyg som tillgodoser många önskemål och behov i vårt dagliga arbete med data. Det är otroligt värdefullt att vi med hjälp av Adoxa kan se på data som ett konkret värde och låta systemet fungera som en hjälp att bekräfta kvaliteten på den enskilda medarbetarens arbete med att registrera data.
Denna syn delar även Sanne Nielsen, koordinator för ärendehantering i Hvidovres kommun:
– Adoxa har gett oss en helt ny medvetenhet kring hur vi ska hantera data och en fantastisk inblick i våra generella registreringsrutiner. Det är ett genialiskt system. Utan tvekan.
Systemet pushar oss till bättre datarutiner
I Hvidovres kommun är användarna positiva till det nya systemet, säger Sanne Nielsen:
– Systemet är överskådligt och lätt för våra användare att ta till sig. Medarbetarna har tagit emot det riktigt bra på alla våra avdelningar.
Att vi dessutom på egen hand kan justera både våra regler för kontroll av data samt tillhörande vägledningar, gör arbetet mycket tydligt för handläggarna – man vet exakt vad som ska göras när ett förslag till åtgärd flaggas upp från systemet.
– Medarbetarna får möjlighet till egenkontroll, hjälp till självhjälp som uppmuntrar var och en att ta ansvar för sitt arbete med datakvalitet, fyller Søren Ladefoged i.
Søren Ladefoged ser en stor inlärningspotential i systemet:
– Ser man framåt så borde systemet göra sig självt överflödigt för varje del där man tillämpar regler för data. Förslagen på åtgärder, aviseringarna från systemet, lär medarbetarna hur man bör arbeta med datakvalitet, vilket i slutänden borde leda till att generell datapraxis förändras över tid och aviseringarna blir färre och färre – för att till sist höra till ovanligheterna.
Sanne Nielsen instämmer och sammanfattar:
– I framtiden kommer detta att förändra och förbättra alla aspekter av vårt arbete med datakvalitet betydligt.
GDPR sätter en ny standard för insyn i vårt data
Adoxa kan kopplas till alla tänkbara system, till exempel Exchange, OneDrive, Navision, SharePoint med flera.
Søren Ladefoged föreställer sig många andra förbättringsområden inom kommunen:
– Jag ser en stor potential i Adoxa och möjligheter för oss att på sikt kunna integrera ännu fler datakällor.” Inledningsvis upplevde organisationen dock ett särskilt behov av att få en överblick över datakvaliteten på filservrarna.
– Säkerhetsaspekten gjorde att vi valde att implementera Adoxa även på våra filservrar. Vi saknade helt enkelt en konkret och dokumenterbar överblick över vad som fanns på våra servrar. Och särskilt med anledning av EU:s nya dataskyddsförordning var vi tvungna att få denna insyn, säger koordinatorn för dokument- och ärendehantering Sanne Nielsen och fortsätter:
– Jag är säker på att vi med det här systemet är avsevärt mycket bättre rustade för dataskyddsförordningen och för att leva upp till de ökade kraven på säkerhet i hanteringen och offentliggörandet av data, avslutar Sanne Nielsen.
Läs mer om:
