Ring, maila eller besök oss. Vi ser fram emot att höra från dig!

Support

Behöver du hjälp med en av våra produkter? 
Ja tack, ta mig till supporten!

 

Sverige

Huvudkontor, Stockholm

Formpipe Software AB
Sveavägen 168, Stockholm
Box 231 31, 104 35 Stockholm
SE – Sverige

Tel: +46 8 555 290 60
Email

Linköping

Gasverksgränd 2, 582 22 Linköping
Tel: +46 8 500 072 25
Email

 

Danmark

Lautrupvang 1
2750 Ballerup
Tel: +45 3325 6555
Email

Mer information om det danska kontoret?

 

England, Cambridge

2 Burlington Park
Station Road, Foxton
Cambridge – CB22 6SA
Tel: +44 1223 872747
Email

 

 

England, Nottingham

Unit 1, Isaac Newton Centre 
Nottingham Science Park
Nottingham – NG7 2RH
Tel: +44 115 924 8475
Email

 

Holland

Stationsplein 105
5211 BM ‘s-Hertogenbosch
Tel: +31 73 704 0318
Email

 

Tyskland

c/o Andersen Partner Business Centre
Alsterarkaden 13, 2. OG
20354 Hamburg
Tel: +49 40 31 99 34 32
Email

 

USA

Formpipe, inc.
1200 US Highway 22 E Suite 2000
Bridgewater, NJ 08807
Tel : +1 908 399 7828
Email

 

Följ oss på LinkedIn
Linkedin
KOLDINGS KOMMUN

En lyckad utrullning av Adoxa - som började med ett misstag

Koldings kommun fick uppleva en något annorlunda utrullning av Adoxa än vad som var planerat. På grund av den mänskliga faktorn rullades systemet ut till 2 200 anställda som efter sommarens ledigheter möttes av ett helt nytt IT-system. Kommunen valde att fortsätta utrullningen, och även om de första veckorna uppenbarligen var lite annorlunda än planerat, så har användarna tagit emot systemet på ett bra sätt och redan skapat så bra resultat att kommunen inte ville backa implementationen.

KOLDING KOMMUNE

Från error 40 till full hit

– I vår organisation var vi tidigt på det klara med att Adoxa skulle rullas ut i organisationen och vårt fokus låg på att planera den kommande lanseringen. Vi hade planerat planer för kommunikation och för hur systemets funktioner och regler ska aktiveras steg för steg, med start på en enskild avdelning. Vi lade vår kraft på att testa systemet noggrant innan vi startade och det var en uppenbar möjlighet att göra det under en tid då människor ändå inte är på kontoret. Det var inte så det gick, säger Randi Tøndering, dokument- och ärendehanteringskoordinator i Koldings kommun.

Ett mänskligt fel innebar att systemet rullades ut till alla kommunala användare av Acadre, dokument- och ärendehanteringssystemet som också levereras av Formpipe. När semestrarna var över kom  därför 2 200 anställda in och de hade fått mailnotifikationer från ett system som de aldrig hade hört talas om, vilket gjorde dem medvetna om att det fanns utcheckade dokument i Acadre som måste kontrolleras. Istället för att rulla tillbaka systemet beslutade organisationen att utrullningen skulle fortsätta.

– Vi enades snabbt om att fortsätta, och lyckligtvis med fullt stöd från ledningen. Under de tre första veckorna var vi två personer som ägnade tid åt support och vi kunde omedelbart se att många av användarna snabbt och framgångsrikt började använda systemet. På mycket kort tid kommunicerade vi till alla våra användare om Adoxa, skickade ut instruktioner för att använda systemet och preparerade våra superanvändare väl. Vi såg till att vi var tillgängliga, liksom IT-avdelningen. Inledningsvis handlade de flesta av förfrågningarna om det var skräppost, medan förvånansvärt få hade frågor om själva systemet, säger Randi Tøndering.

KOLDINGS KOMMUNE

Det blev möjligt eftersom systemet är så lättanvänt

Randi tycker att användarna tagit emot Adoxa på ett mycket positivt sätt, det har hon också märkt på intresset och de initiativ användarna själva har tagit för att få komma igång med Adoxa.

– Våra användare kavlade upp ärmarna direkt. Detta är verkligen ett enkelt verktyg. Det är intuitivt och användarvänligt, och det är huvudorsaken till att det alls har varit möjligt. Redan innan våra guider skickades ut var användarna igång. Och de arbetade till och med så dedikerat att de började städa upp i data som vi inte ens frågat dem om än, säger Randi.

Notifikationen som användarna fick efter semestern handlade bara om utcheckade dokument i Acadre som behövde kontrolleras. Men när användarna gick därifrån in i själva Adoxa, fick de hela översikten över deras datakvalitet eftersom många fler regler redan var aktiverade. Där presenterades till exempel förekomsten av öppna ärenden som innehåll personnummer. Utan vägledning eller uppmaning började användarna låsa dessa fall. På mycket kort tid innebar detta att mer än 22 000 olåsta dokument, med öppna dokument och personnummer, hade låsts och säkrats. Det är över 90% av alla instanser vi hade, säger Randi och fortsätter:

– Vi har justerat ganska lite i systemet sedan utrullningen. Till att börja med skyndade vi oss att inaktivera några regler som inte vara aktuella för våra användare att följa just nu. Men vi låter faktiskt de flesta av reglerna löpa eftersom vi kunde se att användarna på egen hand gick in och förbättrade kvaliteten. Redan efter den första veckan hade över hälften av de utcheckade dokumenten checkats in och bara efter en månad eller så kunde vi se att över 6 000 av våra totalt 7 100 utcheckade dokument hade checkats in. Dessutom har vi också låst mer än 52 000 dokument. Vi skulle inte ha gjort denna storstädning utan Adoxa, och det är ett stort nöje att följa hur vår datakvalitet förbättras dag för dag.

Vi kunde inte önska oss en bättre start

Trots att utrullningen av Adoxa inte gick som planerat så blev det i efterhand mycket lyckat:

– Våra användare har tagit emot systemet så bra och det har redan gett så positiva resultat för vår datakvalitet. De små justeringar som vi var tvungna att göra omedelbart efter utrullningen borde troligen ha gjorts i alla fall, oavsett hur mycket vi testat. Det sätt vi har rullat ut systemet här har gett våra användare ett ägandeskap av systemet och de har fått möjlighet att aktivt engagera sig i systemet på ett helt annat sätt än vanligt. Det har gett upphov till många nyfikna dialoger om datakvalitet och korrekt datahantering som vi annars inte skulle ha fått. Med det i åtanke kunde vi inte ha önskat oss en mycket bättre utrullning av systemet än vi fick.

 

Läs mer om:

Adoxa logotyp

ADOXA