Ett tryggt samarbete
Med Teams för W3D3 kan handläggare och chefer samverka kring ärenden och arbetsdokument i Microsoft Teams och på ett enkelt sätt diarieföra dokument så snart de är färdigställda.
Följ lagar och regler
Använd Teams användbara funktioner men säkerställ samtidigt att ni diarieför på rätt sätt.
Effektivt samarbete
Redigera, granska och kommentera dokument samtidigt, från dator eller telefonen. Registrera på ärenden direkt från Teams.
Spara tid
Ta bort arbetskrävande moment där dokument som ska registreras först laddas ned eller mejlas innan de diarieförs.
Information på rätt plats
Digital information kan se ut på många olika sätt, och kan behöva hanteras av olika verktyg i olika miljöer medan den arbetas fram. I många fall resulterar detta arbete i att en allmän handling upprättas.
Juridiskt sett är förstås handlingen att betrakta som upprättad oavsett i vilket system den befinner sig, men med hjälp av ett välfungerande diarium så kan alla allmänna handlingar hållas samman, så att de enkelt kan lokaliseras, skyndsamt lämnas ut vid begäran, samt gallras och arkiveras när det är aktuellt. W3D3 erbjuder allt detta.
Med hjälp av Teams för W3D3 slipper handläggare och registratorer arbetskrävande moment där dokument som ska registreras först laddas ned eller mejlas innan de diarieförs. Därigenom undviks också situationer där handlingar blir kvarliggande på lokala hårddiskar eller i e-postkorgar. Om så önskas kan handläggare ges tillstånd att själva diarieföra material i sina ärenden, utan risk att de hamnar på fel ställe.
Effektiv handläggning
De handläggare som använder Teams för W3D3 får en rad nya möjligheter:
Se information om ärenden och handlingar
Direkt i Microsoft Teams kan handläggaren läsa delar av den information om ärendet som registrerats i W3D3. Med hjälp av snabblänkar kan handläggaren dessutom klicka sig till ett diariefört dokument som då hämtas ur W3D3, säkert och enkelt, utan att handläggaren behöver växla mellan applikationer.
Redigera dokument samtidigt
Arbetsdokument i Microsoft Teams kan redigeras utan komplicerad in- och utcheckning. Dessutom kan flera handläggare samtidigt redigera ett och samma dokument.
Granska och kommentera dokument
De som arbetar med dokument kan skriva kommentarer till varandra rörande dokument utan att ändra i själva innehållet. En handläggare kan be om råd av en kollega eller begära granskning av en chef via denna funktion.
Diarieföra dokument
Direkt i Microsoft Teams kan handläggare söka fram och registrera handlingar på sina ärenden. Dokumenten överförs då till W3D3 med det metadata som användaren har angivit.
Koppla kanal till ärende
I Microsoft Teams kan handläggare se en lista över sina egna ärenden och välja att koppla ärenden till en kanal. Dokument i kanalen kan då diarieföras ännu enklare, eftersom handläggaren inte behöver söka fram ärendet vid diarieföringen.
Mobilitet
Tack vare att Microsoft Teams fungerar på en rad olika plattformar, så kan handläggaren med Formpipe Teams för W3D3 exempelvis läsa, redigera och diarieföra dokument direkt från sin mobiltelefon. På liknande sätt kan en chef kommentera och godkänna ett utkast till tjänsteskrivelse från sin surfplatta.
