Förslag till beslut: Spara tid och pengar
Administration av sammanträden och möten tar tid från arbetsdagen. Men det behöver inte vara så. Med hjälp av en lösning för digital möteshantering kan ni spara pengar på eliminerad pappershantering, förenkla livet för de förtroendevalda och minska arbetsbördan för nämndssekreteren. Dessutom innebär det ökad insyn för medborgaren. Det är digital möteshantering enligt oss på Formpipe.
Möteshantering i en digital tid
Sverige har tagit en ledande position inom innovation och det finns en hög digital mognad hos befolkningen. Detta har inneburit en övergripande förväntan på ökad närhet till förtroendevalda hos kommuner och regioner. Medborgare i landet efterfrågar mer insyn i områdets politik.
Detta sätter press på administratörer som på ett enkelt och smidigt sätt ska ge tillgång till kallelser och möteshandlingar. De flesta lösningar täcker endast behovet hos en av de tänkta användarna – när det i själva verket finns tre stycken att tillfredsställa: nämndsekreteraren, den förtroendevalda och medborgaren.
Tre intressenter – en lösning
Varje år hanterar svenska politiker stora mängder papper i sitt förberedande arbete för styrelser och nämnder. Att kopiera upp alla handlingar och distribuera dem till ledamöterna är arbetssamt och kostsamt. Det är pengar som istället kunnat läggas på initiativ som är till nytta för landets medborgare.
En lösning för digital möteshantering hjälper till att effektivisera och öka säkerheten kring hantering av kallelser, möteshandlingar och protokoll. För att tillgodose behoven hos de tre intressenterna bör en sådan lösning erbjuda:
- Möjlighet att arbeta direkt mot möteshanteringen i befintliga system.
- Korta ledtider från färdigt tjänsteutlåtande till sammanträdesbord.
- Anteckningar i handlingar – att dela med partikollegor.
- Funktionalitet för att söka på nyckelord och metadata – inget mer pappersbläddrande.
Beslut enligt förvaltningens förslag
Många kunder har redan fattat beslut om att införskaffa Formpipes lösning för digital möteshantering. Den skapar värde för såväl mötessekreteraren som politikern och medborgaren. Lösningen bygger på en plattformsoberoende produkt för digital och automatiserad hantering av kallelser, möteshandlingar och protokoll. Produkten kan minska administrationen från en vecka till 15 minuter.
Produkten Meetings Plus minskar administrationen för nämndssekreteraren, förenklar livet för de förtroendevalda och ger ökad insyn för medborgaren.
Vad är Meetings Plus?
Meetings Plus är en webbapplikation för publicering av mötesdokument – oberoende av plattform. Minskad papperskonsumtion och ökad säkerhet av sekretessmaterial. Fullt integrerad med våra produkter W3D3 och Platina, vilket innebär minimalt extraarbete för nämndssekreteraren vid publicering.
Läs mer om Meetings Plus
