Ring, maila eller besök oss. Vi ser fram emot att höra från dig!

Support

Behöver du hjälp med en av våra produkter? 
Ja tack, ta mig till supporten!

 

Huvudkontor - Sverige

Formpipe Software AB
Sveavägen 168, Stockholm
Box 231 31, 104 35 Stockholm
SE - Sverige

+46 8 555 290 60
Email

 

Danmark

Lautrupvang 1
2750 Ballerup
Tel: +45 3325 6555
Email

Mer information om det danska kontoret?

 

UK, Cambridge

2 Burlington Park
Station Road, Foxton
Cambridge - CB22 6SA
Tel: +44 1223 872747
Email

 

England, Nottingham

Unit 1, Isaac Newton Centre 
Nottingham Science Park
Nottingham – NG7 2RH
Tel: +44 115 924 8475
Email

 

Frankrike

5 rue du Chanoine Lucien Gaben
81000 Albi
Tel: +33 9 83 66 09 09
Email

 

Holland

Stationsplein 105
5211 BM ‘s-Hertogenbosch
Tel: +31 73 704 0318
Email

 

Tyskland

c/o Andersen Partner Business Centre
Alsterarkaden 13, 2. OG
20354 Hamburg
Tel: +49 40 31 99 34 32
Email

 

USA

Formpipe, inc.
1200 US Highway 22 E Suite 2000
Bridgewater, NJ 08807
Tel : +1 908 399 7828
Email

 

Följ oss på LinkedIn
Linkedin

Därför bör ni automatisera hela eller delar av era processer

Handläggning och administration inom offentlig sektor innehåller mängder av rutinmässiga och repetitiva uppgifter som inte kräver någon bedömning av en handläggare. Manuellt arbete som inte tillför någon specifik samhällsnytta. Det finns stor potential inom olika områden att en mer automatiserad ärendehantering.

Exempel på områden som kan vara relevanta att automatisera:

  • Ärendeprocesser med entydiga regler
  • Ansökningsärenden
  • Tillståndsärenden
  • Ersättningsärenden
  • Beställningsärenden
  • Tidsbokning
  • Repetitiva arbetsuppgifter där regelefterlevnad är viktigt
  • Kontroll av datakvalitet
  • Hämta information från andra system, som t.ex folkbokföring eller fastighetsregister

Enligt en av SKR:s senaste rapporter är det tydligt att digitalisering och effektivisering är ett måste. Framför allt för att möta de ökande kraven på effektivisering inom kommunal och regional verksamhet.

Antalet personer som arbetar med administration av ärenden och dokument har ökat på senare år. Den stigande siffran kan vara ett tecken på de ökade krav på dokumentation och uppföljning som statliga myndigheter ålagt kommunsektorn. Denna trend driver på behovet av automatisering ytterligare.

Moderna system klarar redan idag av att erbjuda en hög grad av automatisering. Problemet är att långt ifrån alla verksamheter använder sig av dessa funktioner. Det är en förändringsresa som måste tas i små kontrollerade steg och som kräver moderna system med rätt förutsättningar. Det handlar om verksamhetsprocesser, arbetsmetoder och människor som behöver förändras i synergi med varandra.

Att nyttja automatiserad ärendehantering

För att kunna driva en lyckad utveckling av automatiserad ärendehantering gäller det att förstå sitt nuläge utifrån ett antal områden. Vår rekommendation är att ta följande steg för att komma igång med ett mer målinriktat arbete med att automatisera:

  • Gör en inventering av ärendeprocesser, prioritera tidskrävande processer med stora volymer.
  • Vänta med komplexa processer, det finns många lågt hängande frukter med stor effektiviseringspotential.
  • Gör en inventering av befintliga system och lösningar. Bygg inte fler silos och se till att systemen är öppna för integration.
  • Använd verktyg för att säkra din datakvalitet. Bristande datakvalitet är ett hinder för en rättssäker automatisering av ärendeprocesser.

Fördelar med automatiserad ärendehantering

Det finns många fördelar som skapas som inte bara handlar om att spara tid och resurser. Automatiserade processer är inte framgångsrika förrän de kompletterar det handläggare gör, så att de kan fokusera på mer värdeskapande arbete.

Om man lyckas med att automatisera skapas en mängd positiva effekter:

  • Frigör tid för värdeskapande uppgifter och att hantera personalbrist.
  • Lägre kostnader.
  • Större kapacitet - med en automatisk lösning kan ärenden hanteras dygnet runt, sju dagar i veckan, 365 dagar om året.
  • Bättre arbetsmiljö med nöjdare och mindre stressade medarbetare.
  • Flexibilitet - det går att hantera ökad arbetsbelastning och toppar.
  • Färre felaktigheter - utförandet blir mer konsekvent.
  • Större sökbarhet, i många automationslösningar går det att följa och spåra var i processen ett ärende befinner sig.
  • Underlättar statistikuppföljning och analys.

Vill ni läsa mer om olika områden som kan driva effektivisering hittar ni dessa i vår guide “Digital strategi för effektivisering av kommunal och regional verksamhet i Sverige”.

DELA
Artikelförfattare
Patrick Elo
  • Den moderna arkivarien träder fram i rampljuset

    Publicerad 02 september 2020

    Ett större fokus på digital lagring och arkivering har inneburit en ny verklighet för flertalet arkivarier inom offentlig sektor. Men vad innebär den nya rollen? Och vad är viktigt för att lyckas? Det, och mycket mer, går vi igenom i detta blogginlägg.

    Utvecklingen går snabbt framåt när det handlar om arkivering. Flertalet faktorer pekar på att e-arkiv kommer få en allt större roll i framtiden. För att svara på frågan varför e-arkiv kommer att öka i betydelse har vi tagit fram en guide. Den beskriver de främsta faktorerna och drivkrafterna bakom denna utveckling.

    Guiden i all ära, det här blogginlägget ska behandla en annan spännande utveckling inom e-arkiv, nämligen hur arkivariens roll håller på att förändras.

     

    Data och information i fokus

    Det har nämligen uppstått ett behov av en ny sorts controller som inte har ansvar för ekonomi utan för information. Det sker en förskjutning av ansvar från att hantera arkivering till att styra den generella informationshanteringen i verksamheten. En ny roll, med utökat ansvarsområde, träder fram. Några av de uppgifter som den moderna arkivarien måste klara av att hantera är:

    • Se till att alla anställda kan hitta rätt information på ett effektivt sätt.
    • Arbeta med att ställa krav på nya system som gör att information lagras och tillgängliggörs korrekt.
    • Delta i att forma förvaltningen av IT-system.
    • Säkerställa att verksamheten följer de lagar, regler och policys som påverkar e-arkiv.
    • Kartlägga informationsprocesser och säkerställa att digital lagring blir en naturlig del av dessa.
    • Redovisa vilken information som finns lagrad, hur den uppstår samt hur den tillgängliggörs.

     

    Arkivarien upprätthåller kontrollen

    Dokumenthanteringsplanen eller informationshanteringsplanen blir allt mer en nyckel i den moderna arkivariens arbete. Det måste finnas en plan för hur informationen ska hanteras i en organisation. Informationsbeståndet behöver förvaltas och i det arbetet ingår att kartlägga dem, veta var de finns och vilka regler som gäller för informationen. När den digitala informationsmängden växer blir arbetet med dokumenthanteringsplanen angelägen för att kunna relatera informationen till IT-arkitekturen och informationssäkerhetsarbetet.

    Det är ett viktigt styrdokument som ska användas och uppdateras när förändringar sker i organisationen eller när nya typer av handlingar tillkommer, försvinner eller byter namn. Detta sker ofta i samband med ett nytt verksamhetsår eller när system införs eller tas ur drift. Det blir arkivariens ansvar att upprätthålla dokumenthanteringsplanen. Det sätter också stor press på att verksamheten har en modern lösning för e-arkiv. Utan ett fungerande e-arkiv är det omöjligt för arkivarien att, på ett effektivt sätt, leva upp till de nya förväntningarna som finns på rollen.


    Ladda ner guide

    Vår guide “Därför är e-arkiv viktigare än någonsin” syftar till att underlätta arbetet för verksamhetsledningen hos svenska kommuner, regioner och myndigheter. Den ger en grundläggande förståelse för hur man, inom ramen för framtida verksamhetsplaner, kan göra korrekta investeringar inom området för e-arkiv. Ladda ner din kopia här.

     

    Läs mer
    Den moderna arkivarien träder fram i rampljuset
  • Lagar och regler att ha koll på för hantering av data

    Publicerad 25 augusti 2020

    Att förstå vilka lagar, regler och riktlinjer som en myndighet, kommun eller region behöver ta hänsyn till när det gäller hantering och lagring av data är komplext. Riktlinjer som styr vilka lagar och regler som gäller varierar dessutom.

    Utöver det behöver man också tänka på att den snabba tekniska utvecklingen på digitaliserings- och dataområdet utmanar lagar och regelverk som inte alltid hänger med i den snabba tekniska utvecklingen.

    Både i Sverige och på EU-nivå pågår arbete med harmonisering och vi kan förvänta oss förändringar. De lagar, regler och riktlinjer som vi främst behöver ta hänsyn till är:

    • Tryckfrihetsförordningen
    • Arkivlagen
    • Arkivförordningen
    • Offentlighets- och sekretesslagen (OSL)
    • Förvaltningslagen Patientdatalagen (PDL)
    • Socialstyrelsens föreskrifter
    • Lag om kommunal bokföring och redovisning
    • Dataskyddsförordningen (GDPR)
    • PSI-Direktivet
    • Riksarkivets föreskrifter (RA-FS och RA-MS)
    • SKR riktlinjer

    I vår guide “Därför är e-arkiv viktigare än någonsin” beskriver vi de lagar och regler som vi behöver följa kopplat till digital lagring. Vi beskriver också andra faktorer som gör att en satsning på ett modernt e-arkiv är viktigare än någonsin.

    Detta ämne har aktualiserats ytterligare i en artikel publicerad på DN.se. Men det behöver inte vara svårt att göra rätt. En tydlig struktur på data, behörighet och sekretess är viktiga komponenter för att enkelt kunna söka upp efterfrågad information, oavsett om det är aktuella ärenden eller information som bevaras i ett e-arkiv.

    Flera av dessa lagar, regler och riktlinjer har på senare tid förändrats och vi har fler viktiga förändringar att vänta. Vi har nog alla införandet av GDPR i färskt minne.

    En av de lagar som kommer förändras är PSI-direktivet. Den 20 juni 2019 antogs det så kallade nya PSI-direktivet av EU. Det innebär att medlemsländerna behöver uppdatera sin egen lagstiftning. I Sverige är det PSI-lagen, som trädde i kraft år 2010, som gäller. Här är några av nyheterna.

    Tillgängliggöra värdefull data via API:er

    Förslaget specificerar att visst data som har stort allmänt intresse och som kan vara användbart till att effektivisera samhället samt skapa miljöförbättringar sannolikt att klassas som värdefull data.

    Tillgängliggöra dynamisk data

    Dynamisk data är data som genereras via IoT sensorer. Förslaget är att denna typ av data ska tillgängliggöras direkt efter insamling via API:er.

    Data från offentliga bolag

    Det beskrivs också en önskan om att offentliga bolag i större utsträckning ska tillgängliggöra data. Det är dock inget skall-krav.

    Nyttjande av API:er

    API:er är ett samlingsbegrepp för hur en maskin kan läsa data. Generellt beskrivs att allt mer data behöver tillgängliggöras på detta sätt.

    Vår slutsats är att vi redan nu behöver börja förbereda oss för att tillgängliggöra allt mer data som finns lagrat via e-arkivlösningar. Vi behöver också se över hur data kan göras tillgängligt i större utsträckning via API:er.

    Läs mer
    Lagar och regler att ha koll på för hantering av data
  • Sverige på andraplats i EU gällande digitalisering

    Publicerad 01 juli 2020

    Sverige hamnar som nummer två i EU i den senaste DESI-mätningen (The Digital Economy and Society Index) från EU-kommissionen. Det är Finland som toppar på förstaplatsen och Danmark finns på tredje plats. Vi kan vara stolta så in i norden, vi har mycket bra förutsättningar att fortsätta digitalisera.

    Sveriges placering bygger på den sammanslagna poängen för de olika resultatområdena: konnektivitet, humankapital, internetanvändning, integrering av digital teknik och digitala offentliga tjänster. Sverige har toppresultat i de tre förstnämnda resultatområdena. Att vi har bra uppkopplingar, mogna internetanvändare och kvalificerade företag och personer som kan ta sig an digitaliseringsutmaningar ger bra förutsättning för Sverige. När det gäller området integrering av digital teknik hamnar Sverige relativt högt på en sjätteplats. Här pekar EU-kommissionen på att Sveriges utveckling stannar av när andra länder tuffar vidare och börjar komma ikapp.

    DESI 2020

    DESI 2020

    Vi behöver förbättra oss gällande digitala offentliga tjänster och öppna data

    Det är på området digitala offentliga tjänster som Sverige får sitt svagaste resultat och framför allt på delområdet som handlar om mognaden för öppna data. Samma slutsats gjordes i OECD:s rapport från november 2019 där Sverige fick en bottenplacering för området. Det har vi tidigare skrivit om här

    Sedan 2018 har mognaden gällande öppna data mätts enligt följande fyra indikatorer i DESI:

    Policy för öppna data

    • Om det finns specifika policyer på nationell nivå gällande öppna data och licensieringsformer
    • Omfattningen av samordning på nationell nivå för att:
      • tillhandahålla lokala riktlinjer för förvaltning av öppna data
      • inrätta samordnade strategier för offentliggörande av data

    Öppna dataportaler:

    • Utvecklingen av nationella portaler och hur väl utvecklad nivån är för tillgänglig öppna data

    Effekt av öppna data:

    • Påverkan av öppna data på landsnivå enligt fyra dimensioner: politiskt, socialt, miljömässigt och ekonomiskt.

    Kvalitet för öppna data:

    • I vilken utsträckning nationella portaler har en systematisk och automatiserad strategi för att samla in metadata från källor över hela landet; och
    • I vilken utsträckning nationella portaler uppfyller DCAT-AP-standarden för metadata.

    Den grundläggande tanken med öppna data är att den offentliga informationens värde uppstår först när informationen görs allmänt tillgänglig och används. Från ett medborgarperspektiv främjar öppna data insyn, transparens och delaktighet i samhället. Öppna data lyfts också fram som en betydande komponent för företagande genom möjligheten att via olika datakällor skapa tjänster och innovationer. Vikten av öppna data lyfts också fram av EU som vi tidigare skrivit om här.

    God informationshantering – då finns förutsättningarna på plats

    En god informationshantering är en förutsättning för att förenkla, strukturera och automatisera det administrativa arbetet, men det är också en förutsättning för öppna data. När våra kunder arbetar med Formpipes produkter för ärendehantering och bevarande av digital information finns många förutsättningar på plats; strukturerad data och metadata, behörighetsstyrning, god datakvalitet, sekretesshantering och publiceringsmöjligheter. Det är en kort väg för att på ett rättssäkert sätt göra information tillgänglig för allmänhet och företag.

    Synliggör och planera tillgängliggörande av data

    Enligt DIGG är en av utmaningarna att väldigt få offentliga organisationer publicerar hur de planerar sitt arbete med tillgängliggörande av data. DIGG föreslår regeringen att ge uppdrag till statliga myndigheter att rapportera hur de arbetar för att tillgängliggöra en katalog över den information som lämnas ut elektroniskt för vidareutnyttjande. Tillgångsförteckningarna är en viktig grund för att data ska kunna efterfrågas och när offentliga organisationer ska planera sitt arbete med tillgängliggörande.

    Med en övergripande tillgång till förteckningar och datakällor kommer det sannolikt att bubbla av idéer bland alla de starka kompetenser Sverige har på området. Skickliga och företagsamma människor inom offentlig sektor och i IT-branschen kommer göra att värdet av vårt gemensamma data kommer att skjuta i höjden genom innovationer och nya tjänster.

    Länkar:
    DESI:The Digital Economy and Society Index
    DIGG: Förslag till handlingsplan för tillgängliggörande och vidareutnyttjande av öppna data

    Läs mer
    Sverige på andraplats i EU gällande digitalisering
  • Stor ökning av anmälda incidenter till Datainspektionen under 2019

    Publicerad 16 juni 2020

    Under 2019 fick Datainspektionen totalt in knappt 4 800 anmälningar om personuppgiftsincidenter, vilket motsvarar cirka 400 anmälda incidenter per månad. 2018 anmäldes cirka 320 incidenter per månad. Det visar en rapport publicerad av Datainspektionen som jämfört antalet personuppgiftsincidenter.

    Offentlig sektor står för den största ökningen av anmälda incidenter, i synnerhet statliga myndigheter och hälso- och sjukvården. Båda dessa sektorer anmälde under 2019 dubbelt så många incidenter i snitt per månad jämfört med 2018.

    Orsaker bakom ökningen

    Den vanligaste incidenten 2019 är, liksom föregående år, felskickade e-postmeddelanden eller brev, som utgör drygt en tredjedel av incidenterna. Den vanligaste orsaken till de anmälda incidenterna är den mänskliga faktorn, som uppges ha orsakat hälften av de anmälda incidenterna 2019.

    Obehörig åtkomst är den näst största kategorin av anmälda personuppgiftsincidenter och utgjorde under 2019 knappt en fjärdedel av anmälningarna. Obehörig åtkomst handlar om att någon olovligen berett sig tillgång till personuppgifter, till exempel genom att behörigheter till ett it-system har tilldelats felaktigt eller för generellt. Ett annat återkommande exempel är att det upptäcks att personuppgifter har funnits tillgängliga på en gemensam lagringsyta utan behörighetsstyrning.

    Obehörigt röjande står för knappt en fjärdedel, 23 procent, av anmälningarna 2019. Obehörigt röjande innebär att den personuppgiftsansvarige eller någon under den personuppgiftsansvariges ledning hanterat personuppgifter på ett sätt så att de kommit till obehörigas kännedom. Det kan till exempel handla om att personuppgifter avsiktligt eller oavsiktligt röjts för någon som saknar behörighet att ta del av dem eller att brister i ett tekniskt system gör att stora mängder personuppgifter kommit till fel mottagares kännedom.

    Flytta personuppgifter till andra system

    För att minska riskerna med e-post är det viktigt att ta fram regler och rutiner för hur man behandlar personuppgifter i e-post, och se till att alla kan följa dem. Riktlinjer och utbildning är kanske det bästa sättet att förhindra att e-post skickas till fel person.

    Långsiktigt är det inte lämpligt att använda e-post när man behandlar personuppgifter. Att lagra personuppgifter på en e-postserver är inte säkert, men alldeles säkert så kommer de att finnas där även framöver, eftersom det är en etablerad kommunikationskanal. Därför är det är viktigt att regelbundet kunna kontrollera vilken persondata som finns på servern för att sedan flytta den data som behöver sparas till ett lämpligare system, som t.ex ett ärendehanteringssystem. Då blir det lättare att söka efter uppgifterna och man kan säkerställa att uppgifterna blir borttagna när de inte längre behövs.

    God datakvalitet och informationssäkerhet

    Varje verksamhet har idag byggt upp ett antal datakällor som kan hjälpa oss att effektivisera hur vi arbetar. Ett exempel är strukturerad data från verksamhetssystem som behandlar ärenden. För att kunna dra rätt slutsatser i det dagliga arbetet och för att förbättra vårt arbetssätt med nya lösningar behöver vi lita på att vi har god datakvalitet. Ett system med hög datakvalitet levererar rättssäkerhet, möjliggör bevarande och gör att vi kan återanvända vår data för nya idéer och syften i framtiden.

    Hur höjer vi datakvaliteten?

    Att skanna igenom system, mailservrar och filservrar efter personuppgifter kan man göra med speciella verktyg. Det ger en kontroll av hur GDPR-läget är i organisationen. Men enligt vår erfarenhet från kunder i offentlig sektor handlar datakvalitet lika mycket om att ändra beteende hos de som producerar data, som det handlar om verktyg för automatiserade korrigeringar. Även om det i ett verksamhetssystem finns en relativt klar bild av hur information och metadata ska komma in i systemet så finns det ändå brister.

    Vi har sett goda resultat genom att koppla på Adoxa som skannar igenom verksamhetssystemets data baserat på ett konfigurerbart regelverk. Regelträffar som indikerar bristande datakvalitet distribueras då till utpekade informationsägare. Dessa får genom ett arbetsflöde hjälp att granska och åtgärda bristerna. Genom att distribuera ut regelträffar och ge respektive medarbetare hjälp till självhjälp kan vi göra rätt saker för att höja datakvaliteten.

    Läs mer
    Stor ökning av anmälda incidenter till Datainspektionen under 2019
  • Digital arkivering - en nyckel i modern informationshantering

    Publicerad 12 maj 2020

    Moderna lösningar för digitalt bevarande är inget nytt fenomen. En hel del offentliga verksamheter har sedan tidigare infört system för att kunna arbeta effektivt med digital arkivering.

    Samtidigt har arkivarien fått en nyckelroll i sin organisation. Dels genom att ansvara för det digitala arkivet och dels genom att iklä sig rollen som övergripande ansvarig för all informationshantering. På bara några år har digital arkivering utvecklats till en strategisk fråga som är av stor vikt för hela verksamheten.

    Värdet av data kommer bli allt större och i takt med att allt fler tjänster digitaliseras så kommer även volymen att öka. Digital arkivering kan bidra starkt till att värdet av data säkras och kan realiseras, något som kan skapa både stora effektivitetsvinster och spara pengar.

    E-arkiv är viktigare än någonsin

    Vi har tagit fram en guide, baserat på erfarenheter från våra egna experter och externa områdesspecialister, där vi har sammanställt en beskrivning av dessa faktorer. “Därför är e-arkiv viktigare än någonsin” kan du ladda ner här.

    Syftet är att underlätta för verksamhetsledningen att, inom ramen för framtida verksamhetsplaner, göra korrekta investeringar inom dessa viktiga områden. Det är följande sex faktorer som vi beskriver i guiden:

    • Värdet av data
    • Lagar som styr hur vi måste lagra och hantera data
    • Många föråldrade system som driver kostnader
    • PSI-direktivet
    • Dataskyddsförordningen (GDPR)
    • En ny roll för den moderna arkivarien uppstår

    Enklare att stänga ner gamla IT-system

    Den kanske enskilt viktigaste faktorn är att att stänga ner föråldrade system är att de driver stora kostnader. Riksrevisionens rapport från oktober 2019 riktar hård kritik mot statliga myndigheter för att de har föråldrade IT-system. Förutom kostnader så innebär det också ett hinder för en fortsatt effektiv digitalisering av offentlig sektor.

    Systemen är fyllda med data som har byggts upp under många år, men data arkiveras inte på ett effektivt sätt. Det kan medföra problem med exempelvis prestanda. I systemen finns ofta behörighetsstrukturer som följer av tidigare processer eller organisationsstrukturer, och som inte fungerar idag.

    Om data istället lagras i ett modernt med hjälp av digital arkivering och gamla system stängs ner får man tillgång till data på ett effektivare sätt samtidigt som verksamheten sparar pengar. Det, om något, är ett starkt argument för att investera i en modern e-arkivlösning.

    Läs mer
    Digital arkivering - en nyckel i modern informationshantering
  • Så hjälper Formpipe dig med effektivt distansarbete

    Publicerad 07 april 2020

    Distansarbete är ett ämne som av förklarliga skäl har engagerat de senaste veckorna. I Sverige har vi, som tur är, redan goda möjligheter att jobba på distans: bra uppkoppling, digitala lösningar som underlättar och ett tydligt fokus på worklife balance.

    Det här med distansarbete har varit en het fråga de senaste åren. Genom att erbjuda distansarbete så blir man som arbetsgivare mer attraktiv och får det enklare att rekrytera ny talang, enligt en undersökning från IWG. De yngre generationerna, som nu börjar ta allt större plats på arbetsmarknaden, är vana vid att kommunicera med varandra oavsett var de befinner sig - och de förväntar sig detsamma av sin arbetsplats.

    Distansarbete eller ej, när coronaviruset slog ner som en bomb och anställda beordrades att jobba hemifrån blev många handlingsförlamade: “Vad gör vi nu?” och “Hur ska vi klara av att göra vårt jobb?”

    Någon vecka senare och den omedelbara chocken har lagt sig en aning. För som tur är finns det flexibla verktyg och digitala lösningar som hjälper oss i vårt distansarbete. Detta gäller även offentlig sektor som har stor vikt på hantering av allt från möten till ärenden och dokument.

    Och där kommer vi på Formpipe in i bilden. Våra produkter är skapade för att förenkla och effektivisera arbetet inom offentlig sektor, oavsett om vi jobbar på kontoret eller hemifrån. Det är extra tydligt inom följande tre områden.

    Alltid tillgång till dokument

    Med ett smidigt system för dokument- och ärendehantering har du alltid tillgång till dina filer, oavsett varifrån du jobbar. Med smidig versionshantering kan du vara säker på att du arbetar i, och har tillgång till, den senaste versionen. Behovet av fysiska akter elimineras, samarbete mellan anställda främjas och verksamheten får goda förutsättningar att erbjuda bättre medborgarservice.

    Digital möteshantering

    I takt med att allt fler jobbar hemifrån så måste möten skifta från fysiska till digitala rum. Det innebär även en ny verklighet för de som arbetat med administration och tar fram underlag inför möten. Med Meetings Plus är det möjligt att dela beslutsunderlag och mötesdokument som politiker kan arbeta med. Tidsbesparande för nämndsekreteraren, enkelt för politikern och tillgängligt för medborgaren. Den eliminerade pappershanteringen är en stor bonus.

    Signera avtal och beslut

    Under digitala möten tas även en hel del viktiga beslut som givetvis måste signeras. Som tur är går även detta att göra digitalt. Signeringsportalen är en applikation som gör det möjligt för politiker och tjänstemän att signera dokument och mötesprotokoll digitalt, helt integrerad med våra system Platina och W3D3. Snabbt, smidigt, enkelt. Precis som det ska vara vid distansarbete.

    Läs mer
    Så hjälper Formpipe dig med effektivt distansarbete
  • Så ska Sverige bli bättre på öppen offentlig data

    Publicerad 29 mars 2020

    Det offentliga Sverige är i många avseenden väldigt duktigt på digital förvaltning. Vi hamnar i toppen i jämförelse med många andra länder. Men när det kommer till hanteringen av öppen offentlig data är vi i botten. Det finns dock smarta lösningar.

    Det är OECD som har rankat sammanlagt 33 länder där man jämfört den offentliga förvaltningen. Inom många områden är Sverige i topp vilket inte är så förvånande.

    Ända sedan Oxenstiernas tid har Sverige en stolt tradition av offentlig förvaltning. Men vi kan inte leva på gamla meriter. När det kommer till det offentliga Sveriges hantering av digital förvaltning och öppna offentliga data rankas vi på plats 32 av de 33 länderna.

    Bristande användning förvånar

    Över 60 olika områden har jämförts i OECD-rapporten som publicerades i november 2019. Offentliga finanser, tjänster i välfärden, regler och genomförande kring offentliga upphandlingar är några av de parametrar som jämförts.

    Den grundläggande tanken med öppna data är att den offentliga informationens värde uppstår först när informationen görs allmänt tillgänglig och används. Från ett medborgarperspektiv främjar öppna data insyn, transparens och delaktighet i samhället. Öppna data lyfts också fram som en betydande komponent för företagande genom möjligheten att via olika datakällor skapa tjänster och innovationer.

    Vårt välfungerande samhälle väcker ofta internationell förundran och beundran. Därför ter det sig lite förvånande vi ser en brist när det gäller användningen av öppna data – särskilt med tanke på att Sverige för övrigt är ett framträdande land inom digitalisering.

    Fördelarna med öppna data

    För att bli bättre krävs att hela den offentliga förvaltningen är delaktig i utvecklingen. Öppen offentlig data blir användbar först när den kan kopplas ihop från flera sektorer, görs sökbar och framförallt tillgänglig.

    Data både produceras och används av den offentliga sektorn varje dag. Datan handlar om en mängd områden; några exempel är hälsa, miljö, välfärd och ekonomi.

    Men en större mängd offentliga data behöver bli tillgänglig även av privata aktörer för tjänster som kommer medborgarna till gagn, hitta.se är ett exempel på en sådan tjänst.

    Det finns även en demokrati-aspekt med en bra digital hantering av informationen. Insynen för den enskilde medborgaren ökar och framför allt gynnas hela samhällsutvecklingen och möjligheterna till innovation om informationen hanteras på ett bra sätt.

    Utvecklingen inom artificiell intelligens är en annan faktor som understryker vikten av att öppen offentliga data tillgängliggörs. För att skapa förutsättningar för utvecklingen på AI-området är stora datamängder av god kvalitet av yttersta vikt.

    I OECD-rapporten, där Sverige hamnade i botten var det främst tre kriterier man tittade på:

    1. Mängden data

    Hur mycket data finns tillgängligt på nationella data-portaler? Vilka är de formella kraven för att publicera öppna offentliga data? Involveras användarna?

    2. Tillgängligheten

    Vilken data finns att tillgå utan kostnad för användarna? I vilka format finns data?

    3. Återanvändning

    Hur mycket bidrar det offentliga med för att data verkligen utnyttjas för olika initiativ och innovation?

    Hanteringen kan försvåras av både interna och externa faktorer.

    Internt kan det handla om att fel och bristande datakvalitet på informationen som i sin tur kan anfäkta både dokument- och ärendehanteringen.

    Externa faktorer är till exempel lagstiftning som GDPR, offentlighetsprincipen och även den tekniska utvecklingen inom AI-området bidrar till att kraven på en korrekt hantering av data ökar.

    Verktyg som en del av lösningen

    För att uppnå en bra hantering av data med kvalitet och en strukturerad metadata finns det verktyg som hjälper till med kvalitetssäkringen.

    Formpipes tjänst Adoxa ger inte bara en ökad datakvalitet utan möjliggör att medarbetarna får kontroll över data. Med hjälp av det digitala verktyget blir hanteringen av öppen offentlig data både säker, enkel och i enlighet med lagar och förordningar som finns på området. Quality Control skannar data automatiserat och där hänsyn tas till givna regelverk. Med hjälp av verktyget kan även enkla och illustrativa visualiseringar göras, vilket underlättar redovisning och pedagogik kring materialet.

    Slutligen är det av yttersta vikt att informationssäkerheten upprätthålls. Formpipe är certifierade enligt ISO 27001 vilket är ett kvitto på att informationen skyddas och att det bedrivs ett kontinuerligt och systematiskt säkerhetsarbete kring informationen som hanteras.

    Givet den nya tekniken och den ökade digitalisering ökar hela tiden mängden data i vårt samhälle. Tillväxten av data är exponentiell.

    Det här innebär att vikten av informationssäkerhet blir alltmer påtaglig och med en ökad reglering på området kommer en god informationssäkerhet att bli ett än mer prioriterat område – en ISO-certifiering på leverantörer av tjänster inom sektorn är därför i det närmaste en självklarhet.

    Läs mer
    Så ska Sverige bli bättre på öppen offentlig data
  • Så kan offentlig data och information skapa tillväxt i EU

    Publicerad 16 mars 2020

    Data och information lyfts fram som nyckelfaktorer i jakten på att skapa en stark ekonomisk tillväxt inom EU. Detta är ett område där man ser att Europa kan ta taktpinnen som en global ledare och förebild för den digitala ekonomin.

    För ett par veckor sedan presenterade Europeiska kommissionen ett paket som pekar ut riktningen för den digitala omställningen inom området.

    Paketet innehöll bland annat en digital strategi som ska visa vägen för den fortsatta digitaliseringen. Den digitala strategin har som syfte att göra omvandlingen enkel för människor och företag, samtidigt som den bidrar till att EU kan uppnå sitt klimatneutrala mål år 2050.

    - Initiativet är ett viktigt steg för att EU bättre ska kunna ta tillvara på digitaliseringens möjligheter. Tillsammans med mina europeiska kollegor har vi en viktig uppgift i att utveckla ett digitalt Europa som genomsyras av öppenhet, konkurrens och globalt ledarskap, kommenterade energi- och digitaliseringsminister Anders Ygeman, i samband med att rapporten släpptes.

    Just offentlig data och information förväntas spela en central roll i omställningen. EU har som mål att skapa en enskild marknad för data där:

    • data kan flöda inom EU och mellan sektorer till förmån för alla.
    • europeiska regler, framför allt kopplat till personlig integritet och dataskydd, respekteras och efterlevs.
    • reglerna för tillgång och användande av data är rättvisa, praktiska och tydliga.

    Så rör vi oss framåt

    Vi kan alltså slå fast att det finns en vilja och ett behov att röra sig framåt mot ett effektivare och mer transparent Europa. Ökad tillgång till uppgifter, information och offentlig data gör det enklare att fatta bra beslut.

    Men hur tar vi oss dit? För att ta tillvara på digitaliseringens potential så finns det framför allt tre stycken områden som verksamheter och företag bör fokusera på. Dessa områden kan hjälpa till med såväl ökad ekonomisk tillväxt som smidigare service.

    1. Teknologi för människor

    För att nå målen gäller det att skapa välfungerande teknik med människan i fokus. Ett par initiativ som blir viktiga är att:

    • Investera i att öka den digitala kompetensen bland medborgare.
    • Påskynda utbyggnaden av snabbt bredband för bostäder, skolor och sjukhus.
    • Utöka superdatorkapacitet för att kunna utveckla innovativa lösningar.
    • Säkerställa att artificiell intelligens utvecklas på sätt som respekterar människors rättigheter.

    2. Rättvis och konkurrenskraftig digital ekonomi

    EU ska göra det möjligt för både innovativa och snabbt växande start-ups och för små och medelstora företag att få tillgång till finansiering för att expandera. Man vill se till att EU: s regler möter upp förutsättningen för den nya digitala ekonomin. Man vill också öka tillgången till högkvalitativ data. Att skapa en inre marknad för data kommer att göra EU mer konkurrenskraftigt globalt och möjliggöra innovativa processer, produkter och tjänster. Industriella och kommersiella data är de viktigaste drivkrafterna för den digitala ekonomin.

    3. Öppet, demokratiskt och hållbart samhälle

    I detta område riktar man in sig på bland annat att använda teknik för att hjälpa Europa att bli klimatneutralt 2050, att ge medborgare bättre kontroll och skydd av sina uppgifter och att skapa en möjlighet att använda europeisk hälsodata för att främja riktad forskning, diagnos och behandling. En annan viktig del är att bekämpa desinformation på nätet och främja en mångfald av tillförlitligt medieinnehåll. Där kan offentlig data spela en nyckelroll.

    Summering

    Ett samhälle som drivs av digitala lösningar som sätter människor i första hand, formar nya möjligheter för företag och ökar utvecklingen av pålitlig teknik. Allt för att främja ett öppet och demokratiskt samhälle och en livskraftig och hållbar ekonomi.

    Behöver din verksamhet hjälp att komma igång med er digitala omställning? Eller kanske har ni fastnat lite på vägen? Vår guide Metod för utveckling av digital förvaltning fungerar som utmärkt inspiration och ger konkreta tips på de steg bör ta för en lyckad transformation. Lycka till!

    Läs mer
    Så kan offentlig data och information skapa tillväxt i EU
  • Guide för att effektivisera myndigheters nyttjandet av ärende- och dokumenthantering

    Publicerad 25 februari 2020

    Dokument- och ärendehantering är något som utgör en central roll inom offentlig sektor. I takt med att effektiviseringskraven ökar så kommer myndigheter behöva ställa om - och det snabbt. Det, och mycket mer, avhandlar vår nya guide “Digital strategi för effektivisering av myndigheters verksamhet i Sverige.”

    Det finns ett antal viktiga trender som alla mer eller mindre påverkar myndigheters nyttjande av ärende- och dokumenthantering. Tillsammans leder dessa trender till att vi behöver söka nya sätt att effektivisera processen för ärende- och dokumenthantering för svenska myndigheter. Vissa ligger långt fram medan det finns stor potential hos många andra.

    Vi har i vår guide “Digital strategi för effektivisering av myndigheters verksamhet i Sverige” sammanfattat trenderna och drivkrafterna baserat på de senaste rapporterna från bland annat Tillväxtverket, SKR, Riksrevisionen och DIGG.

    Detta, tillsammans med erfarenheter från våra kunder, har mynnat ut i 6 områden där det finns stor potential till effektivisering. Tre av dessa områden beskriver vi nedan.

    1. Sista länken i den digitala kedjan

    En förutsättning för lyckad effektivisering är att den digitala kedjan är obruten. Så snart ett led i processen kräver att handlingar skrivs ut eller att information manuellt måste hämtas från andra system, uppstår glapp i den digitala kedjan. Ett glapp som kostar både tid och pengar. Vad finns det då för positiva effekter av en obruten digital kedja?

    • Minskar risken för felregistreringar och feltolkningar.
    • Möjliggör ökad automatisering av verksamhetsprocesser.
    • Minskar förvaltningskostnader samt förkortar handläggningstider.

    2. Automatisera hela eller delar av processer

    Handläggning och administration innehåller flera manuella steg av rutinmässig karaktär. Det kan till exempel var information som ska flyttas från ett system till ett annat. Och här finns det stor potential att automatisera processerna, något som:

    • Frigör tid för värdeskapande uppgifter och att hantera personalbrist.
    • Möjliggör större kapacitet då en automatisk lösning kan hantera ärenden dygnet runt.
    • Underlättar statistikuppföljning och analys.

    3. Kvalitetssäkra datainnehåll

    För att utnyttja digitaliseringens möjligheter, krävs en kontinuerlig kvalitetssäkring av organisationens data. Ett system med kvalitetssäkrad data levererar rättssäkerhet, möjliggör bevarande, erbjuder tillgänglighet, genomsyras av korrekthet samt har en hög säkerhet. Med verktyg för att kontrollera datakvalitet ser man till att:

    • Rätt information är tillgängliggjord för rätt personer.
    • Endast rätt information är publicerad till externa parter.
    • Avvikande hantering av känslig information identifieras.

    Summering

    Guiden berör såväl demografiska som teknologiska förändringar inom välfärden. Dessutom tittar vi närmare på andra påverkande faktorer såsom konjunkturutveckling och myndigheters IT-mognad. Vi hoppas att “Digital strategi för effektivisering av myndigheters verksamhet” ska kunna ge er inspiration inför framtida arbete med era verksamhetsplaner.

    Läs mer
    Guide för att effektivisera myndigheters nyttjandet av ärende- och dokumenthantering
  • 4 experter om digitalisering inom offentlig sektor

    Publicerad 29 januari 2020

    Det pratas mycket om digitalisering och automatisering. Processer ska effektiviseras och verksamhetsnyttan ska ökas. Men vad innebär det egentligen? Och hur arbetar verksamheter inom offentlig sektor för att transformera sig till digitala enheter?

    Vi har pratat med fyra experter från offentlig sektor. De delar med sig av sin syn på digitalisering, nycklar till framgångsrika digitaliseringsprojekt samt de vanligaste missuppfattningarna kopplat till digitalisering.

    Ewa Larsson, Länsstyrelserna

    ”Börja i verksamheten och titta på var man kan få ut mest nytta. Börja med de små enkla delarna och inte ta för stora grepp på en gång. Det är viktigt att se över processerna som man vill digitalisera så att man har en effektiv process.”

    Länsstyrelserna har arbetat flitigt med att digitalisera och effektivisera sina handläggningsprocesser. Med hjälp av Platina har tiotusentals ärenden kunnat automatiseras, vilket innebär att de kan lägga mer tid på att handlägga komplicerade ärenden.

    Åsa Zetterberg, IT&Telekomföretagen

    ”Alla ledare behöver förhålla sig till digitalisering, vad det innebär för vår affär eller vår verksamhet. Man måste skaffa sig insikt, kompetens och förståelse för att ta det vidare till den verksamhet man ansvarar för - så att de som leder kan agera.”

    Åsa Zetterberg jobbar sedan 2019 som Förbundsdirektör på IT&Telekom-företagen. Hon har tidigare arbetat med digitaliseringsfrågor för såväl Sveriges Kommuner och Regioner samt som digitaliseringschef för Regeringen.

    Thomas Kjellnäs, Region Stockholm

    ”Det viktigaste är att göra en bra och gedigen förstudie. Ta tiden att samla in korrekt information från början och så blir det nästan alltid bra. Då har man alla förutsättningarna klara för sig.”

    Thomas Kjellnäs arbetar som förvaltningsledare på Region Stockholm, en region som omfattar 26 kommuner och över 2.3 miljoner invånare. Han har själv varit med i flera digitaliseringsprojekt och har hittat en röd tråd för de lyckade projekten.

    Åsa Kempe, Nyköpings kommun

    ”Att digitalisera är ett verksamhetsutvecklingsprojekt och inte ett IT-projekt. Det är viktigt att se hela processen och sätta upp ett tydligt mål och att alla som jobbar med projektet är införstådda med det.”

    Åsa Kempe arbetar som systemförvaltare på Nyköpings kommun och är ordförande i användarföreningen för dokument- och ärendehanteringssystemet Platina som används av ett stort antal kommuner, myndigheter och regioner.

    # # #

    Vill du lära dig mer om effektiv digitalisering? Missa inte att ladda ner vårt white paper "Digital strategi för effektivisering av kommunal och regional verksamhet i Sverige".

    Läs mer
    4 experter om digitalisering inom offentlig sektor
  • Stor effektiviseringspotential inom kommuner och regioner

    Publicerad 03 december 2019

    I oktober 2019 släppte Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) en ny rapport som pekar på allt större utmaningar för kommuner och regioner.

    Framför allt gäller det utmaningar kopplat till den framtida ekonomin. Den stora skillnaden jämfört med rapporten från maj 2019 är att vi närmar oss en mild lågkonjunktur.

    Sverige går nu in i en mild lågkonjunktur

    SKR:s prognoser har sedan december 2017 utgått från att högkonjunkturen skulle kulminera 2018 och följas av vikande sysselsättning någon gång under 2019 och 2020. Signalerna blir allt tydligare på att konjunkturen mattas av, något som framgår av både förtroendeindikatorer och sysselsättningsstatistiken.

    Vi går nu in i en mild lågkonjunktur under 2020 och att den kommer att fortsätta under 2021. Bedömningen är att BNP ökar med strax över 1 procent både i år och nästa år och att arbetslösheten stiger till drygt 7 procent, trots att arbetskraftsdeltagandet sjunker något.

    Konjunkturen går som väntat ner mycket på grund av den negativa utvecklingen kring öppen handel och utmaningar i vårt närområde kopplat till Brexit. Sverige har som tur är en relativt låg så kallad Maastrichtskuld och ett positivt offentligt sparande som underlättar hanteringen av en konjunkturnedgång.

    Behovet av besparingar och effektiviseringar ökar

    Behovet av de resurser som krävs för att upprätthålla välfärden på dagens nivå ökar snabbare än skatteintäkterna. Trots en beräknad genomsnittlig skattehöjning på 13 öre under 2020 kommer kommuner och regioner att sakna 43 miljarder kronor år 2023. Detta baserat på att kostnaderna ökar i takt med befolkningen och statens tillskott är konstant med dagens nivå.

    Denna utveckling driver självklart på behovet av att investera i effektivisering ytterligare.

    SKR presenterar många områden där det finns stor potential till besparingar och effektiviseringar - där digitalisering är ett självklart område. Utmaningarna är att det ofta krävs stora investeringar och förändrade arbetssätt som tar tid.

    Det är, enligt flera undersökningar från SKR, svårt att påvisa konkreta effektiviseringsvinster via olika satsningar på digitalisering. Här behöver vi alla hjälpas åt, både köpare och leverantör. Som leverantör har vi ofta goda möjligheter att stötta våra kunder med beräkningar av viktiga nyckeltal kring besparingar och effektiviseringar.

    Formpipe kommer under 2020 att rulla ut ett strukturerat program för våra kunder där vi erbjuder att driva en löpande process för utveckling av lösningar inom dokument- och ärendehantering samt e-arkiv. Vi kallar denna process för Metod för Utveckling av Digital Förvaltning.

    Målsättningen är att snabba på digitalisering och effektivisering, men även säkerställa att det genomförs i kontrollerade steg som verksamheten kan hantera. Det ökar sannolikheten med att utvecklingen verkligen leder till effektiviseringar. Arbetet med en sådan process inleds med en konkret temperaturtagning på kundens nuläge samt potential till effektivisering.

    Stor för potential inom dokument- och ärendehantering

    Enligt SKR:s rapport från oktober 2019 framgår det att antalet anställda i kommuner och regioner ökat med mer än 100 000 sedan 2014.

    Ett av de områden där antal anställda ökat mest är yrkeskategorin handläggare inom administration. Ökningen av handläggare kan vara ett tecken på de ökade krav på dokumentation och uppföljning som statliga myndigheter ålagt kommunsektorn. Den det har också blivit fler ärenden och utökade områden som kommunerna nu ansvarar för.

    En viktig uppgift de kommande åren blir att arbeta med effektivisering, förenkling samt automation av administrativa uppgifter kring dokument- och ärendehantering.

    Så effektiviserar du verksamheten

    Vi har tagit fram guiden “Digital strategi för effektivisering av kommunal och regional verksamhet i Sverige”. I guiden går vi igenom 6 områden med stor potential till effektivisering inom dokument- och ärendehantering. Ladda ned guiden här.

    Läs mer
    Stor effektiviseringspotential inom kommuner och regioner
  • Digitalisering och nya idéer för att behålla en välfärd i världsklass

    Publicerad 14 november 2019

    Rapport från Kvalitetsmässans första dag

    Jag fick möjligheten att medverka vid Kvalitetsmässans första dag. Tema vid årets evenemang är ”Ett smartare samhälle” för att skapa en välfärd i världsklass. En viktig anledning till att vi behöver bygga ett smartare samhälle handlar bland annat om demografi.

    Den stora kullen av fyrtiotalister börjar nu bli till åren och som finansminister Magdalena Andersson sa när hon invigde evenemanget: “De förväntar sig och har rätt till en bra äldreomsorg och välfärd när de arbetat och betalat in skattepengar under hela sina liv”. Hon pratar om tillskjutna välfärdsmiljarder i aktuell budget och om fler miljarder framöver.

    Ett spår på Kvalitetsmässan är ”Digitalisering och trender i framtiden””. De som talar på spåret skriver alla under på att digitalisering, innovationer och nya idéer för bättre verksamheter är en förutsättning för att behålla en bra välfärd i världsklass.

    Anders Ekholm från Institutet för Framtidsstudier pratar om potentialen som finns i användningen av automatisering och robotik. Förmågan att ta tillvara denna potential handlar inte bara om teknologi utan kanske i ännu högre grad om gränser som finns i verksamheterna. Han säger också att dagens regelverk inte är anpassat för digitala arbetssätt. Här behöver det komma till flera nya ändringar av nuvarande regelverk.

    Tiden som vi använder för värdeskapande arbete minskar, exempelvis antal timmar som läraren har med elever eller läkaren med sina patienter. Mer administration läggs på – administration som till stora delar skulle kunna ersättas av digitala lösningar. Ett exempel som Anders Ekholm tar upp är att rätta prov, det skulle kunna automatiseras till stor del och därmed öka lärarens tid med elever.

    Aida Hadzialic, pratade på ett liknande sätt om att vi både behöver en teknisk omställning och en mental omställning. Hon nämnde också utmaningarna med föråldrade IT-system som hindrar utvecklingen.

    Anders Borg tog upp de stora penseldragen i ekonomin tillsammans med Cecilia Malmström, EU:s handelskommissionär, men pratade också om möjligheter med AI och 5G.

    I flera programpunkter behandlades frågan om hur vi ska leda i förändring. För att lyckas krävs nya arbetssätt, ett nytt slags ledarskap och en ny sorts organisering menade exempelvis Micco Grönholm från Helsingborgs stad. Nyckelorden här var tillitsbaserat ledarskap, våga testa, våga göra fel.

    Avslutningsvis lyssnade jag till två digitaliseringsministrar, en från Sverige och en från Norge. Anders Ygeman ser att vi ligger långt fram i digital mognad, men var inte nöjd över att en stor del av befolkningen inte tycker att det offentliga tillhandahåller bra digital service. Men han ser stora möjligheter med digitaliseringen och att det råder politisk enighet kring detta. Nikolai Astrup, är digitaliseringsminister i Norge. Han säger att kultur, ledning och kompetens är nyckelområden för att kunna gå framåt. Och att vi behöver arbeta tvärfunktionellt. Han ger som exempel att när man skaffar barn i Norge behöver man 60 olika kontaktpunkter för blanketter och information, det borde man kunna samla inom en och samma tjänst. Det är flera stora områden att förändra i Norge menar Nikolai. Han menar att vi måste ”spise en elefant” och det gör vi bäst genom att äta små tuggor, gå framåt med små steg.

    På tåget hem försöker jag sammanfatta atmosfären på Kvalitetsmässan. Det finns massor av goda idéer och teknologi, det finns mycket engagemang och vilja att förändra och förbättra. På något sätt känns det som att de stora utmaningar vi står inför gör att det offentliga Sverige samlar kraft för att förändras till något nytt så att vi kan behålla en välfärd i världsklass.

    Läs mer
    Digitalisering och nya idéer för att behålla en välfärd i världsklass
  • Därför bör kommuner och regioner kvalitetssäkra sitt datainnehåll

    Publicerad 05 november 2019

    Data är drivmedlet för digital transformation. Förmågan att hantera och använda data på ett smart sätt är en nyckelfråga för de flesta organisationer idag. Det är helt enkelt en förutsättning för att kunna fatta rätt beslut och för att skapa effektivitet och lättillgängliga tjänster.

    Varje verksamhet har idag byggt upp ett antal datakällor som kan hjälpa oss att effektivisera hur vi arbetar. Ett exempel är strukturerad data från verksamhetssystem som behandlar ärenden. För att kunna dra rätt slutsatser i det dagliga arbetet och för att förbättra vårt arbetssätt med nya lösningar behöver vi lita på att vi har god datakvalitet. Ett system med hög datakvalitet levererar rättssäkerhet, möjliggör bevarande och gör att vi kan återanvända vår data för nya idéer.

    Hur höjer vi datakvaliteten?

    Enligt vår erfarenhet från kunder i offentlig sektor handlar datakvalitet lika mycket om att ändra beteende hos de som producerar data, som det handlar om verktyg för automatiserade korrigeringar. Även om det i ett verksamhetssystem finns en relativt klar bild av hur information och metadata ska komma in i systemet så finns det ändå brister.

    Vi har sett goda resultat genom att koppla på ett verktyg som skannar igenom verksamhetssystemets data baserat på ett konfigurerbart regelverk. Regelträffar som indikerar bristande datakvalitet distribueras då till utpekade informationsägare. Dessa får genom ett arbetsflöde hjälp att granska och åtgärda bristerna. Genom att distribuera ut regelträffar och ge respektive medarbetare hjälp till självhjälp kan vi göra rätt saker för att höja datakvaliteten.

    Exempel på vad vi kan sätta upp för frågor i regelverket:

    • Hur länge har ärenden varit öppna?
    • När gjordes det senast en förändring i ett öppet ärende?
    • Finns det ord och begrepp som inte är i enlighet med diskrimineringslagen?
    • Finns det persondata bland handlingar?

    Genom att införa ett verktyg för att kontrollera datakvalitet ser vi till att:

    • Rätt information är tillgängliggjord för rätt personer.
    • Endast rätt information är publicerad till externa parter.
    • Dubbellagring undviks.
    • Avvikande hantering av känslig information identifieras.
    • Metadata innehåller rätt information för att skapa sökbarhet.

    Summan av detta blir att allt färre regelträffar sker – alltså har organisationen skapat ett arbetssätt för kvalitet i sin data i det dagliga arbetet. När vi kommit hit har vi skapat tillit till vår data. Då kan vi börja använda den på nya sätt.

    Hög datakvalitet i Hvidovre

    Se hur Hvidovre kommun använder sig av Adoxa by Formpipe för att få kontroll på, och kontinuerligt höja, organisationens datakvalitet.

    Läs mer
    Därför bör kommuner och regioner kvalitetssäkra sitt datainnehåll
  • Nya krav på effektivisering och automatisering inom kommuner och regioner

    Publicerad 01 november 2019

    Omvärldsfaktorerna som påverkar offentlig verksamhet förändras snabbt. Vi måste öka förändringstakten för att anpassa verksamheten och klara av att leverera mer med mindre resurser.

    Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) genomförde under 2018 en undersökning. Denna undersökning har sammanfattats i ett strategidokument vid namn ”Utveckling i en digital tid (2019).” I detta dokument nämns ett antal områden som direkt berör processerna för dokument- och ärendehantering:

    • Effektivare informationshantering.
    • Bättre beslutsunderlag för medarbetare.
    • Snabbare och mer rättssäker hantering.
    • Återanvända information på ett effektivt sätt.

    Strategin grundar sig i en målbild som består av effektmål inom fyra områden. Respektive område har dessutom beskrivningar och förslag på vad kommuner och regioner bör göra för att möta de nya kraven:

    • Ledning, styrning och organisation ska baseras på samverkan och leda till rätt prioriteringar för sektorn och dess verksamhetsområden.
    • Gemensamma regelverk och standarder för utveckling och förvaltning av digitala lösningar samt ett säkert informationsutbyte.
    • Information finns tillgänglig och kan utbytas på ett effektivt sätt.
    • Sammanhållen digital service som drivs av användarnas behov och baseras på samverkande processer och gemensamma lösningar.

    Nya krav på effektivare beslutsprocesser

    SKR driver sedan en tid ett förslag om att förändra den nuvarande kommunallagen för att göra det möjligt att utveckla automatiserat beslutsfattande.

    Ett automatiserat beslutsfattande förenklar den kommunala och regionala verksamheten. Det gör det enklare för medborgare att få likvärdig handläggning och snabbare beslut. Antalet dagliga rutinbundna beslut är omfattande och potentialen att frigöra tid och driva effektivisering är stor. Det är helt nödvändigt när behoven av välfärd ökar samtidigt som arbetskraften minskar.

    Demografiska förändringen som den starkaste drivkraften

    Det finns också tydliga indikationer på att den demografiska förändringen kommer påverka såväl kommuner som regioner. Den förväntas leda till svårigheter att klara såväl finansiering som kompetensförsörjning.

    Därför är det absolut nödvändigt att hitta nya och effektivare arbetssätt. Flera studier pekar på att det finns en stor potential att automatisera arbetsuppgifter inom flertalet områden. Med befintlig teknik är det redan idag möjligt att automatisera en rad enkla regelstyrda administrativa uppgifter.

    Krav på en snabbare digital transformation för att driva effektivisering

    Det kommer att skapa ett stort tryck på ekonomin för att hantera ökade kostnader kopplat till den demografiska utvecklingen. Det är främst behoven inom skola och äldreomsorg som driver kostnadsökningarna.

    SKR räknar med att det antingen behövs ökade resurser, eller effektiviseringar motsvarande 35 miljarder kronor, i sektorn för att klara av en välfärd på dagens nivå fram till år 2022.

    Den snabba demografiska förändringen sker samtidigt som det finns ett allt högre krav från medborgarna på en effektivare och förbättrad service. Båda dessa faktorer samverkar och ökar trycker ytterligare på snabba förändringar.

    Avslutande tankar

    Kostnadsutvecklingen och de förväntade intäkterna går inte ihop. Kalkylen går snabbt mot en ohållbar situation. Vi måste skapa en smartare välfärd för att få ihop ekvationen.

    Förutom digitalisering är det finns det flertalet åtgärder kopplat till ett förlängt arbetsliv och mer heltidsarbete som måste till. Det kräver att staten tillsätter en större budget för välfärd än idag. Ett annat problem är den stora detaljstyrningen som begränsar eller försenar möjligheterna att driva effektivisering.

    Inför 2019 har många kommuner tvingats höja kommunalskatten med 50 öre (eller mer). Den utvecklingen kommer att fortsätta om vi inte kan öka takten för att driva effektivisering och automatisering med hjälp av digitala tekniker.

    Läs mer
    Nya krav på effektivisering och automatisering inom kommuner och regioner
  • 6 områden för digitalisering av dokument- och ärendehanteringsprocessen

    Publicerad 01 november 2019

    Förändringstakten inom offentlig sektor ökar och det gäller att hänga med i utvecklingen. För att verksamheter inte ska halka efter så måste de agera snabbt. Vi på Formpipe har identifierat sex stycken nyckelområden som kan ge stora effektiviseringsvinster på såväl lång som kort sikt. 

    På senare tid har det publicerats ett antal nya rapporter och initiativ som påverkar hur kommuner och regioner behöver driva effektivisering. En tydlig trend är att vi måste öka förändringstakten. Vi beskriver några av dessa rapporter och initiativ kort nedan. 

    Utveckling i en digital tid 

    Under 2018 genomförde SKR en undersökning som sammanfattats i ett strategidokument som SKR tog fram under 2019 “Utveckling i en digital tid”. I detta dokument nämns ett antal områden som direkt berör processerna för ärende- och dokumenthantering.  

    Nya krav på effektivare beslutsprocesser 

    SKR driver sedan en tid ett förslag om att förändra den nuvarande Kommunallagen för att göra det möjligt att utveckla automatiserat beslutsfattande. 

    Föråldrade IT-system - hinder för en effektiv digitalisering 

    I Riksrevisionens rapport riktas kritik mot statliga myndigheter för att de har föråldrade IT-system. Något som både driver kostnader och påverkar informationssäkerheten. Men det innebär också ett hinder för en fortsatt effektiv digitalisering av statsförvaltningen. 

    För att kunna driva ett effektivt arbete och hantera de krav som beskrivs i dessa rapporter och initiativ har vi valt att beskriva 6 områden som kan ge stora effektivitetsvinster. 

    6 områden som kan ge stora effektiviseringsvinster 

    Självklart finns det också stora skillnader olika verksamheter emellan som behöver diskuteras och analyseras specifik för respektive verksamhet. Detta dokument ger dig dock en bra översikt på vilka områden som finns och en grundläggande känsla för effektiviseringspotentialen. 

    • Område 1 - Sista länken i den digitala kedjan 
    • Område 2 - Automatisera hela eller delar av processer 
    • Område 3 - Kvalitetssäkra datainnehåll 
    • Område 4 - Minska antal system som hanterar ärenden 
    • Område 5 - Införa e-arkiv 
    • Område 6 - Digitalisera nämndsadministrationen och remisshantering 

    Vill ni läsa mer om dessa områden har vi skrivit en guide som heter “Digital strategi för effektivisering av kommunal och regional verksamhet i Sverige. I guiden besvarar vi på följande frågor för respektive område: 

    • Hur beskrivs området övergripande? 
    • Varför är det viktigt? 
    • Vad handlar det om lite mer i detalj? 
    • Vad kan man göra åt det som har med dokument- och ärendehantering att göra? 
    • Vad blir effekten? 
    Läs mer
    6 områden för digitalisering av dokument- och ärendehanteringsprocessen
  • Låt inte föråldrade IT-system inom statliga myndigheter hindra digitaliseringen

    Publicerad 01 november 2019

    I Riksrevisionens rapport riktas kritik mot statliga myndigheter för att de har föråldrade IT-system. Något som både driver kostnader och påverkar informationssäkerheten. Men det innebär också ett hinder för en fortsatt effektiv digitalisering av statsförvaltningen. 

    För att komma vidare i digitaliseringen behöver vi pensionera dessa gamla system. Då behöver vi för det första ta vara på informationen i dem. För det andra behöver processerna flytta in i moderna lösningar med nya tekniska möjligheter. 

    Utmaningar med att pensionera IT-system inom statliga myndigheter 

    Rapporten skapar en del frågor. Hur ska man säkra upp informationen som ligger i de föråldrade systemen? Vad måste sparas, vad ska gallras bort? Hur kommer vi åt viktig information i framtiden? 

    Redan vid upphandling av ett verksamhetskritiskt system behöver man vara på det klara med hur informationen ska bevaras i ett längre perspektiv. En kontinuerlig överföring till ett modernt e-arkiv avlastar aktiva system och säkrar informationen för framtiden. På så sätt kan man enkelt avveckla ett åldrat system när det väl är dags. Organisationen blir av med höga förvaltningskostnader och slipper dyra migreringsprojekt. Istället kan verksamheten fokusera på nya möjligheter med modern teknik. 

    När vi överför information till ett e-arkiv upprätthålls både säkerhet och kvalitet. När vi litar på vår data kan den göras tillgänglig för vidare bearbetning och vi kan återanvända den för att skapa nya tjänster och bättre service. 

    Har vi redan lösningen på hyllan? 

    Kanske är det så att det inte bara handlar om att man behöver stänga ner föråldrade verksamhetssystem? Har man gjort sin läxa och inventerat sina system och hur de stödjer olika verksamhetsprocesser har man nått en bra bit. Då kan man upptäcka att det ofta handlar om en eller två processer som är verksamhetskritiska på riktigt. Och att man är låst vid hur processen såg ut för många år sedan, när man skaffade systemet. 

    Men processer förändras och kanske det redan finns ett modernare system i bruk i organisationen? Ett ärendehanteringssystem i standardutförande har idag grundfunktionalitet för att skapa och ändra i processflöden på ett sätt som inte var att tänka på tidigare. 

    6 steg för att avveckla föråldrade IT-system hos statliga myndigheter 

    En grundförutsättning för att ta besluten kring avveckling av system är att ha gjort en inventering av verksamhetsprocesser och av systemlandskapet. En framgångsfaktor är möjligheten att sammanföra information från föråldrade system och därmed kunna ställa av flera av dem. En annan framgångsfaktor är att direkt kunna arkivera information från aktiva system. Det bästa är att gå framåt stegvis utifrån inventering av IT-system och arbetsprocesser. 

    • Säkerställ att organisationen får tillgång till ett e-arkiv som samlar all digital information i en gemensam och hållbar struktur. 
    • Avgränsa det första steget till ett enskilt system där nyttan är tydlig. 
    • Förankra e-arkiv i ledningen. 
    • Bemanna en styrgrupp med drivande nyckelpersoner och utforma en roll för avveckling och flytt/modernisering av processer. 
    • Skapa förståelse för målen avveckling och förflyttning. 
    • Visa resultatet för organisationen för att hålla farten till nästa steg. 

    Stora besparingar när gamla system avvecklas 

    Ett exempel från en av våra kunder där vi har kunnat hjälpa till med detta problem: Vid byte till ett modernt ärendehanteringssystem behövde en stor svensk myndighet avveckla det gamla systemet som krävde omfattande hårdvarukapacitet. Long-Term Archive, vår produkt för digitalt bevarande av information valdes och migreringen var klar efter tre månader. Resultatet blev minskade licens- och underhållskostnader på 900 000 kronor per år. 

    Vår kund behövde heller inte bygga ut datacentrets lokaler och fick enkel tillgång till den stora mängden migrerad data. 

    Det här var besparingar för ett enda system, där man samtidigt säkerställde att information som behöver bevaras finns kvar över tid och är tillförlitlig och sökbar. Sen är det bara att gå vidare med nästa system och snabbt kan man komma upp i betydande besparingar. 

    Känner ni igen problemet? Kontakta gärna oss på Formpipe så kan vi berätta mer om hur vi kan hjälpa er att minska era licens- och underhållskostnader genom att stänga ner gamla system. 

    Läs mer
    Låt inte föråldrade IT-system inom statliga myndigheter hindra digitaliseringen