Vill du komma i kontakt med oss?

FORMPIPE

+46 8 555 290 60
info.se@formpipe.com

Besök
Sveavägen 168, Stockholm

Post
Box 231 31, 104 35 Stockholm

SUPPORT

Supportportalen The Pipe
+46 8 5000 72 25
support.se@formpipe.com

---

För Netmaker Bankgiro Link
support.netmaker@formpipe.com
+46 8 555 290 80

För Lasernet
support.lasernet@formpipe.com
+45 43 66 02 10

Följ oss på LinkedIn
Linkedin

Därför bör kommuner och regioner kvalitetssäkra sitt datainnehåll

Data är drivmedlet för digital transformation. Förmågan att hantera och använda data på ett smart sätt är en nyckelfråga för de flesta organisationer idag. Det är helt enkelt en förutsättning för att kunna fatta rätt beslut och för att skapa effektivitet och lättillgängliga tjänster.

Varje verksamhet har idag byggt upp ett antal datakällor som kan hjälpa oss att effektivisera hur vi arbetar. Ett exempel är strukturerad data från verksamhetssystem som behandlar ärenden. För att kunna dra rätt slutsatser i det dagliga arbetet och för att förbättra vårt arbetssätt med nya lösningar behöver vi lita på att vi har god datakvalitet. Ett system med hög datakvalitet levererar rättssäkerhet, möjliggör bevarande och gör att vi kan återanvända vår data för nya idéer.

Hur höjer vi datakvaliteten?

Enligt vår erfarenhet från kunder i offentlig sektor handlar datakvalitet lika mycket om att ändra beteende hos de som producerar data, som det handlar om verktyg för automatiserade korrigeringar. Även om det i ett verksamhetssystem finns en relativt klar bild av hur information och metadata ska komma in i systemet så finns det ändå brister.

Vi har sett goda resultat genom att koppla på ett verktyg som skannar igenom verksamhetssystemets data baserat på ett konfigurerbart regelverk. Regelträffar som indikerar bristande datakvalitet distribueras då till utpekade informationsägare. Dessa får genom ett arbetsflöde hjälp att granska och åtgärda bristerna. Genom att distribuera ut regelträffar och ge respektive medarbetare hjälp till självhjälp kan vi göra rätt saker för att höja datakvaliteten.

Exempel på vad vi kan sätta upp för frågor i regelverket:

  • Hur länge har ärenden varit öppna?
  • När gjordes det senast en förändring i ett öppet ärende?
  • Finns det ord och begrepp som inte är i enlighet med diskrimineringslagen?
  • Finns det persondata bland handlingar?

Genom att införa ett verktyg för att kontrollera datakvalitet ser vi till att:

  • Rätt information är tillgängliggjord för rätt personer.
  • Endast rätt information är publicerad till externa parter.
  • Dubbellagring undviks.
  • Avvikande hantering av känslig information identifieras.
  • Metadata innehåller rätt information för att skapa sökbarhet.

Summan av detta blir att allt färre regelträffar sker – alltså har organisationen skapat ett arbetssätt för kvalitet i sin data i det dagliga arbetet. När vi kommit hit har vi skapat tillit till vår data. Då kan vi börja använda den på nya sätt.

Hög datakvalitet i Hvidovre

Se hur Hvidovre kommun använder sig av Quality Control för att få kontroll på, och kontinuerligt höja, organisationens datakvalitet.

  • 4 experter om digitalisering inom offentlig sektor

    Publicerad 29 januari 2020

    Det pratas mycket om digitalisering och automatisering. Processer ska effektiviseras och verksamhetsnyttan ska ökas. Men vad innebär det egentligen? Och hur arbetar verksamheter inom offentlig sektor för att transformera sig till digitala enheter?

    Vi har pratat med fyra experter från offentlig sektor. De delar med sig av sin syn på digitalisering, nycklar till framgångsrika digitaliseringsprojekt samt de vanligaste missuppfattningarna kopplat till digitalisering.

    Ewa Larsson, Länsstyrelserna

    ”Börja i verksamheten och titta på var man kan få ut mest nytta. Börja med de små enkla delarna och inte ta för stora grepp på en gång. Det är viktigt att se över processerna som man vill digitalisera så att man har en effektiv process.”

    Länsstyrelserna har arbetat flitigt med att digitalisera och effektivisera sina handläggningsprocesser. Med hjälp av Platina har tiotusentals ärenden kunnat automatiseras, vilket innebär att de kan lägga mer tid på att handlägga komplicerade ärenden.

    Åsa Zetterberg, IT&Telekomföretagen

    ”Alla ledare behöver förhålla sig till digitalisering, vad det innebär för vår affär eller vår verksamhet. Man måste skaffa sig insikt, kompetens och förståelse för att ta det vidare till den verksamhet man ansvarar för - så att de som leder kan agera.”

    Åsa Zetterberg jobbar sedan 2019 som Förbundsdirektör på IT&Telekom-företagen. Hon har tidigare arbetat med digitaliseringsfrågor för såväl Sveriges Kommuner och Regioner samt som digitaliseringschef för Regeringen.

    Thomas Kjellnäs, Region Stockholm

    ”Det viktigaste är att göra en bra och gedigen förstudie. Ta tiden att samla in korrekt information från början och så blir det nästan alltid bra. Då har man alla förutsättningarna klara för sig.”

    Thomas Kjellnäs arbetar som förvaltningsledare på Region Stockholm, en region som omfattar 26 kommuner och över 2.3 miljoner invånare. Han har själv varit med i flera digitaliseringsprojekt och har hittat en röd tråd för de lyckade projekten.

    Åsa Kempe, Nyköpings kommun

    ”Att digitalisera är ett verksamhetsutvecklingsprojekt och inte ett IT-projekt. Det är viktigt att se hela processen och sätta upp ett tydligt mål och att alla som jobbar med projektet är införstådda med det.”

    Åsa Kempe arbetar som systemförvaltare på Nyköpings kommun och är ordförande i användarföreningen för dokument- och ärendehanteringssystemet Platina som används av ett stort antal kommuner, myndigheter och regioner.

    # # #

    Vill du lära dig mer om effektiv digitalisering? Missa inte att ladda ner vårt white paper "Digital strategi för effektivisering av kommunal och regional verksamhet i Sverige".

    Läs mer
    4 experter om digitalisering inom offentlig sektor
  • Därför bör ni automatisera hela eller delar av era processer

    Publicerad 14 januari 2020

    Handläggning och administration inom offentlig sektor innehåller mängder av rutinmässiga och repetitiva uppgifter som inte kräver någon bedömning av en handläggare. Manuellt arbete som inte tillför någon specifik samhällsnytta. Det finns stor potential inom olika områden att en mer automatiserad ärendehantering.

    Exempel på områden som kan vara relevanta att automatisera:

    • Ärendeprocesser med entydiga regler
    • Ansökningsärenden
    • Tillståndsärenden
    • Ersättningsärenden
    • Beställningsärenden
    • Tidsbokning
    • Repetitiva arbetsuppgifter där regelefterlevnad är viktigt
    • Kontroll av datakvalitet
    • Hämta information från andra system, som t.ex folkbokföring eller fastighetsregister

    Enligt en av SKRs (Sveriges Kommuner och Regioner, tidigare SKL) senaste rapporter är det tydligt att digitalisering och effektivisering är ett måste. Framför allt för att möta de ökande kraven på effektivisering inom kommunal och regional verksamhet.

    Antalet personer som arbetar med administration av ärenden och dokument har ökat på senare år. Den stigande siffran kan vara ett tecken på de ökade krav på dokumentation och uppföljning som statliga myndigheter ålagt kommunsektorn. Denna trend driver på behovet av automatisering ytterligare.

    Moderna system klarar redan idag av att erbjuda en hög grad av automatisering. Problemet är att långt ifrån alla verksamheter använder sig av dessa funktioner. Det är en förändringsresa som måste tas i små kontrollerade steg och som kräver moderna system med rätt förutsättningar. Det handlar om verksamhetsprocesser, arbetsmetoder och människor som behöver förändras i synergi med varandra.

    Att nyttja automatiserad ärendehantering

    För att kunna driva en lyckad utveckling av automatiserad ärendehantering gäller det att förstå sitt nuläge utifrån ett antal områden. Vår rekommendation är att ta följande steg för att komma igång med ett mer målinriktat arbete med att automatisera:

    • Gör en inventering av ärendeprocesser, prioritera tidskrävande processer med stora volymer.
    • Vänta med komplexa processer, det finns många lågt hängande frukter med stor effektiviseringspotential.
    • Gör en inventering av befintliga system och lösningar. Bygg inte fler silos och se till att systemen är öppna för integration.
    • Använd verktyg för att säkra din datakvalitet. Bristande datakvalitet är ett hinder för en rättssäker automatisering av ärendeprocesser.

    Fördelar med automatiserad ärendehantering

    Det finns många fördelar som skapas som inte bara handlar om att spara tid och resurser. Automatiserade processer är inte framgångsrika förrän de kompletterar det handläggare gör, så att de kan fokusera på mer värdeskapande arbete.

    Om man lyckas med att automatisera skapas en mängd positiva effekter:

    • Frigör tid för värdeskapande uppgifter och att hantera personalbrist.
    • Lägre kostnader.
    • Större kapacitet - med en automatisk lösning kan ärenden hanteras dygnet runt, sju dagar i veckan, 365 dagar om året.
    • Bättre arbetsmiljö med nöjdare och mindre stressade medarbetare.
    • Flexibilitet - det går att hantera ökad arbetsbelastning och toppar.
    • Färre felaktigheter - utförandet blir mer konsekvent.
    • Större sökbarhet, i många automationslösningar går det att följa och spåra var i processen ett ärende befinner sig.
    • Underlättar statistikuppföljning och analys.

    Vill ni läsa mer om olika områden som kan driva effektivisering hittar ni dessa i vår guide “Digital strategi för effektivisering av kommunal och regional verksamhet i Sverige”.

    Läs mer
    Därför bör ni automatisera hela eller delar av era processer
  • Stor effektiviseringspotential inom kommuner och regioner

    Publicerad 03 december 2019

    I oktober 2019 släppte Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) en ny rapport som pekar på allt större utmaningar för kommuner och regioner. Framför allt gäller det utmaningar kopplat till den framtida ekonomin. Den stora skillnaden jämfört med rapporten från maj 2019 är att vi närmar oss en mild lågkonjunktur.

    Sverige går nu in i en mild lågkonjunktur

    SKR:s prognoser har sedan december 2017 utgått från att högkonjunkturen skulle kulminera 2018 och följas av vikande sysselsättning någon gång under 2019 och 2020. Signalerna blir allt tydligare på att konjunkturen mattas av, något som framgår av både förtroendeindikatorer och sysselsättningsstatistiken.

    Vi går nu in i en mild lågkonjunktur under 2020 och att den kommer att fortsätta under 2021. Bedömningen är att BNP ökar med strax över 1 procent både i år och nästa år och att arbetslösheten stiger till drygt 7 procent, trots att arbetskraftsdeltagandet sjunker något.

    Konjunkturen går som väntat ner mycket på grund av den negativa utvecklingen kring öppen handel och utmaningar i vårt närområde kopplat till Brexit. Sverige har som tur är en relativt låg så kallad Maastrichtskuld och ett positivt offentligt sparande som underlättar hanteringen av en konjunkturnedgång.

    Behovet av besparingar och effektiviseringar ökar

    Behovet av de resurser som krävs för att upprätthålla välfärden på dagens nivå ökar snabbare än skatteintäkterna. Trots en beräknad genomsnittlig skattehöjning på 13 öre under 2020 kommer kommuner och regioner att sakna 43 miljarder kronor år 2023. Detta baserat på att kostnaderna ökar i takt med befolkningen och statens tillskott är konstant med dagens nivå.

    Denna utveckling driver självklart på behovet av att investera i effektivisering ytterligare.

    SKR presenterar många områden där det finns stor potential till besparingar och effektiviseringar - där digitalisering är ett självklart område. Utmaningarna är att det ofta krävs stora investeringar och förändrade arbetssätt som tar tid.

    Det är, enligt flera undersökningar från SKR, svårt att påvisa konkreta effektiviseringsvinster via olika satsningar på digitalisering. Här behöver vi alla hjälpas åt, både köpare och leverantör. Som leverantör har vi ofta goda möjligheter att stötta våra kunder med beräkningar av viktiga nyckeltal kring besparingar och effektiviseringar.

    Formpipe kommer under 2020 att rulla ut ett strukturerat program för våra kunder där vi erbjuder att driva en löpande process för utveckling av lösningar inom dokument- och ärendehantering samt e-arkiv. Vi kallar denna process för Metod för Utveckling av Digital Förvaltning.

    Målsättningen är att snabba på digitalisering och effektivisering, men även säkerställa att det genomförs i kontrollerade steg som verksamheten kan hantera. Det ökar sannolikheten med att utvecklingen verkligen leder till effektiviseringar. Arbetet med en sådan process inleds med en konkret temperaturtagning på kundens nuläge samt potential till effektivisering.

    Stor för potential inom dokument- och ärendehantering

    Enligt SKR:s rapport från oktober 2019 framgår det att antalet anställda i kommuner och regioner ökat med mer än 100 000 sedan 2014.

    Ett av de områden där antal anställda ökat mest är yrkeskategorin handläggare inom administration. Ökningen av handläggare kan vara ett tecken på de ökade krav på dokumentation och uppföljning som statliga myndigheter ålagt kommunsektorn. Den det har också blivit fler ärenden och utökade områden som kommunerna nu ansvarar för.

    En viktig uppgift de kommande åren blir att arbeta med effektivisering, förenkling samt automation av administrativa uppgifter kring dokument- och ärendehantering.

    Så effektiviserar du verksamheten

    Vi har tagit fram guiden “Digital strategi för effektivisering av kommunal och regional verksamhet i Sverige”. I guiden går vi igenom 6 områden med stor potential till effektivisering inom dokument- och ärendehantering. Ladda ned guiden här.

    Läs mer
    Stor effektiviseringspotential inom kommuner och regioner
  • Digitalisering och nya idéer för att behålla en välfärd i världsklass

    Publicerad 14 november 2019

    Rapport från Kvalitetsmässans första dag

    Jag fick möjligheten att medverka vid Kvalitetsmässans första dag. Tema vid årets evenemang är ”Ett smartare samhälle” för att skapa en välfärd i världsklass. En viktig anledning till att vi behöver bygga ett smartare samhälle handlar bland annat om demografi. Den stora kullen av fyrtiotalister börjar nu bli till åren och som finansminister Magdalena Andersson sa när hon invigde evenemanget: “De förväntar sig och har rätt till en bra äldreomsorg och välfärd när de arbetat och betalat in skattepengar under hela sina liv”. Hon pratar om tillskjutna välfärdsmiljarder i aktuell budget och om fler miljarder framöver.

    Ett spår på Kvalitetsmässan är ”Digitalisering och trender i framtiden””. De som talar på spåret skriver alla under på att digitalisering, innovationer och nya idéer för bättre verksamheter är en förutsättning för att behålla en bra välfärd i världsklass.

    Anders Ekholm från Institutet för Framtidsstudier pratar om potentialen som finns i användningen av automatisering och robotik. Förmågan att ta tillvara denna potential handlar inte bara om teknologi utan kanske i ännu högre grad om gränser som finns i verksamheterna. Han säger också att dagens regelverk inte är anpassat för digitala arbetssätt. Här behöver det komma till flera nya ändringar av nuvarande regelverk.

    Tiden som vi använder för värdeskapande arbete minskar, exempelvis antal timmar som läraren har med elever eller läkaren med sina patienter. Mer administration läggs på – administration som till stora delar skulle kunna ersättas av digitala lösningar. Ett exempel som Anders Ekholm tar upp är att rätta prov, det skulle kunna automatiseras till stor del och därmed öka lärarens tid med elever.

    Aida Hadzialic, pratade på ett liknande sätt om att vi både behöver en teknisk omställning och en mental omställning. Hon nämnde också utmaningarna med föråldrade IT-system som hindrar utvecklingen.

    Anders Borg tog upp de stora penseldragen i ekonomin tillsammans med Cecilia Malmström, EU:s handelskommissionär, men pratade också om möjligheter med AI och 5G.

    I flera programpunkter behandlades frågan om hur vi ska leda i förändring. För att lyckas krävs nya arbetssätt, ett nytt slags ledarskap och en ny sorts organisering menade exempelvis Micco Grönholm från Helsingborgs stad. Nyckelorden här var tillitsbaserat ledarskap, våga testa, våga göra fel.

    Avslutningsvis lyssnade jag till två digitaliseringsministrar, en från Sverige och en från Norge. Anders Ygeman ser att vi ligger långt fram i digital mognad, men var inte nöjd över att en stor del av befolkningen inte tycker att det offentliga tillhandahåller bra digital service. Men han ser stora möjligheter med digitaliseringen och att det råder politisk enighet kring detta. Nikolai Astrup, är digitaliseringsminister i Norge. Han säger att kultur, ledning och kompetens är nyckelområden för att kunna gå framåt. Och att vi behöver arbeta tvärfunktionellt. Han ger som exempel att när man skaffar barn i Norge behöver man 60 olika kontaktpunkter för blanketter och information, det borde man kunna samla inom en och samma tjänst. Det är flera stora områden att förändra i Norge menar Nikolai. Han menar att vi måste ”spise en elefant” och det gör vi bäst genom att äta små tuggor, gå framåt med små steg.

    På tåget hem försöker jag sammanfatta atmosfären på Kvalitetsmässan. Det finns massor av goda idéer och teknologi, det finns mycket engagemang och vilja att förändra och förbättra. På något sätt känns det som att de stora utmaningar vi står inför gör att det offentliga Sverige samlar kraft för att förändras till något nytt så att vi kan behålla en välfärd i världsklass.

    Läs mer
    Digitalisering och nya idéer för att behålla en välfärd i världsklass
  • Nya krav på effektivisering och automatisering inom kommuner och landsting

    Publicerad 01 november 2019

    Omvärldsfaktorerna som påverkar offentlig verksamhet förändras snabbt. Vi måste öka förändringstakten för att anpassa verksamheten och klara av att leverera mer med mindre resurser.

    Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) genomförde under 2018 en undersökning. Denna undersökning har sammanfattats i ett strategidokument vid namn ”Utveckling i en digital tid (2019).” I detta dokument nämns ett antal områden som direkt berör processerna för dokument- och ärendehantering:

    • Effektivare informationshantering.
    • Bättre beslutsunderlag för medarbetare.
    • Snabbare och mer rättssäker hantering.
    • Återanvända information på ett effektivt sätt.

    Strategin grundar sig i en målbild som består av effektmål inom fyra områden. Respektive område har dessutom beskrivningar och förslag på vad kommuner och regioner bör göra för att möta de nya kraven:

    • Ledning, styrning och organisation ska baseras på samverkan och leda till rätt prioriteringar för sektorn och dess verksamhetsområden.
    • Gemensamma regelverk och standarder för utveckling och förvaltning av digitala lösningar samt ett säkert informationsutbyte.
    • Information finns tillgänglig och kan utbytas på ett effektivt sätt.
    • Sammanhållen digital service som drivs av användarnas behov och baseras på samverkande processer och gemensamma lösningar.

    Nya krav på effektivare beslutsprocesser

    SKR driver sedan en tid ett förslag om att förändra den nuvarande kommunallagen för att göra det möjligt att utveckla automatiserat beslutsfattande.

    Ett automatiserat beslutsfattande förenklar den kommunala och regionala verksamheten. Det gör det enklare för medborgare att få likvärdig handläggning och snabbare beslut. Antalet dagliga rutinbundna beslut är omfattande och potentialen att frigöra tid och driva effektivisering är stor. Det är helt nödvändigt när behoven av välfärd ökar samtidigt som arbetskraften minskar.

    Demografiska förändringen som den starkaste drivkraften

    Det finns också tydliga indikationer på att den demografiska förändringen kommer påverka såväl kommuner som regioner. Den förväntas leda till svårigheter att klara såväl finansiering som kompetensförsörjning.

    Därför är det absolut nödvändigt att hitta nya och effektivare arbetssätt. Flera studier pekar på att det finns en stor potential att automatisera arbetsuppgifter inom flertalet områden. Med befintlig teknik är det redan idag möjligt att automatisera en rad enkla regelstyrda administrativa uppgifter.

    Krav på en snabbare digital transformation för att driva effektivisering

    Det kommer att skapa ett stort tryck på ekonomin för att hantera ökade kostnader kopplat till den demografiska utvecklingen. Det är främst behoven inom skola och äldreomsorg som driver kostnadsökningarna.

    SKR räknar med att det antingen behövs ökade resurser, eller effektiviseringar motsvarande 35 miljarder kronor, i sektorn för att klara av en välfärd på dagens nivå fram till år 2022.

    Den snabba demografiska förändringen sker samtidigt som det finns ett allt högre krav från medborgarna på en effektivare och förbättrad service. Båda dessa faktorer samverkar och ökar trycker ytterligare på snabba förändringar.

    Avslutande tankar

    Kostnadsutvecklingen och de förväntade intäkterna går inte ihop. Kalkylen går snabbt mot en ohållbar situation. Vi måste skapa en smartare välfärd för att få ihop ekvationen.

    Förutom digitalisering är det finns det flertalet åtgärder kopplat till ett förlängt arbetsliv och mer heltidsarbete som måste till. Det kräver att staten tillsätter en större budget för välfärd än idag. Ett annat problem är den stora detaljstyrningen som begränsar eller försenar möjligheterna att driva effektivisering.

    Inför 2019 har många kommuner tvingats höja kommunalskatten med 50 öre (eller mer). Den utvecklingen kommer att fortsätta om vi inte kan öka takten för att driva effektivisering och automatisering med hjälp av digitala tekniker.

    Läs mer
    Nya krav på effektivisering och automatisering inom kommuner och landsting
  • 6 områden för digitalisering av dokument- och ärendehanteringsprocessen

    Publicerad 01 november 2019

    Förändringstakten inom offentlig sektor ökar och det gäller att hänga med i utvecklingen. För att verksamheter inte ska halka efter så måste de agera snabbt. Vi på Formpipe har identifierat sex stycken nyckelområden som kan ge stora effektiviseringsvinster på såväl lång som kort sikt. 

    På senare tid har det publicerats ett antal nya rapporter och initiativ som påverkar hur kommuner och regioner behöver driva effektivisering. En tydlig trend är att vi måste öka förändringstakten. Vi beskriver några av dessa rapporter och initiativ kort nedan. 

    Utveckling i en digital tid 

    Under 2018 genomförde SKL en undersökning som sammanfattats i ett strategidokument som SKL tog fram under 2019 “Utveckling i en digital tid”. I detta dokument nämns ett antal områden som direkt berör processerna för ärende- och dokumenthantering.  

    Nya krav på effektivare beslutsprocesser 

    SKL driver sedan en tid ett förslag om att förändra den nuvarande Kommunallagen för att göra det möjligt att utveckla automatiserat beslutsfattande. 

    Föråldrade IT-system - hinder för en effektiv digitalisering 

    I Riksrevisionens rapport riktas kritik mot statliga myndigheter för att de har föråldrade IT-system. Något som både driver kostnader och påverkar informationssäkerheten. Men det innebär också ett hinder för en fortsatt effektiv digitalisering av statsförvaltningen. 

    För att kunna driva ett effektivt arbete och hantera de krav som beskrivs i dessa rapporter och initiativ har vi valt att beskriva 6 områden som kan ge stora effektivitetsvinster. 

    6 områden som kan ge stora effektiviseringsvinster 

    Självklart finns det också stora skillnader olika verksamheter emellan som behöver diskuteras och analyseras specifik för respektive verksamhet. Detta dokument ger dig dock en bra översikt på vilka områden som finns och en grundläggande känsla för effektiviseringspotentialen. 

    • Område 1 - Sista länken i den digitala kedjan 
    • Område 2 - Automatisera hela eller delar av processer 
    • Område 3 - Kvalitetssäkra datainnehåll 
    • Område 4 - Minska antal system som hanterar ärenden 
    • Område 5 - Införa e-arkiv 
    • Område 6 - Digitalisera nämndsadministrationen och remisshantering 

    Vill ni läsa mer om dessa områden har vi skrivit en guide som heter “Digital strategi för effektivisering av kommunal och regional verksamhet i Sverige. I guiden besvarar vi på följande frågor för respektive område: 

    • Hur beskrivs området övergripande? 
    • Varför är det viktigt? 
    • Vad handlar det om lite mer i detalj? 
    • Vad kan man göra åt det som har med dokument- och ärendehantering att göra? 
    • Vad blir effekten? 
    Läs mer
    6 områden för digitalisering av dokument- och ärendehanteringsprocessen
  • Låt inte föråldrade IT-system inom statliga myndigheter hindra digitaliseringen

    Publicerad 01 november 2019

    I Riksrevisionens rapport riktas kritik mot statliga myndigheter för att de har föråldrade IT-system. Något som både driver kostnader och påverkar informationssäkerheten. Men det innebär också ett hinder för en fortsatt effektiv digitalisering av statsförvaltningen. 

    För att komma vidare i digitaliseringen behöver vi pensionera dessa gamla system. Då behöver vi för det första ta vara på informationen i dem. För det andra behöver processerna flytta in i moderna lösningar med nya tekniska möjligheter. 

    Utmaningar med att pensionera IT-system inom statliga myndigheter 

    Rapporten skapar en del frågor. Hur ska man säkra upp informationen som ligger i de föråldrade systemen? Vad måste sparas, vad ska gallras bort? Hur kommer vi åt viktig information i framtiden? 

    Redan vid upphandling av ett verksamhetskritiskt system behöver man vara på det klara med hur informationen ska bevaras i ett längre perspektiv. En kontinuerlig överföring till ett modernt e-arkiv avlastar aktiva system och säkrar informationen för framtiden. På så sätt kan man enkelt avveckla ett åldrat system när det väl är dags. Organisationen blir av med höga förvaltningskostnader och slipper dyra migreringsprojekt. Istället kan verksamheten fokusera på nya möjligheter med modern teknik. 

    När vi överför information till ett e-arkiv upprätthålls både säkerhet och kvalitet. När vi litar på vår data kan den göras tillgänglig för vidare bearbetning och vi kan återanvända den för att skapa nya tjänster och bättre service. 

    Har vi redan lösningen på hyllan? 

    Kanske är det så att det inte bara handlar om att man behöver stänga ner föråldrade verksamhetssystem? Har man gjort sin läxa och inventerat sina system och hur de stödjer olika verksamhetsprocesser har man nått en bra bit. Då kan man upptäcka att det ofta handlar om en eller två processer som är verksamhetskritiska på riktigt. Och att man är låst vid hur processen såg ut för många år sedan, när man skaffade systemet. 

    Men processer förändras och kanske det redan finns ett modernare system i bruk i organisationen? Ett ärendehanteringssystem i standardutförande har idag grundfunktionalitet för att skapa och ändra i processflöden på ett sätt som inte var att tänka på tidigare. 

    6 steg för att avveckla föråldrade IT-system hos statliga myndigheter 

    En grundförutsättning för att ta besluten kring avveckling av system är att ha gjort en inventering av verksamhetsprocesser och av systemlandskapet. En framgångsfaktor är möjligheten att sammanföra information från föråldrade system och därmed kunna ställa av flera av dem. En annan framgångsfaktor är att direkt kunna arkivera information från aktiva system. Det bästa är att gå framåt stegvis utifrån inventering av IT-system och arbetsprocesser. 

    • Säkerställ att organisationen får tillgång till ett e-arkiv som samlar all digital information i en gemensam och hållbar struktur. 
    • Avgränsa det första steget till ett enskilt system där nyttan är tydlig. 
    • Förankra e-arkiv i ledningen. 
    • Bemanna en styrgrupp med drivande nyckelpersoner och utforma en roll för avveckling och flytt/modernisering av processer. 
    • Skapa förståelse för målen avveckling och förflyttning. 
    • Visa resultatet för organisationen för att hålla farten till nästa steg. 

    Stora besparingar när gamla system avvecklas 

    Ett exempel från en av våra kunder där vi har kunnat hjälpa till med detta problem: Vid byte till ett modernt ärendehanteringssystem behövde en stor svensk myndighet avveckla det gamla systemet som krävde omfattande hårdvarukapacitet. Long-Term Archive, vår produkt för digitalt bevarande av information valdes och migreringen var klar efter tre månader. Resultatet blev minskade licens- och underhållskostnader på 900 000 kronor per år. 

    Vår kund behövde heller inte bygga ut datacentrets lokaler och fick enkel tillgång till den stora mängden migrerad data. 

    Det här var besparingar för ett enda system, där man samtidigt säkerställde att information som behöver bevaras finns kvar över tid och är tillförlitlig och sökbar. Sen är det bara att gå vidare med nästa system och snabbt kan man komma upp i betydande besparingar. 

    Känner ni igen problemet? Kontakta gärna oss på Formpipe så kan vi berätta mer om hur vi kan hjälpa er att minska era licens- och underhållskostnader genom att stänga ner gamla system. 

    Läs mer
    Låt inte föråldrade IT-system inom statliga myndigheter hindra digitaliseringen