Formpipe optimerar datasäkerheten och arbetsflödena i dansk kommun
I Assens i Danmark har Acadre Web optimerat arbetsflödena och säkrat betydligt högre datasäkerhet i de kommunala skolorna och förskolorna.
– Bara efter 3,5 timmars utbildning var vi i gång med Acadre Web, säger Pia Jensen, projektledare för digitalisering och välfärdsteknik i Assens kommun.
Assens kommun har använt Formpipes dokument- och ärendehanteringssystem Acadre sedan kommunsammanslagningen 2007. Året innan påbörjade man implementeringen av Acadre Web i kommunens hela skol- och förskoleverksamhet, som inte var digitaliserad sedan tidigare. Det visade sig vara ett lyckat beslut som gett många fördelar. Acadre Web har nu därför införts i resten av skol- och förskoleverksamheten i kommunen.
Hög säkerhet
Implemantationen av Acadre Web i kommunens skol- och förskoleverksamhet har säkerställt hög datasäkerhet – från rådhuset till lärarrummet.
Flexibelt
Kommunens alla medarbetare kan komma åt systemet från alla platser och via alla mobila enheter – vilket ger stor flexibilitet.
Användarvänligt
Acadre Web är enkelt och intuitivt att använda – något som verkligen uppskattas av nya användare.
Enkel och smidig implementation
Acadre Web är den webbaserade versionen av dokument- och ärendehanteringssystemet Acadre som kan användas via smartphone, surfplatta eller dator. Det ger en flexibilitet som framförallt gynnar enheter ute i kommunen, som till exempel skolor och förskolor som tidigare inte varit digitaliserade överhuvudtaget. Det blev dock till slut nödvändigt att flytta ut dokument- och ärendehanteringen till enheterna runtom i kommunen för att garantera effektivitet, flexibilitet, dynamik och hög säkerhet.
Även om det inneburit att många helt nya och ovana systemanvändare har behövt anslutas till systemet, så har själva implementationen varit mycket lyckad för kommunen. Ett nytt IT-system kräver en förändrad kultur, något som tar tid och kräver både starka och synliga chefer. Men tack vare att systemet är så lätt att använda har det ändå fungerat bra ute i enheterna.
– Bara efter 3,5 timmars utbildning var våra användare i gång med Acadre Web.Systemet är lätt att navigera i och är oerhört intuitivt. Och det har generellt tagits emot mycket väl, säger Pia Jensen.
Assens kommun har förberett sig noga inför implementationen genom att besöka alla enheter och kartlägga deras arbetsflöden och utmaningar. På så sätt har alla fått bästa möjliga stöd, och chefer och superanvändare har kunnat förbereda sig ordentligt inför den stora uppgiften. Därtill kommer uppföljningen, som är minst lika viktig enligt Pia Jensen:
– Vi måste fortsätta tänka på att vara synliga och se till att alla får fullt utbyte av systemet. Det är viktigt att varje enskild chef fortsätter fokusera på uppdraget.
En lönsam investering
– Implementationen av Acadre Web är en investering som absolut kommer betala sig för oss. Nu har vi en mycket bättre process och en större överblick över våra arbetsflöden, som alla blivit optimerade och enhetliga. Vi har alla våra filer samlade på ett och samma ställe så att alla har tillgång till samma information. Men viktigast av allt är ändå att vi nu kan följa alla regler för säker lagring av känsliga personuppgifter. Det är mycket konkreta fördelar som förenklar vardagen för användarna och som avsevärt höjer nivån på deras arbete, säger Pia Jensen om satsningen på Acadre Web.
Läs mer om:
