Mängden data växer överallt
För varje dag, timme, minut och sekund stiger datamängden hos de flesta organisationer – privata som offentliga. Denna tillväxt kommer med en del utmaningar. Även den största pusselbiten passar bara om övriga delar också samverkar.
Med andra ord, din organisation behöver ha kontroll på alla pusselbitar för att kunna förstå helheten. På samma sätt fungerar datakvalitet för verksamhetens system. Som tur är kan kvalitetsmål nås och kontrolleras tvärs över system helt automatiskt med en digital assistent.
De gamla goda dagarna
Risken för att inte möta GDPR-krav är idag hög och konsekvenserna allvarliga. Lagkraven har drastiskt förändrat vårt sätt att se på persondata.
Vi behöver inte backa långt tillbaka för att det skulle vara okej att hantera personuppgifter i mailkonversationer eller lagrade i dokument på datorns lokala diskar. Dessa uppgifter blev då varken registrerade eller arkiverade. Med handen på hjärtat tror jag att vi är många som kan bekänna oss skyldiga till denna typ av hantering.
Faktum är att de flesta organisationer saknar en konkret överblick över hur personuppgifter hanteras i verksamheten. Bevisen att data faktiskt har städats från felaktig personuppgiftshantering är svåra att hitta. Detsamma gäller tillförsikten att nya processer faktiskt efterlevs.
Har ni inte heller lyckats städa ert data helt och hållet?
Föreställ dig en lösning som städar upp hela er IT-miljö och ser till att all e-post, alla dokument, filer, arkiv och datalagringssystem rensas korrekt för att uppfylla GDPR. Föreställ er värdet av att kunna skydda er organisation mot dataläckor och böter och slippa bli nästa exempel som hamnar på tidningarnas förstasidor.
Föreställ er också de tidsbesparingar ni kan göra genom att slippa gå igenom allt arbete ni har gjort under de senaste 10 till 20 åren och att inte manuellt behöva öppna och stänga tusentals e-postmeddelanden, ärenden, dokument etc.
Om varje enskild medarbetare ska sköta rensningen på egen hand löper ni risk att göra misstag och att dessutom missa en del data. Vi är bara människor. Risken är hög när vi själva måste kontrollera vårt eget arbete och tolka de riktlinjer vi förväntas följa. Dessutom kommer arbetsuppgiften behöva upprepas om och om igen i takt med att ny information hanteras. Kommer ni någonsin att bli helt klara?
Verkligheten för de flesta är att det här arbetet måste utföras parallellt med allt annat som också måste göras. Tid är en knapp resurs, så föreställ er värdet av att någon eller något gör jobbet åt er…
Adoxa - din digitala assistent
På två minuter kan du få insikt i hur din nya digital assistent kan skanna, identifiera och presentera hur väl din organisations data uppfyller GDPR och uppställda krav på datakvalitet.
Adoxa säkerställer kvaliteten på ert data och ser till att ni kan få ut det fulla värdet av er information.
Låt någon annan göra grovjobbet
Formpipe har utvecklat en lösning som kan göra dessa manuella insatser till en historisk företeelse. Adoxa by Formpipe är er digitala assistent för att säkerställa hög datakvalitet och GDPR-efterlevnad, tvärs över verksamhetens system. Som städansvarig sköter Adoxa identifieringen av felaktigheter och fördelningen av rättningar som en kontinuerlig aktivitet. Produkten hittar även det du inte visste att ni hade lagrat. Närmst jämförbar med en robotdammsugare som säkrar att all data – nu som i framtiden – möter organisationens och samhällets krav.
Adoxa skannar, identifierar och presenterar data som inte möter GDPR-kraven och andra kvalitetsriktlinjer. Lösningen säkerställer städning tvärs över system så som Outlook, Office365, Teams, Sharepoint, filservrar och ECM-system. Lösningen bygger på ett skalbart regelverk som möter och upprätthåller god hantering av personuppgifter.
Vi vet från våra befintliga kunder att det är en glädje i att implementera nya regler som bidrar till höjd datakvalitet. I slutet av dagen är det dessutom en himla bekräftelse när man ser att regelöverträdelser försvinner från ens bord. Sen är det både spännande och motiverande att ser hur hela organisationen gradvis börjar nå sina mål, hela vägen ned till respektive team, till respektive medarbetare.
Klicka för att läsa mer:
