Det är okej att välja den enklaste lösningen
Har du märkt att de uppgifter som bara måste göras, oftast är de som tar längst tid? Och ofta slutar med att också kosta mest?
Vi har märkt det. Därför har vi under mer än 10 år utvecklat en effektiv, säker och väl beprövad metod för att göra inleveranser till Riksarkivet och andra offentliga arkiv. I Danmark är offentliga myndigheter nämligen skyldiga att lämna in offentliga handlingar från sina elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem till ett offentligt arkiv. Och det en lagstadgad uppgift som i slutändan kan kosta mycket pengar. Genom att ta hjälp av oss på Formpipe kan ni byta ut blod, svett och tårar mot en enkel, rolig och snabb process.
Flytta data från organisationen till lagringsplatser
Världen blir allt mer digital. Den digitala transformationen sker med blixtens hastighet och mängden information och data växer explosionsartat. Detta gäller också antalet system samt mängden och komplexiteten för de formattyper som data lagras i. Detta innebär naturligtvis också att komplexiteten ökar hela tiden – och det enda som vi kan veta med säkerhet är att det inte slutar här.
Offentliga myndigheter är skyldiga att lämna in bevarandevärdiga data från sina ärende- och dokumenthanteringssystem till ett arkiv. För de statliga myndigheterna måste detta göras till Riksarkivet. De kommunala myndigheterna kan välja att göra inlämningen till Riksarkivet eller till ett lokalt arkiv. Här talar vi kort sagt om en av de uppgifter som bara måste utföras – vid rätt tidpunkt, till rätt mottagare och enligt reglerna. En uppgift som hela tiden blir mer komplicerad eftersom mängden data och antalet filformat växer snabbare än ogräs.
Data – med livrem och hängslen
Komplexiteten ökar ytterligare i takt med att kraven på datasäkerhet, datatransparens och datakvalitet ökar. Inte bara från de offentliga arkiven, utan också från samhället. Detta fördes upp på dagordningen framför allt i samband med GDPR, som även ledde till nya krav på arkivleveranser. Det är till exempel ett krav att en offentlig myndighet ska kunna säkra medborgarnas ”rätt att bli bortglömd” genom att radera gamla ärenden om en viss medborgare om de ombes om detta. För att kunna göra det måste tillgången till gamla, arkiverade data vara av en viss kvalitet, så att det går att leva upp till de nya datasäkerhetskraven på ett både enkelt och snabbt sätt.
Låter det tungt och komplicerat? Som tur är finns det en standardlösning som ger er möjligheten att ta med era arkiverade data till framtiden.
Trestegsraket, månlandning och datakonvertering
Under de senaste 10 åren har Formpipe specialiserat sig på att hjälpa sina kunder att göra inlämningar till Riksarkivet och andra offentliga arkiv. Våra metoder är välutvecklade och väl beprövade och varje år gör vi åtskilliga framgångsrika inlämningar till offentliga arkiv, inte bara från våra egna ärendehanteringssystem, utan även från andra på marknaden. Våra kunder hamnar snabbt på avfyringsrampen och kan frigöra resurser för andra, roligare uppgifter.
Vi har utvecklat en effektiv och solid konverteringsmotor som säkrar snabb konvertering och hög datakvalitet som lever upp till samtliga offentliga arkivs krav. Vi har också etablerat ett team som kan lösa uppgifterna i nära samarbete med kunderna. Det säkerställer att våra kunder får hjälp genom sina leveransprojekt på ett säkert och enkelt sätt med hjälp av vår trestegsraket (det kallar vi processen för vårt samlade leveranssförlopp som ganska logiskt består av exakt tre steg). Det frigör också resurser för att fokusera på framtiden, så man slipper lägga onödig tid på det förflutna – låter det bra?
Klicka här för att läsa mer