Inleverans till Riksarkivet
Vi tar de obligatoriska inleveranserna till offentliga arkiv in i framtiden.
Vad får ni?
Att göra inleveranser till offentliga arkiv i Danmark kan vara en både dyr och långsam process (så är det ju ofta med sådant som bara måste göras). Var du medveten om det? Inte desto mindre är det ett krav som enligt lag måste uppfyllas.
Så varför komplicera det mer än nödvändigt? Formpipe erbjuder marknadens mest solida, effektiva och beprövade ”fabrik” för att göra inleveranser till offentliga arkiv.
Effektiv konvertering
Vår konverteringsmotor konverterar över 600 filtyper, fler läggs till löpande.
Unik kunskap på området
Vårt team har bred och gedigen erfarenhet av inleveransprojekt.
Mer tid
Vi säkrar effektiva inleveranser till offentliga arkiv och frigör tid för er att sköta viktigare uppgifter.
Arkivering är inte bara till för arkeologer
I Danmark ställs det hårda krav på att offentliga organisationer ska hantera och arkivera sina snabbt ökande datamängder. Offentliga myndigheter är skyldiga att lämna in data från sina dokument- och ärendehanteringssystem till ett offentligt arkiv i bevarandeformat. Bevarandeformat omfattar vanligtvis dokument som beslut, beräkningar samt olika ljud- och bildfiler som ingår i ett ärende.
De statliga myndigheterna är skyldiga att lämna in sina data till Riksarkivet men de kommunala myndigheterna kan välja om de vill lämna in sina till Riksarkivet eller till ett lokalt arkiv.
Och varför måste vi göra det? Det måste vi göra för att säkra data för framtiden. Inte bara för att framtida arkeologer ska få möjligheten att gräva fram information om förhistoriska samhällen. Utan också för att vi på kortare sikt kan få tillgång till dem och använda dem om behov skulle uppstå. Ett ökat fokus på datasäkerhet och nya GDPR-regler ökar också behovet av att lämna in data till arkiv.
Detta ställer stora krav på insikt i ärende- och dokumentsystem, arkivlagstiftning samt konverteringsverktyg som används för att lämna in data i rätt format, vid rätt tidpunkt och naturligtvis även till rätt pris.
Under de senaste 10 åren har vi på Formpipe utvecklat och förfinat våra metoder för att göra inleveranser till Riksarkivet och andra offentliga arkiv. Varje år ser vi till att åtskilliga organisationer får hjälp med sina inlämningsprojekt på ett säkert sätt. Våra metoder bygger på en effektiv trestegsraket och en solid konverteringsmotor som har tagit bort i stort sett allt manuellt arbete från våra kunders inlämningsprojekt.
Trestegsraketen gör det åt dig
Det är inte raketforskning att göra en inlämning till Riksarkivet. Men det är en lång process som kan kosta både blod, svett och tårar – eller snarare dubbelarbete och långa arbetsdagar och ta fokus från saker som förmodligen är viktigare. Effektiva inlämningsprojekt kräver insikt, erfarenhet och kompetens. Det har vi. Vi har faktiskt så mycket av det att vi kallar oss experter på området. När vi hjälper våra kunder med en inlämning till ett offentligt arkiv, sker det med hjälp av vår välutvecklade och beprövade trestegsraket. Det heter den så klart eftersom processen fram den faktiska inlämningen består av tre steg. Vi går igenom dem lite snabbt.
För att blir klar för ”start” måste ni först gå igenom steg 1 – vi kallar det ”föranalys” eftersom vi här extraherar och analyserar data och fastställer ramverket för själva inlämningen.
Redan nu är ni redo för steg 2 i förloppet. Det kallar vi ”standardinlämning”. Här konverteras bevarandevärdiga data till TIFF och ljud- och bildfiler till MPEG4. Vi använder vår egen konverteringsmotor som utför konverteringen på ett effektivt sätt. Parallellt utför vi ADA-tester av konverterade data. ADA är Riksarkivets testprogram för godkännande av arkivversioner. Vi konverterar och testar samtidigt för att förkorta projektperioden rejält, så att ni blir klara för månlandningen snabbare.
Att tillhandahålla data i rätt format och inom en förutsebar tidsperiod ställer stora krav på konverteringsverktygen. Under de senaste 10 åren har Formpipe utvecklat och optimerat en konverteringsmotor som kan behandla stora datamängder och säkra konvertering av hög kvalitet.
När alla data har konverterats och inlämningsvillkoren har avtalats mellan kunden och arkivet, skapas en arkivversion.
Nu är vi redan på steg 3 – det sista i raketen. Ser du avfyringsrampen?
I steg 3 – ”arkivets godkännande” – exporteras arkivversionen till en disk som lämnas in till Riksarkivet eller det arkivet. Arkivet genomför ett test och lämnar sitt godkännande om allt är som det ska. Det brukade det vara.
1 – 2 – 3 – REDO FÖR START!
Svårare behöver det faktiskt inte vara. Och bästa av allt är att vi gör allt det här åt er. Ni behöver bara ge oss tillgång till de data som ska arkiveras – resten klarar vi.
Ska vårt team hjälpa er till månen?
Ett inlämningsprojekt är en process som dels kräver unika kunskaper om ärendehanteringssystet och dels kunskap om arkivens krav på inlämningarna. Därtill kommer det tekniska arbetet med att konvertera, testa och skapa arkivversionen.
Formpipe har etablerat ett effektivt team med projektledare, affärskonsulter och utvecklare som genomför projekten och utvecklar vår konverteringsmotor löpande.
I skrivande stund kan mer än 600 filtyper konverteras och konverteringsmotorn utvecklas kontinuerligt, så antalet ökar allt eftersom. Konvertering av stora datamängder kan inte ske utan att stöta på konverteringsproblem. De kan bero på e-postmeddelanden med inbäddade filer, zip-filer, stora kalkylblad eller krypterade filer. Vid den senaste inlämningen var felprocenten bara 0,0287 % för en dokumentmängd på 4,3 miljoner. Detta är en mycket låg felfrekvens och det mottagande arkivet (Riksarkivet) godkände inlämningen utan omsvep.
Vill ni, kort sagt, ta era inlämningsprojekt till framtiden och göra en månlandning? Då har vi lösningen.