Vi vil elske at høre fra dig! Ring til os, kig forbi eller send en mail

Support

Har du brug for assistance eller information
om én af vores løsninger? Vi sidder klar til
at hjælpe dig videre.

Ja tak, tag mig til supporten!

 

Sverige

Hovedkontor, Stockholm

Formpipe Software AB
Sveavägen 168, Stockholm
Box 231 31, 104 35 Stockholm
SE – Sverige
Tel: +46 8 555 290 60
Email

Linköping

Gasverksgränd 2, 582 22 Linköping
Tel: +46 8 500 072 25
Email

Västerås

Metallverksgatan 6, 721 30 Västerås

Örebro

Engelbrektsgatan 6, 702 12 Örebro

Danmark

Lautrupvang 1
2750 Ballerup
Tel: +45 3325 6555
Email

Flere kontaktinformationer for det danske kontor?

 

England, Cambridge

First Floor, Block A, Harston Mill,
Cambridge – CB22 7GG
Tel: +44 1223 872747
Email

 

England, Nottingham

Unit 1, Isaac Newton Centre 
Nottingham Science Park
Nottingham – NG7 2RH
Tel: +44 115 924 8475
Email

 

Tyskland

Formpipe Lasernet GmbH
THE SQUAIRE 12
Am Flughafen
60549 Frankfurt am Main
Email

 

USA

Formpipe, inc.
1200 US Highway 22 E Suite 2000
Bridgewater, NJ 08807
Tel : +1 908 200 7937
Email

Følger du med?
Linkedin

Silkeborg Kommune klar til nyt ESDH-system

SILKEBORG KOMMUNE

Silkeborg Kommune vælger atter Acadre som ESDH-system

Silkeborg Kommune, som er landets 9. største kommune med placering i det midtjyske, har netop underskrevet kontrakt med Formpipe om levering af et nyt ESDH-system som erstatning for deres eksisterende løsning.

Forud for kontrakten ligger der et langt og intensivt udbudsforløb, som startede tilbage i efteråret 2021. Men nu er den endelige underskrift sat, og implementeringsforløbet kan sættes i gang.

Kontrakten strækker sig frem til 2030.

Klar til implementering ultimo 2022

I slutningen af november 2022 er Silkeborg Kommune klar til at få implementeret den seneste version af ESDH-systemet, Acadre, og GDPR- og Compliance systemet, Adoxa. Undervejs i processen skal der etableres en række integrationer til andre systemer, som ikke er standardintegrationer i forvejen. Der skal bl.a. udvikles integration til kommunens website og deres intranet, Siko, og de skal udvikles i samarbejde med 3. parts leverandører.  

Med et ældre ESDH-system med mere end 8 år på bagen stod det ret klart for Silkeborg Kommune, at de var nødt til at opgradere systemet meget snart. Både i forhold til at følge med tidens krav og i forhold til at matche kommunens fremtidige digitale strategi om flere automatiserede processer og en høj grad af tilgængelighed. Det gav samtidig kommunen en oplagt lejlighed til at kigge sig omkring efter alternative løsninger på markedet. De har tidligere haft Acadre som løsning, og derfor havde de også et vist kendskab til systemet i forvejen. 

Tre grundprincipper i valg af ESDH-systemer

Startskuddet for hele processen var en grundig markedsafdækning, hvor samtlige af de væsentligste ESDH-leverandører var med i puljen, og de blev målt og vejet og vurderet. Henrik Willumsen, som har været IT- og digitaliseringschef i Silkeborg Kommune siden kommunalreformen i 2007 med en fortid i Forsvarets IT og mange års erfaring med ESDH-systemer, fortæller: 

 ”Når det handler om ESDH-systemer, så arbejder jeg ud fra grundprincipper: 1. Systemet skal overholde loven, 2. Systemet skal kunne gemme tingene, 3. Systemet skal være i stand til at finde dem igen”.  

Det lyder umiddelbart som forholdsvist simple principper – ikke desto mindre fokuserer en række ESDH-systemer mere på de mere omkringliggende funktionaliteter. I følge Henrik Willumsen skal et ESDH-system evne at gøre sagsgangen nemmere og samtidig være i stand til at understøtte sagsbehandlingen bedst muligt – inden for rammerne af forvaltningsloven. Det kræver forholdsmæssig stor indsigt at mestre disciplinen at arkivere til et lokalt §7 arkiv eller direkte til Rigsarkivet.  

Med valget af Acadre vurderer Henrik Willumsen, at kommunen får et ESDH-system, som opfylder deres kriterier i forhold til grundprincipperne, og som derudover også gør hverdagen mere enkel og automatiseret for kommunens godt 4.000 brugere.  

Fokus på at få et intuitivt, brugervenligt og funktionelt system

Præcis brugernes hverdag har projektleder, Charlotte Knudsen, haft meget fokus på i hele udbudsprocessen. Hun har været med til at udforme en række af de krav, som kommunen og dens mange brugere har stillet til deres nye ESDH-system – bl.a. ved at gennemføre en grundig behovsanalyse. Det har været helt essentielt at opgradere Silkeborgs nuværende system til et intuitivt og brugervenligt system med brugeren i centrum.

Det skal fx være muligt for den enkelte bruger at tilpasse og personalisere brugergrænsefladen, så man kun bliver præsenteret for de dele af systemet, som man har brug for i sit arbejde. Alt andet er ganske enkelt overflødigt. Derudover skal systemet være nemt at navigere rundt i uden, at man har behov for hjælp til at gøre det. Med andre ord – det skal være nemt og intuitivt at arbejde i et ESDH-system

God grundforståelse af den kommunale verden

I følge Charlotte Knudsen, så får man kun et ESDH-system, som lever op til de krav, hvis man har en leverandør, som virkelig forstår den kommunale sektor, og som kender til de udfordringer, opgaver og kompleksitet, som kommunen står over for. Hun udtrykker det således:  

Folkene bag Acadre ved, hvad de taler om. Det er stærkt, at Formpipe virkelig forstår den kommunale virksomhed, og så snart man taler ind i noget, så er man ikke tvivl om, at Formpipe har en klar holdning og mening om tingene”. 

Med udgangspunkt i deres kendskab til Acadre fra tidligere har Silkeborg Kommune naturligvis været meget spændte på at se, hvordan systemet er blevet videreudviklet over årene – og der ingen tvivl om, at deres forventninger er høje. Charlotte Knudsen udtrykker det på denne måde: 

Vores forventninger er klart, at vi får en løsning, som brugerne bliver rigtig glade for og som de har lyst til at bruge. Vi ønsker heller ikke at bruge tiden på alt muligt teknisk, og det skal være nemt for os at uddanne brugere, og at de faktisk bliver guidet rundt i løsningen 

Det bliver en win-win for alle parter, og Charlotte Knudsen og hendes kollegaer i IT forventer fremover at kunne minimere den tid, de bruger på at uddanne brugere og på at guide og hjælpe kommunens godt 4.000 burgere. Derudover forventer de også at minimere risikoen for, at der opstår fejl i sagsbehandlingsprocessen. Det skal nemlig være helt tydeligt, hvordan man opretter en sag, og brugerne skal aldrig være i tvivl om, hvad der sker med sagen undervejs i forløbet. Af udbudsmaterialet fremgik det meget tydeligt, at Formpipe er rigtig stærke på at hjælpe brugerne og understøtte dem i løsningen, og det var et væsentlig udvælgelsesparameter.  

Udbudsbesvarelse i særklasse

Fra IT- og digitaliseringschefens, perspektiv har selve udbudsprocessen været betydningsfuld på den måde, at kommunen blev mødt af en utrolig stor grad af både gennemsigtighed og troværdighed samtidig med, at Formpipe i besvarelsen også var ærlige om de punkter, som de ikke kunne levere 100% på. Henrik Willumsen beskriver det således:  

Besvarelsen på udbuddet var i særklasse, og det var en stor fornøjelse at læse det igennem. Der var fokus på at automatisere workflows, og samtidig var der også en fornuftig balance mellem pris og kvalitet”.  

Når man står over for at udskifte et så væsentligt og essentielt system som ESDH, så spiller det også en stor rolle, at man vælger noget både stabilt og gennemprøvet og ikke kaster sig ud på alt for dybt vand med en helt ny, uprøvet løsning. Kommunen har desuden en klar forventning om, at Acadre har en robusthed og en astronomisk høj oppetid, og derudover så ligger det også Henrik Willumsen meget på sinde, at opdateringer gennemføres på en god og gennemtestet måde, inden de kommer i drift.  

Tilgængelighed og fleksibilitet

På spørgsmålet om, hvad han glæder sig allermest til med implementeringen af Acadre, så er det uden tvivl tilgængeligheden.

Det bliver et kæmpe plus at få et ESDH-system, som vi kan tilgå – uanset, hvor man befinder sig henne”, fortæller Henrik Willumsen og henviser til, at Acadre er webbaseret og kan tilgås fra en hvilken som helst platform og browser.

Det giver en stor grad af fleksibilitet og gør det langt nemmere for den enkelte bruger at logge på systemet – uanset hvor de arbejder fra.  

Både Silkeborg Kommune og Formpipe glæder sig til den endelig implementering ultimo november, og fokus kommer her og nu til at være på at få sat det helt rigtige hold til implementeringsprocessen med de rette kompetencer ombord.   

Fakta om Silkeborg Kommune

Silkeborg Kommune i det midtjyske er omgivet af den smukkeste natur med både vand og land og har et sprudlende kulturliv, velfungerende by- og landsbysamfund.

Den er landets 9. største kommune med en befolkning på tæt på 100.000. Kommunen er en sammenlægning af Silkeborg, Kjellerup, Gjern og Them Kommuner i forbindelse med kommunalreformen i 2007, som resulterede i en samlet storkommune med over 86.000 indbyggere.

Foruden Regionshospitalet og Jyske Bank, så er kommunen selv blandt de største arbejdspladser i området med i godt 6.600 fuldtidsstillinger. Attraktionerne i området er bl.a. Gudenåen og Silkeborg Søerne, hvor man kan blive fragtet rundt på verdens ældste kulfyrede hjuldamper, Hjejlen, fra 1861.

Antal brugere: 4.000 
Indbyggertal: 90.016 
Antal ansatte: 7.420 svarende til 6.610 fuldtidsstillinger i 2021. Kommunen er den største arbejdsplads sammen med Regionshospitalet Silkeborg og Jyske Bank 
Antal byrådsmedlemmer: 29  
Borgmester: Helle Gade (S) 
Kommunalreform i 2007: Silkeborg Kommune er en sammenlægning af kommunerne i Silkeborg, Kjellerup, Gjern og Them og en del af region Midtjylland.  
Værdier: Dialog, dynamik, kvalitet og sammenhæng 

Kilde: www.silkeborg.dk 

Henrik Willumsen, IT- og digitaliseringschef i Silkeborg Kommune 

Navn: Henrik Willumsen 

Job: IT-chef fra 2007 og siden IT- og digitaliseringschef 

Arbejdsplads: Silkeborg Kommune 

Tidligere karriere: Teknisk Officer i Flyvevåbnet, Sektionschef i Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste med ansvaret for at samle og udvikle IT hos 130 myndigheder under Forsvarsministeriet

Charlotte Knudsen, IT-projektleder i Silkeborg Kommune 

Navn: Charlotte Knudsen 

Job: IT-projektleder siden 2018 

Arbejdsplads: Silkeborg Kommune 

Tidligere karriere: Digitaliseringskonsulent i Silkeborg Kommune siden 2007 

Fakta om Acadre – ESDH-system

Acadre er vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem, der sikrer effektiv 

digitalisering, korrekt journalisering og styr på data. Alt sammen, så du kan høste de digitale gevinster af ESDH-arbejdet og sende data rundt i organisationen, til andre systemer, organisationer og borgerne - med ro i maven hver eneste gang. 

Acadre er skræddersyet til kommuner og offentlige organisationer. Det er vores kunder, der bestemmer flow og funktioner i løsningen og os, der sikrer at løsningen hele tiden er up-to-date med tidens krav og behov. Det betyder naturligvis også, at du har meget konkret indflydelse på, hvad dine penge bruges på, og hvordan vi bruger vores tid. 

I starten af 2022 lancerede vi den nyeste version af Acadre, som byder på et hav af nye moduler, der er up-to-date i forhold til vores kunders behov og ikke mindst moduler, der følger med digitaliseringen. 

Læs mere om Acadre her.

 

Foto: Morten Degn Frandsen