Stor effektiviseringspotential inom kommuner och regioner

I oktober 2019 släppte Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) en ny rapport som pekar på allt större utmaningar för kommuner och regioner.

Framför allt gäller det utmaningar kopplat till den framtida ekonomin. Den stora skillnaden jämfört med rapporten från maj 2019 är att vi närmar oss en mild lågkonjunktur.

Sverige går nu in i en mild lågkonjunktur

SKR:s prognoser har sedan december 2017 utgått från att högkonjunkturen skulle kulminera 2018 och följas av vikande sysselsättning någon gång under 2019 och 2020. Signalerna blir allt tydligare på att konjunkturen mattas av, något som framgår av både förtroendeindikatorer och sysselsättningsstatistiken.

Vi går nu in i en mild lågkonjunktur under 2020 och att den kommer att fortsätta under 2021. Bedömningen är att BNP ökar med strax över 1 procent både i år och nästa år och att arbetslösheten stiger till drygt 7 procent, trots att arbetskraftsdeltagandet sjunker något.

Konjunkturen går som väntat ner mycket på grund av den negativa utvecklingen kring öppen handel och utmaningar i vårt närområde kopplat till Brexit. Sverige har som tur är en relativt låg så kallad Maastrichtskuld och ett positivt offentligt sparande som underlättar hanteringen av en konjunkturnedgång.

Behovet av besparingar och effektiviseringar ökar

Behovet av de resurser som krävs för att upprätthålla välfärden på dagens nivå ökar snabbare än skatteintäkterna. Trots en beräknad genomsnittlig skattehöjning på 13 öre under 2020 kommer kommuner och regioner att sakna 43 miljarder kronor år 2023. Detta baserat på att kostnaderna ökar i takt med befolkningen och statens tillskott är konstant med dagens nivå.

Denna utveckling driver självklart på behovet av att investera i effektivisering ytterligare.

SKR presenterar många områden där det finns stor potential till besparingar och effektiviseringar - där digitalisering är ett självklart område. Utmaningarna är att det ofta krävs stora investeringar och förändrade arbetssätt som tar tid.

Det är, enligt flera undersökningar från SKR, svårt att påvisa konkreta effektiviseringsvinster via olika satsningar på digitalisering. Här behöver vi alla hjälpas åt, både köpare och leverantör. Som leverantör har vi ofta goda möjligheter att stötta våra kunder med beräkningar av viktiga nyckeltal kring besparingar och effektiviseringar.

Formpipe kommer under 2020 att rulla ut ett strukturerat program för våra kunder där vi erbjuder att driva en löpande process för utveckling av lösningar inom dokument- och ärendehantering samt e-arkiv. Vi kallar denna process för Metod för Utveckling av Digital Förvaltning.

Målsättningen är att snabba på digitalisering och effektivisering, men även säkerställa att det genomförs i kontrollerade steg som verksamheten kan hantera. Det ökar sannolikheten med att utvecklingen verkligen leder till effektiviseringar. Arbetet med en sådan process inleds med en konkret temperaturtagning på kundens nuläge samt potential till effektivisering.

Stor för potential inom dokument- och ärendehantering

Enligt SKR:s rapport från oktober 2019 framgår det att antalet anställda i kommuner och regioner ökat med mer än 100 000 sedan 2014.

Ett av de områden där antal anställda ökat mest är yrkeskategorin handläggare inom administration. Ökningen av handläggare kan vara ett tecken på de ökade krav på dokumentation och uppföljning som statliga myndigheter ålagt kommunsektorn. Den det har också blivit fler ärenden och utökade områden som kommunerna nu ansvarar för.

En viktig uppgift de kommande åren blir att arbeta med effektivisering, förenkling samt automation av administrativa uppgifter kring dokument- och ärendehantering.

Så effektiviserar du verksamheten

Vi har tagit fram guiden “Digital strategi för effektivisering av kommunal och regional verksamhet i Sverige”. I guiden går vi igenom 6 områden med stor potential till effektivisering inom dokument- och ärendehantering. Ladda ned guiden här.