Nya krav på effektivisering och automatisering inom kommuner och regioner

Omvärldsfaktorerna som påverkar offentlig verksamhet förändras snabbt. Vi måste öka förändringstakten för att anpassa verksamheten och klara av att leverera mer med mindre resurser.

Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) genomförde under 2018 en undersökning. Denna undersökning har sammanfattats i ett strategidokument vid namn ”Utveckling i en digital tid (2019).” I detta dokument nämns ett antal områden som direkt berör processerna för dokument- och ärendehantering:

• Effektivare informationshantering.
• Bättre beslutsunderlag för medarbetare.
• Snabbare och mer rättssäker hantering.
• Återanvända information på ett effektivt sätt.

Strategin grundar sig i en målbild som består av effektmål inom fyra områden. Respektive område har dessutom beskrivningar och förslag på vad kommuner och regioner bör göra för att möta de nya kraven:

• Ledning, styrning och organisation ska baseras på samverkan och leda till rätt prioriteringar för sektorn och dess verksamhetsområden.
• Gemensamma regelverk och standarder för utveckling och förvaltning av digitala lösningar samt ett säkert informationsutbyte.
• Information finns tillgänglig och kan utbytas på ett effektivt sätt.
• Sammanhållen digital service som drivs av användarnas behov och baseras på samverkande processer och gemensamma lösningar.

Nya krav på effektivare beslutsprocesser

SKR driver sedan en tid ett förslag om att förändra den nuvarande kommunallagen för att göra det möjligt att utveckla automatiserat beslutsfattande.

Ett automatiserat beslutsfattande förenklar den kommunala och regionala verksamheten. Det gör det enklare för medborgare att få likvärdig handläggning och snabbare beslut. Antalet dagliga rutinbundna beslut är omfattande och potentialen att frigöra tid och driva effektivisering är stor. Det är helt nödvändigt när behoven av välfärd ökar samtidigt som arbetskraften minskar.

Demografiska förändringen som den starkaste drivkraften

Det finns också tydliga indikationer på att den demografiska förändringen kommer påverka såväl kommuner som regioner. Den förväntas leda till svårigheter att klara såväl finansiering som kompetensförsörjning.

Därför är det absolut nödvändigt att hitta nya och effektivare arbetssätt. Flera studier pekar på att det finns en stor potential att automatisera arbetsuppgifter inom flertalet områden. Med befintlig teknik är det redan idag möjligt att automatisera en rad enkla regelstyrda administrativa uppgifter.

Krav på en snabbare digital transformation för att driva effektivisering

Det kommer att skapa ett stort tryck på ekonomin för att hantera ökade kostnader kopplat till den demografiska utvecklingen. Det är främst behoven inom skola och äldreomsorg som driver kostnadsökningarna.

SKR räknar med att det antingen behövs ökade resurser, eller effektiviseringar motsvarande 35 miljarder kronor, i sektorn för att klara av en välfärd på dagens nivå fram till år 2022.

Den snabba demografiska förändringen sker samtidigt som det finns ett allt högre krav från medborgarna på en effektivare och förbättrad service. Båda dessa faktorer samverkar och ökar trycker ytterligare på snabba förändringar.

Avslutande tankar

Kostnadsutvecklingen och de förväntade intäkterna går inte ihop. Kalkylen går snabbt mot en ohållbar situation. Vi måste skapa en smartare välfärd för att få ihop ekvationen.

Förutom digitalisering är det finns det flertalet åtgärder kopplat till ett förlängt arbetsliv och mer heltidsarbete som måste till. Det kräver att staten tillsätter en större budget för välfärd än idag. Ett annat problem är den stora detaljstyrningen som begränsar eller försenar möjligheterna att driva effektivisering.

Inför 2019 har många kommuner tvingats höja kommunalskatten med 50 öre (eller mer). Den utvecklingen kommer att fortsätta om vi inte kan öka takten för att driva effektivisering och automatisering med hjälp av digitala tekniker.