Så lyckas du med digitaliseringsprojektet inom offentlig sektor.

I rollen som kanslichef behöver du bra verktyg som stöttar organisationens större målsättningar. Jämfört med den privata sektorn som de senaste åren lagt ribban högt när det kommer till kundupplevelser och digitala verktyg, ligger offentlig sektor efter. Privatpersoner blir mer och mer online-baserade, och förväntar sig idag att alla tjänster ska vara tillgängliga digitalt, även inom offentlig sektor.

McKinsey har konstaterat att medborgare som är nöjda med upplevelsen i kontakten med offentlig sektor är nio gånger mer troliga att ha starkt förtroende för regeringen/samhällsorganisationer än de som är missnöjda i sina erfarenheter. Detta styrker vikten av att ha en bra grund för digitalisering och en modern organisation med sömlösa processer. Organisationer i offentlig sektor måste vara förtroendeingivande för att bidra till ett välfungerande och stabilt samhälle.

Andra fördelar med att digitalisera mera är att det skapar stabila riktlinjer för att guida organisationen och arbetet framåt, och öka produktionen. Medarbetarna kan arbeta effektivare med automatisering och skapa ett bra stöd för regelefterlevnad. Att ha digitala processer på plats bildar en stabil bas för verksamhetens effektivisering.

Varför de flesta misslyckas

Men något som känns så uppenbart i teorin kan ändå vara en utmaning att implementera i praktiken. Enligt undersökningen CHAOS 2020 från The Standish Group är det endast 16,2% av alla digitaliseringsprojekt som är lyckade i sin implementering. Så vad beror det på att nästan 84% av alla digitaliseringsprojekt misslyckas?

De främsta anledningarna enligt undersökningen är att verksamheter saknar data att luta sig mot, inte har en bra kultur för förändringsarbete och arbetar utanför molnet. Så hur löser man på bästa sätt dessa utmaningar?

Så här lyckas du med digitaliseringen

Nedan följer Formpipes 4 bästa tips för att skapa en framgångsrik digitalseringsresa:

1. Luta dig mot data och analysera er unika situation

Det finns troligtvis mycket styrkande data ni kan använda i er organisation. Offentlig sektor har hårda krav på diarieföring och informationshandläggning, vilket innebär att datan redan existerar. Se över vilka krav och förfrågningar som inkommer. Dels från folk utanför organisationen – medborgare, leverantörer, men också inom verksamheten. Vilka projekt går bra? Vilka brister? Hur ser processerna ut och vad säger medarbetarna? Här finns det oändliga möjligheter till insikter på förbättringsarbetet.

Analysera situationen ingående. Vilket stöd behöver ni för att höja de projekt som är ineffektiva? Underskatta inte värdet i den data som ni redan har, och är det någon information som saknas så införskaffa den med hjälp av enkäter och undersökningar.

2. Skapa en gemensam vision och jobba aktivt mot den

Att omfamna nya processer och ny teknik är sällan friktionsfritt, och implementeringen av det kan ofta mötas av protester. Här är ledordet ”kommunikation”. Som chef är det viktig att vara tydlig i utförandet av nya rutiner och processer. Involvera hela organisationen, se till att alla är delaktiga och känner sig motiverade att ta sig an förändringen. Ta hjälp av visuella hjälpmedel, presentationer, infographics och allt som kan bidra till att medarbetarna förstår visionen framåt. Se till att alla förstår syftet, vägen dit och målet med projektet, och att alla har en konkret, aktiv roll i att driva det framåt.

Anpassning tar tid och vägen till nya arbetsprocesser behöver guidning av ett starkt ledarskap, där du organiserar och maximerar andras prestation.

3. Ta myrsteg

Satsar man på alla projekt samtidigt kommer inget att nå framgång. Förmodligen kommer det kännas övermäktigt och efter en tid fallera, på grund av bristande struktur och motivation.

Istället för att försöka ändra allt på en och samma gång, gör istället en plan indelad i olika etapper, exempelvis en årsplan, med rimliga mål i varje beståndsdel. Prioritera rätt och se till att det finns stöd från organisationen och externa parter som behövs inför varje del. Små steg leder till stor förändring.

4. Satsa på verktyg som minimerar digital friktion

Se tillbaka på punkt 1 och analysen av just er organisation. Var finns behov av extra stöd i era interna processer? Vilka verktyg passar er, för att främja både samarbete och effektivitet? Satsa gärna på verktyg som har flera funktioner i en, och som enkelt kan integreras tillsammans med era nuvarande system.

När det kommer till Formpipes verktyg reducerar samtliga manuellt arbete och digitaliserar informationsflöden, för att effektivisera arbetet. Många är specifikt inriktade på handläggare och folk som arbetar med diarieföring.

Formpipe har stor erfarenhet och gedigen expertis från projekt och verktygsimplementering inom den offentliga sektorn. Vi kan hjälpa dig i processen att digitalisera, oavsett om du behöver stöd i uppstarten eller ett helt projekt från ax till limpa.

Med smidiga system för dokument- och ärendehantering kommer du långt. "Teams för Platina/W3D3” är en applikation i Microsoft Teams som gör att handläggare kan diarieföra direkt inifrån det välanvända och välkända programmet Teams. 

Vi har också tagit fram en utförlig guide i resan mot att optimera handläggningsarbetet inom offentlig sektor, där vi ger tips i hur man digitaliserar handläggningsprocesser och konkret stöd inom förändringsprocesser. >> Ladda ner och läs den i sin helhet här.