Under pandemin såg många räddningen i Microsoft Teams, då majoriteten blev hemarbetande på väldigt kort tid. Statens Konstråd var inget undantag och insåg snabbt att de allra flesta konversationerna skedde via Teams.

- Hur skulle vi på bästa sätt kunna fånga upp de dokument och hanteringen som utfördes i Teams? Vi ville inte att något skulle hamna utanför diariet, säger Anders Olofsson, samordnare konstansökningar och inköp, Statens konstråd.

Svaret och således lösningen blev att integrera befintligt diarieföringssystem, W3D3 by Formpipe, med Microsoft Teams.

Tidigare har Statens konstråd använt sig av plug-in för officeprogrammen, där nackdelen varit att sitta på klientnivå.

Det lättnavigerade gränssnittet i Teams för W3D3 har resulterat i förbättrad användarvänlighet som underlättat diarieföringen. 

- Att diarieföra i Teams är betydligt enklare då du endast ser det du behöver se. Saknas det dessutom en lång erfarenhet inom diarieföring så är det en viss tröskel man ska över, något som elimineras tack vare denna lösning, säger Anders.

Förbättrade förutsättningar för distansarbete

Vad framtiden utvisar återstår att se, men förutsättningarna för att arbeta på distans har förbättrats tack vare digitala lösningar som Teams för W3D3.  Något Statens konstråd upplever som väldigt positivt.

- Jag tror att framtiden kommer att innebära att vi har ett större behov av att köra tjänsterna mellan olika enheter. Att matcha ett arbetssätt som inte bygger på begränsningen av att enbart behöva sitta i ärendehanteringssystem, utan hitta en synergi mellan de olika systemen där det går att finna ärendehanteringen i Teams, avslutar Anders Olofsson.