Adoxa för data och människor närmre varandra i Aabenraa Kommun
Efter att Adoxa implementerats kommer Abeenraa kommun ha full kontroll över sin data. Medarbetarna håller sig proaktiva och går snabbt från tanke till handling i de fall då datasäkerheten bryts. Kommunen har kommit så långt att systemet snart är redo att automatiseras helt.
Datasäkerhet är viktigt, men kan samtidigt ses som en stor utmaning i det vardagliga användandet. Men så behöver det inte alls vara. Det vet medarbetarna i Aabenraa kommun som har implementerar Formpipe-systemet Adoxa med stor succé.
Adoxa kan användas tvärs över flera system och implementeringen har givit kommunen en avgörande och hitintills otrolig inblick i dess data.
– Det vi gillade med Formpipes lösning var att systemet kan användas i flera olika datakällor och inte enbart i vårt ärendehanteringssystem. Fram tills nu har vi bara sett lösningar som kan hantera datakvalitén i enskilda system och inte mellan flera system, säger Charlotte Bay Griesen, Digitaliseringschef på Aabenraa kommun.
Förtroende för data
Med Adoxa kan Aabenraa kommun lita på sitt data. Både i relation till GDPR, men också i förhållande till egna krav och målsättningar för datakvalitet.
Transparens
Adoxa garanterar en insikt i organisationens data, på ett sätt som inte tidigare var möjligt.
Distribuerade uppgifter
Med Adoxa blir det löpande arbetet med datakvalitet en uppgift för den enskilda medarbetaren. Det säkerställer ett tydligt ägarskap, ger effektivitet och synergier.
En noggrann resning var nödvändig
Adoxa har gett möjligheten till anställda inom Aabenraa kommun att själva hitta och rätta till fel och radera oskyddad data, så fort Adoxa hittar något oregelbundet. Därefter får de anställda en genomgång för att hantera datakorrigering.
”Det individuella ansvaret passar bra med vår kommun” säger Charlotte Bay Greisen.
Det var ett strategiskt val från kommunens sida eftersom lösningen passade bra i ledningsmodellen med central styrning och decentraliserad ledning. Ansvaret ligger där uppgifter behandlas och skapas.
Med Adoxa så fick kommunen full transparens över datan och efteråt har det konstaterats att en städning var nödvändig.
”Översikten har gjort ett stort intryck på oss, vilket också hjälpte oss att fokusera på en målinriktad rensning”, förklarar Thomas Veltz Majholt, koordinator för informationssäkerhet i Aabenraa kommun.
I Aabenraa har de länge letat efter hela översikten och den tydliga lösningen. Kommunen hade försökt, med ett enklare skanningsprogram, att söka efter HLR-nummer, men utan framgång.
”Det har varit omöjligt att få en överblick tidigare och det har varit en brist på lösningar som har gjort det möjligt och tydligt för anställda att komma till botten med problemet”, förklarar Charlotte Bay Greisen.
Allt serverat på ett silverfat
Transparensen och det intuitiva systemet gjorde det enkelt för varje anställd att agera på misstag som kan uppstå i samband med kontrollen över datasäkerheten. Medarbetarna var så engagerade att servern kraschade de första dagarna.
– När rensningen kunde gå så fort, är det tack vare både viljan hos de anställda samt en enkel och välutvecklad lösning, säger Anette Lone Jepsen, som arbetar inom IT för kommunen och fortsätter:
– Nästan alla användare förstod fort Adoxa, och helt plötsligt började det bli lätt för de att städa då de enbart behövde trycka på ”ta bort”. Allt blev faktiskt serverat på ett silverfat.
Har fått uppmärksamhet på alla nivåer
Adoxa har blivit mottaget med mycket kärlek från de anställda på Aabenraa Kommun. Det är vad Eva Minke Andersen säger.
- Det är ett av projekten i organisationen som tagits emot positivt och fått mycket uppmärksamhet på alla nivåer.
Hon säger också att Adoxa har gjort det möjligt för chefer att se hur långt kommunen kommit I rensningen av data.
- Vi har nu dokumentation för varje enskild medarbetares datakvalitet och kan mäta den. Det innebär en helt annan utgångspunkt för att förbättra och behålla kvaliteten.
Nu är Aabenraa Kommun nära i mål med de kritiska områdena där den automatiska skanningen snart tar över och ser till att den höga kvaliteten förblir intakt. I kommunen så är de övertygade om de kan hålla en hög nivå av säkerhet framöver.
- I samband med detta projekt så har en ny datakultur och förståelse skapats för att kontinuerligt städa upp och försäkra om att data sparas för korrekturläsning, avslutar Charlotte Bay Greisen.
Läs mer om:
