En kvalitetssäker e-underskrift för Örebro kommun
Tillsammans med Formpipe startade Örebro kommun ett projekt där framtagning av Signeringsportalen by Formpipe till en början skulle fokusera på intern användning, att lösa justering av protokoll för politiker. I maj 2019 kunde det första kommunstyrelseprotokollet signeras digitalt. Detta efter Formpipes lyckade utveckling.
- Det var en milstolpe för kommunen. Att smidigt kunna skicka protokollen direkt från W3D3 för justering i Signeringsportalen. Dessutom veta att de uppfyller alla krav för arkivering, säger Lars Nilsson, certifierad förvaltningsledare på Örebro kommun.
Samskapande
Genom ett nära samarbete med Formpipe har man lyckats ta fram en lösning som uppfyller ett behov och efterfrågan.
Uppfyller lagkraven
Kompletta underskrifter som följer de lagar och krav som finns samt är hållbara ur ett arkiveringsperspektiv.
Digital hantering
Granskning, signering av dokument, protokoll och avtal har varit möjligt att göra helt digitalt, var som helst.
I framkant av den digitala utvecklingen
Örebro kommun började se varningsignaler ur ett politiskt perspektiv kopplat till den demografiska utvecklingen där ökade kostnader och minskade intäkter är ett stort problem. En annan faktor som spelade in var den tidskrävande processen för analog justering av protokoll.
Utifrån frågeställningen om det var möjligt att producera mer med mindre resurser blev svaret det som kan verka självklart, den digitala utvecklingen. Det innebar en lösning för digital signatur, Signeringsportalen, samskapad med Formpipe. Integrerat med W3D3 by Formpipe innefattar det en lösning för hela organisationen.
Signeringsportalen
Tidigare har Örebro kommun använt sig av en fysisk analog signering som redan innan pandemin varit tidödande med långa ledtider.
Signeringsportalen by Formpipe har varit lösningen som gjort det möjligt att sitta hemma och granska, sköta signering av dokument, protokoll och avtal helt digitalt.
- Idag har vi breddinfört Signeringsportalen i vår verksamhet där samtliga nämnder skriver under sina protokoll digitalt. Sekretessbelagda dokument såsom ordförandebeslut kopplat till socialjouren, kan vi också nu signera på ett säkert sätt. Något som länge varit efterlängtat och inneburit att vi kunnat agera snabbare, säger Lars.
Personliga certifikat
Det är krav och lagar som måste följas då ett dokument ska skrivas under elektroniskt. För en avancerad signatur krävs personliga certifikat för signatärerna. Formpipe och Telia-bolaget Cygate har tillsammans utvecklat en automatisk certifikathantering som levererar ett nytt certifikat för varje underskrift. Meta-datan paketeras sedan in i dokumentet.
- Detta är en stor framgång, då utvecklingen gör att vi får underskrifter som är hållbara ur ett arkiveringsperspektiv. Vi ligger i framkant och driver utvecklingen av en avancerad signatur i Sverige tillsammans med Formpipe, säger Lars.
Framtiden av smarta lösningar
Signeringsportalen by Formpipe är resultatet av ett lyckat projekt där Formpipe, tillsammans med kunden, utvecklat en lösning för att möta en ökande efterfrågan som möter kundernas behov och ligger i framkant av den digitala utvecklingen inom offentlig sektor.
Läs mer om: