Region Jämtland Härjedalen
Region Jämtland Härjedalen, en nyfiken aktör med digitalisering i centrum som kontinuerligt arbetar med att vidareutveckla sina digitala förmågor för att göra vardagen enklare och effektivare. För regionen och dess invånare.
Foto: Göran Strand
I förarsätet på digitaliseringsresan
I samarbete med Örebro kommun, utvecklade Formpipe sin lösning för digitala avancerade underskrifter – Signeringsportalen, år 2019. Redan året därpå stod det klart att Region Jämtland Härjedalen beslutat sig för att anamma lösningen och därmed bli Formpipes första användare av Signeringsportalen som en integrerad lösning i Formpipes ärendehanteringssystem Platina. Något som öppnat upp för en effektivare och mer heltäckande digital hantering av organisationens administrationsarbete - och ovärderlig användarinput kring systemens integration för oss.
Platinaanvändare av Signeringsportalen
Med ett arbetsområde som geografiskt sett täcker en yta som är större än Danmark förstår man att Region Jämtland Härjedalen med sina cirka 4 500 anställda ständigt utmanas till att utveckla organisationen så resurseffektivt som möjligt.
Regionen är sedan flera år tillbaka flitiga användare av Formpipes system för dokument- och ärendehantering Platina, och använder systemet brett inom organisationen. När beslutet sedan togs att även introducera Signeringsportalen i organisationen år 2020, kunde portalen integreras mot den redan befintliga Platinamiljön. På så vis har regionen öppnat upp Platinas möjligheter ytterligare, genom att direkt kunna skapa och hantera signeringsärenden med direkt utgång via Platina, medan signeringen sker i Signeringsportalen.
Det skulle visa sig att Regions Jämtland Härjedalens beslut att anamma Signeringsportalen som en lösning för elektroniska avancerade underskrifter låg precis rätt i tiden, eftersom utvecklingen av Covid-19 pandemins fortfarande var högst oklar.
– Signeringsportalen har underlättat en hel del för bland annat dokumenthantering av protokoll och beslutsunderlag som ska signeras inom det politiska arbetet. Det visade sig framför allt vara positivt under pandemin när en manuell hantering av signeringar tog extra lång tid med signatärer utspridda över länet, säger Jessica Hådell, Handläggare vid Region Jämtland Härjedalen.
Genom att implementera Formpipes Signeringsportal har Region Jämtland Härjedalen stärkt sin digitala kapacitet och moderniserat sina signeringsprocesser. Den snabba övergången till digital signering möjliggjorde ett smidigt arbetsflöde under en tid av global osäkerhet. Effektiviteten och spårbarheten i signeringsprocessen har ökat avsevärt, vilket har lett till en bättre övergripande hantering av dokument och ärenden inom regionen.
– Signeringsportalen är ett smidigt och lättanvänt system som hjälper regionen att bli mer lättrörliga och flexibla när det kommer till hantering av signeringsärenden, säger Carina Söderberg, Verksamhetsutvecklarstrateg och förvaltningsledare Platina för Region Jämtland Härjedalen
Foto:Håkan Wike (1), Göran Strand (2)
Signering för Framtiden
Såväl Carina Söderberg som Jessica Hådell har arbetat med Region Jämtland Härjedalens system och dess digitalisering i flera år och har båda varit med under införandet av Signeringsportalen i regionen. Ett projekt som kantats av tät kommunikation och nära samarbete, för en effektiv första installation av Signeringsportalen i Platinamiljö.
– Vi upplevde inga konstigheter med införandet av Signeringsportalen, det hela gick smidigt till och om vi stötte på problem längs vägen så kände vi oss trygga med att Formpipe fanns där för att backa upp, säger Carina Söderberg, Verksamhetsutvecklarstrateg vid Region Jämtland Härjedalen.
Vad gäller framtiden för regionens nyttjande av Signeringsportalen ser organisationen en hel del potential för bredare användning av lösningen. Även om den används flitigt av regionen är det främst sekretariatet i samordningskansliet och till viss del upphandlingsenheten som använder Signeringsportalen idag. Den mest uppenbara bromsklossen till att få ut systemet på bredare front, är försäkringen om att varje delverksamhet inom regionen kan hantera hela signeringsflödet digitalt, där idag slutförvaringen av signerade dokument istället ska bevaras analogt.
Men, ambitionen finns där och Region Jämtland Härjedalen angelägna om att utöka användningen av lösningen ännu mer, i både större och fler delar av organisationen.
– Enligt statistik kan vi se att Signeringsportalen används av 189 signatärer, där majoriteten av användare ingår i samordningskansliet. Givetvis vore det både roligt och användbart om fler verksamheter inom organisationen har möjlighet att använda sig av Signeringsportalen, säger Jessica Hådell, Handläggare vid Region Jämtland Härjedalen.
Foto: Göran Strand
Region Jämtland Härjedalen – En region med kontraster
Region Jämtland Härjedalen sträcker sig över Jämtlands och Härjedalens landskap och bjuder på såväl orörd fjällnatur som blomstrande samhällen och populära skiddestinationer. Östersund som är regionens största centralort genomsyras av rik jämtländsk kulturhistoria som går att finna på bland annat Jamtlimuseet, tillika rådhuset som är ett av stadens mest ikoniska landmärken. I Östersund hittar vi även Östersunds sjukhus som är en av de största arbetsgivarna i regionen.
Fakta
Yta: 48 935 km²
Befolkning: 132 670
Antal anställda på Region Jämtland Härjedalen: Ca: 4 500
Regiondirektör: Sara Lewerentz
Antal i regionfullmäktige: 55
Vision: En region att längta till och växa i. Hos oss får du adrenalinkickar och avkoppling i kombination med gastronomi av hög klass i spännande mix.
Foto: Joakim Lind
(Vi strävar efter att presentera korrekta uppgifter, men kan inte garantera att alla detaljer är aktuella)
Läs mer om vad våra kunder säger
Malmö Stad
Malmö Stad & Formpipes långvariga relation stärks ytterligare efter att ett nytt förvaltningsavtal tecknats. Läs mer här.
Sundsvalls Kommun
Sundsvalls kommun digitaliseringsarbete inkluderar Formpipes produkt, Long-Term Archive. Målet är att öka värdet för medborgarna. Läs mer här.
Huddinge kommun
Med hjälp av W3D3 från Formpipe har Huddinge kommun kunnat implementera en flexibel och lättanvänd lösning som gett ökad samhällsnytta.