Satsa på digitala molntjänster – få med hela verksamheten i utvecklingen
Digitaliseringen inom offentlig sektor är inget nytt fenomen. Enligt regeringens direktiv och de regler som finns idag är det i princip ett krav att ni har digitala lösningar för diarieföring på plats. Men en av de stora utmaningarna ligger i att få alla medarbetare att använda de digitala systemen och de nya molntjänsterna. Lösningen? En smidig molntjänst som Teams för Platina och Teams för W3D3.
Idag ställs det höga krav på effektivitet och säkerhet för diarieföring inom kommuner, myndigheter och offentlig sektor. Allt fler verksamheter väljer därför att satsa på molntjänster för att underlätta arbetet för handläggare.
Men samtidigt som digitaliseringen har underlättat distansarbete och gett verksamheter effektiva lösningar och smidiga funktioner så finns det fortfarande stora utmaningar. Hur använder man tjänsterna på ett säkert sätt, och hur får man medarbetarna att vilja använda systemen?
Här går vi igenom de två nya produkterna Teams för Platina och Teams för W3D3, och hur de löser båda utmaningarna.
— Med Teams för Platina och Teams för W3D3, täcker du hela processen från inkommande information, till informationshantering och arkivering enligt Riksarkivens direktiv. Tjänsterna erbjuder funktioner som är användarvänliga och effektiva för alla användare, berättar Tomas Maurd, affärsutvecklingsansvarig mot offentlig sektor på Formpipe.
Vad är Teams för Platina och Teams för W3D3 och hur fungerar de?
Teams för Platina och Teams för W3D3 är applikationer i Microsoft Teams som underlättar arbetet för både handläggare och chefer. Era handläggare kan enkelt diarieföra inom systemet och det finns smidiga processer för all dokument- och ärendehantering.
Chefer och handläggare kan arbeta i samma dokument med ett ärende samtidigt, och sedan diarieföra dem direkt i systemet. Det är enkelt att samarbeta, registrera, redigera, granska och kommentera i dokumentet från er dator eller telefon utan att det blir en otrygg process.
Det funktionella diariet stöttar alltså era handläggare mot ett mer effektivt och tryggt arbete, som kan ske på kontoret eller på distans. Alla allmänna handlingar finns på samma plats, och handläggare slipper växla mellan olika applikationer. Dokumenten är enkla att hitta, kan snabbt lämnas ut vid begäran och arkiveras.
I och med att ni kan dela dokumenten tryggt och säkert inom samma system, så slipper ni tidskrävande och riskabla moment, där medarbetare och chefer mejlar information till varandra.
LÄS MER: Fler funktioner för Teams för Platina och Teams för W3D3.
Vad finns det för fördelar?
Svårnavigerade system är riskabla. Många medarbetare tenderar att inte använda nya tjänster alls, vilket gör era processer och ert informationsutbyte sårbart.
Teams för Platina och Teams för W3D3 utgår från Microsoft Teams, vilket gör det enkelt för era medarbetare att påbörja användningen av de nya tjänsterna direkt. Medarbetarna är vana vid gränssnittet och ingen utbildning krävs.
— På Formpipe tycker vi att det ska vara lätt att göra rätt. Idag utgår de flesta arbetsplatser redan från Microsofts produkter. Det här tjänsterna är därför användarvänliga och har en igenkänningsfaktor. Vanan att navigera i de systemen finns redan och gränssnittet är detsamma, säger Tomas.
Vad finns det för utmaningar?
Med Teams för Platina och Teams för W3D3 har verksamheter större kontroll. Här finns det rutiner och säkra processer på plats för diarieföring, informationsbyte och arkivering. Den stora risken att informationen laddas ner lokalt, och finns på lokala servrar och hårddiskar eller lättåtkomlig i mejlutskick försvinner helt.
— Teams för Platina och Teams för W3D3 är ett säkrare alternativ. Formpipe arbetar med sekretess, PUL och EU-direktiv dagligen. De nya apparna är formade utefter de riktlinjerna och lagarna, berättar Tomas.
Molntjänster är ett viktigt steg i dagens digitala utveckling. Med de nya tjänsterna på plats fungerar verksamheten mer effektivt, med smidiga lösningar för både chefer och handläggare.
— Det går inte att stoppa utvecklingen av samarbetsplattformar. Efter pandemin har fler verksamheter börjat nyttja olika molntjänster och ser ett enormt värde i det. Teams för Platina och Teams för W3D3 gör det enkelt att påbörja processen. Det går fort att implementera inom organisationen och informationsdelningen sker på ett säkert sätt om det görs på rätt sätt med rätt stöd, fortsätter Tomas Maurd.
Med rekommendationer från Formpipe har du ett effektivt informationsflöde på plats som är både tryggt och effektivt. Dessutom finns det support för att se till att de processerna är smidiga i alla led av diarieföringen.
— Det här är det smartaste steget för digital utveckling, avslutar Tomas Maurd, affärsutvecklingsansvarig på Formpipe.
